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Eine Archive-Datei kann man gut mit einer Kartei vergleichen. Unter einer herkömmlichen
Kartei versteht man einen Zettelkasten, der Karten mit einer Reihe von Angaben enthält,
die man schnell nachschlagen kann. Das funktioniert nur, wenn die Informationen auf
den einzelnen Karten systematisch in der gleichen Rubrik und Position geführt werden.
Gehen wir von einer Namen-Adressen-Kartei aus. Normalerweise wird der Name ganz
oben geschrieben und darunter die Anschrift und gegebenenfalls die Telefonnummer.
Es wäre etwas entnervend, wenn der Name bei manchen Karten oben und bei anderen
unten vermerkt wäre. Die Idee ist ja doch, daß man beim Durchsehen der oberen Zeile
ganz schnell die richtige Karte herausgreifen kann.
Wenn man zwei Zettelsammlungen hat. eine mit Kundennamen und eine mit Lagerposten,
dann empfiehlt es sich, die beiden getrennt aufzubewahren und sie nicht in einem
Zettelkasten zu mischen. Man würde folglich eine Kartei mit den Namen "Kunden" und
eine zweite mit dem Namen "Lager" einrichten.
Das Prinzip einer solchen Kartei enthält bereits die meisten Ideen, die zum Verständnis
einer Archive-Datei notwendig sind. Der Zettelkasten ist die Datei, der zur eindeutigen
Identifikation ein Name zugewiesen wird. Die einzelnen Karteikarten sind die
(englisch: records). Eine Datei ist also einfach eine Sammlung von zusammengehörigen
Datensätzen.
Genau wie die Karteikarten sind auch die Datensätze nach einem Schema, einer
regelmäßigen Struktur,organisiert, so daß z.B. die Telefonnummern immer an derselben
Stelle auf der Karte eingetragen werden. Bei den Datensätzen istjedem einzelnen Eintrag
eine bestimmte Rubrik vorbehalten, die man
erwähnten Kundendatei würde ein Namenfeld, ein Adreßfeld, ein Telefonfeld usw.
enthalten.
Wenn die Sache damit zu Ende wäre, könnte man zu Recht fragen, ob es sich denn
überhaupt lohne, den guten alten Zettelkastendurch eine Archive-Datei zu ersetzen. Aber
wir sind ja erst am Anfang: computerisierte Karteien haben eine Menge von Vorteilen,
die Sie nach und nach kennernlernen werden.
Kundenkarteien sind im allgemeinen alphabetisch geordnet. Es ist also nicht schwer,
die Anschrift und die Telefonnummer von Herrn Baer ausfinding zu machen. Nehmen
wir aber einmal an, Sie wollten plötzlich ein Rundschreiben an alle Ihre Kunden schicken,
die seit einem halben Jahr nichts mehr bei Ihnen bestellt haben. Das Heraussuchen
der entsprechenden Angaben und das Zusammenstellen einer vollständigen Liste wäre
ganz schön mühsam und zeitaufwendig. Diese komplexe Arbeit erledigt OL Archive
im Handumdrehen aufgrund von ein paar Befehlen, und auf Ihren Wunsch druckt es
gleichzeitig auch schon die Etiketten aus.
Schon an diesem Beispiel wird deutlich, daß Sie sich eine Menge Zeit und Mühe sparen,
wenn Sie die Verwaltung und Archivierung Ihrer Daten OL Archive überlassen.
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nennt. Jeder Datensatz in der oben
Feld
KAPITEL 3
QL ARCHIVE
DATEIEN
DATEIE~I
DATENSATZE UND
FELDER
Datensätze
5
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Kapitel
