Betriebliche Gruppen (Teams) Gemeinsam Rufen; Hotelfunktionen Für Rezeption Und Zimmertelefone - Auerswald Commander Basic Handbuch

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Betriebliche Gruppen (Teams) gemeinsam rufen

Die Tk-Anlage kann zusätzlich zu den internen Teilnehmern bis zu 16
Gruppen verwalten, in denen die internen Teilnehmer beliebig, auch
mehrfach aufgenommen werden können. Diese Gruppen können ver-
wendet werden, um z. B. die internen Teilnehmer bestimmter Abteilun-
gen/Teams (Support, Marketing, Vertrieb) zusammenzufassen.
Eine Gruppe besitzt wie ein interner Teilnehmer eine eigene interne
Rufnummer, die unter interne Rufnummern in COMset eingerichtet
werden muss, und wird auch bezüglich einiger Einstellungen wie ein
einzelner interner Teilnehmer behandelt. So kann in COMset die Ruf-
verteilung (Amt- und Türklingeln) eigens für die einzelnen Gruppen
eingestellt werden und die Gruppenrufnummer bei Bedarf an einen
internen oder externen Teilnehmer umgeleitet werden (Gruppen-
Anrufweiterschaltung).
Die Mitgliedschaft in einer Gruppe, die in COMset unter Gruppen-Ein-
stellungen eingerichtet wird, hat für den Teilnehmer nicht zwangsläufig
zur Folge, dass er bei Rufen an die Gruppe gerufen wird. Will er nicht
über die Gruppenrufnummer erreichbar sein, sondern nur als individu-
eller Teilnehmer, kann er sich aus der Gruppe „ausloggen"
Bedienhandbuch).
Es gibt also aktive und passive Gruppenmitglieder. Diese Funktion
kann besonders für Mitarbeiter einer Support-Abteilung wichtig sein, die
nicht „rund um die Uhr" für Kunden erreichbar sein sollen, sondern sich
Die Hotelfunktion ermöglicht die komfortable Zimmer- und Gesprächs-
datenverwaltung bei Einsatz der Tk-Anlage in einem Hotel. Der Funkti-
onsumfang lässt sich dabei in drei Hauptbereiche unterteilen.
Rezeptionstelefon: (nur in Verbindung mit einem Systemtelefon
COMfort 2000 plus Xtension-Modul) Das Rezeptionstelefon unterstützt
über das Display und die LEDs am Xtension-Modul verschiedene
Steuer- und Abfragefunktionen und macht damit das Vorhandensein
eines PCs an der Rezeption in vielen Fällen überflüssig. Check in und
check out des Gastes werden direkt über das Menü des Telefons
durchgeführt. Für das betreffende Zimmer können dann in den ver-
schiedenen Zuständen diverse Funktionen ausgeführt werden.
Anreise des Gastes (check in):
Zimmerstatus (gereinigt, ungereinigt, gesperrt) abfragen
„check in" durchführen
Aufenthalt des Gastes (check in erfolgt):
vom Zimmertelefon ausgehende externe Gespräche erlauben/
verbieten
Weckzeit für Zimmertelefone einstellen
Informationen zum Gast (z. B. bisher angefallene Telefongebüh-
ren, Zeitpunkt des Eincheckens) abfragen
Zwischenrechnungen (der bisher angefallenen Telefongebühren)
als Information für den Gast direkt an einem Drucker ausgeben
Abreise des Gastes:
„check out" durchführen
Rechnungen für die angefallenen Telefongebühren direkt an einem
Drucker ausgeben
Zimmertelefone: Die Tk-Anlage bietet eine Vielfalt von Funktionen, die
im Einsatz als Zimmertelefon teilweise nicht sinnvoll, teilweise sogar
schädlich sind. Daher werden an den Telefonen, die als Zimmertele-
fone eingerichtet sind, sowohl die Programmierfunktionen (wie z. B.
Anrufschutz, Anrufweiterschaltung) als auch Vermittlungsfunktionen
und besondere Gesprächseinleitungsarten gesperrt. Somit kann der
Gast lediglich Gespräche einleiten und annehmen sowie eine eigene
Betriebliche Gruppen (Teams) gemeinsam rufen
(Seite 52 im
Hotelfunktionen für Rezeption und Zimmertelefone
in der „Hotline" abwechseln. Ein „ausgeloggter" Teilnehmer übernimmt
über einen bestimmten Zeitraum keinerlei Gruppenfunktionen. Es gibt
drei verschiedene Möglichkeiten, sich „einzuloggen":
kommend + gehend
nur kommend (Regelfall)
nur gehend
Ein Teilnehmer kann aber nur in einer Gruppe zugleich „gehend einge-
loggt" sein, auch wenn er Mitglied mehrerer Gruppen ist. Möchte er in
diesem Fall aber auch die Rufe für die anderen Gruppen empfangen,
kann er sich in diese „kommend einloggen". Er befindet sich damit in der
Rufverteilung mehrerer Gruppen bezüglich Intern-, Amt- und Türrufen.
Mit dem „gehend Einloggen" in eine bestimmte Gruppe, erwirbt der Teil-
nehmer eine Reihe von Eigenschaften/Berechtigungen der Gruppe, die
seine eigenen Eigenschaften/Berechtigungen als individueller Teilneh-
mer ersetzen:
Amtberechtigungen für Dienstgespräche
Aktivierung Sperr-/Freigabenummern für Dienstgespräche
Kurzwahlberechtigung für Dienstgespräche
Rufnummernübermittlung für Dienstgespräche
Vorzugsamt für Dienstgespräche
Diese Eigenschaften/Berechtigungen werden in COMset unter Grup-
pen-Einstellungen eingerichtet.
Weckzeit einrichten. Zusätzlich ist es dem Reinigungspersonal möglich,
durch Eingabe einer Ziffernfolge den Zimmerstatus (gereinigt, ungerei-
nigt, gesperrt) zu kennzeichnen.
Der Vorteil eines Systemtelefons COMfort 1000, 1200 oder 2000
gegenüber dem Einsatz von Analog- oder Standard-ISDN-Telefonen
besteht z. B. in zentral gesteuerten Löschfunktionen (Löschen der
Anrufer-/Gesprächs-/Wahlwiederholungsliste sowie des Telefonbuchs)
beim Auschecken von Gästen (Datenschutz), verschiedenen Komfort-
funktionen und ggf. speziell belegten Funktionstasten. Die bei Zimmer-
telefonen noch erlaubten Funktionen werden genauso bedient wie für
normale Telefone beschrieben. Mit einer Ausnahme: Eine mit der Funk-
tion Hotelzimmer belegte frei programmierbare Funktionstaste erlaubt
das Einrichten einer Weckzeit sowie die Abfrage der Gesprächskosten
und des Eincheckzeitpunkts. Folgende Funktionen sind weiterhin mög-
lich:
Einleiten sowie Entgegennehmen von internen und externen
Gesprächen
Löschen von Listen und Gebühren (der Gebührenzähler der
Tk-Anlage wird davon nicht beeinflusst)
Abfrage von z. B. Gesprächskosten
Nutzung der Anrufer-/Gesprächs-/Wahlwiederholungsliste sowie
des Telefonbuchs (interne Rufnummern sowie Kurzwahlnummern
der Tk-Anlage werden im Telefonbuch nicht angezeigt)
Senden und Empfangen von SMS (sofern eingerichtet)
Memo, Terminruf/Wiedervorlage und Power Dialling
Abfrage der Gesprächskosten und Einrichten einer Weckzeit über
Funktionstaste
Druckfunktion: (nur in Verbindung mit einem seriellen Drucker, emp-
fohlen wird der A4-Drucker EPSON LX300+) Diese Funktion ermöglicht
die Ausgabe der angefallenen Telefongebühren eines Gastes in Form
einer Rechnung (oder Zwischenrechnung) mit Einzelverbindungsnach-
weis. Gesteuert wird diese Funktion über das Rezeptionstelefon.
Die Zimmertelefone sind in Bezug auf Programmierung und
Bedienung bereits stark eingeschränkt. Schützen Sie die
Tk-Anlage zusätzlich vor Missbrauch, indem Sie Errichter-
sowie Benutzer-Passwort vergeben und bei den von Hotelgästen