Inhaltsverzeichnis - Unify OpenScape Xpressions V7 PhoneMai Bedienungsanleitung

Inhalt
1 Das Voicemail-System OpenScape Xpressions PhoneMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.1.1 Mailboxbearbeitung über das Telefon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
1.2 Über dieses Handbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
1.2.1 Allgemeine Hinweise zur Bedienung von OpenScape Xpressions PhoneMail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.2.1.1 Teilnehmerspezifische Daten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
1.2.1.2 Vorbereitungen an Ihrem Telefon / Ihrer Nebenstellenanlage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.2.1.3 Erstmaliges Anmelden am System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1.2.1.4 Anmeldung am System nach Rücksetzung der PIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.2.1.5 Vereinfachter-/erweiterter Modus für Ansagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
1.2.1.6 Nutzbare Leistungsmerkmale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.2.1.7 Verteiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1.2.1.8 Telefon-Vertreter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.1.9 Rückruf bei besetzt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.1.10 Standarddrucker und Standard-Faxausgabegerät . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2.1.11 Speicherplatzbeschränkung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.1.12 Namenswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.1.13 Nichtversendete Nachrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.2.1.14 Firmeninterne Nachrichten (Benutzerprivileg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.2.1.15 Gastpostfächer (Benutzerprivileg). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
1.2.1.16 Konfigurationseinstellungen über den Web Assistant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.2.2 Benutzerführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.2.2.1 Voice-Only-Benutzer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.2.2.2 Verkürzte Bedienerführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.2.2.3 Ansagen des Systems wiederholen lassen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.2.2.4 Hilfe anfordern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.2.2.5 Fehleingaben. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
1.2.2.6 Verbindung beenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
1.2.2.7 Symbolerläuterung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
2 Bedienung Ihrer Mailbox mit OpenScape Xpressions PhoneMail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.1 Zugriffsmöglichkeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2.2 Eigene Mailbox nutzen (Direct Access) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2.2.1 Eigene Mailbox anwählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
2.2.1.1 Von der eigenen Nebenstelle die eigene Mailbox anwählen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
2.2.1.2 Von einer beliebigen Nebenstelle die eigene Mailbox anwählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
2.2.2 Auswahlmöglichkeiten im Hauptmenü (Übersicht) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
2.2.3 Eingehende/ausgehende Nachrichten bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2.2.3.1 Nachrichten bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
2.2.3.2 Ausgabe von Nachrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
2.2.3.3 Nachrichtenkopf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.2.3.4 Auswahlmöglichkeiten beim Anhören des Nachrichtenkopfs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
2.2.3.5 Auswahlmöglichkeiten beim Anhören einer Sprachnachricht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2.2.3.6 Auswahlmöglichkeiten nach Anhören der Nachrichten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
2.2.3.7 Auswahlmöglichkeiten beim Ausgeben von Faxnachrichten und E-Mails . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
2.2.3.8 Auswahlmöglichkeiten beim Anhören "Ausgehende Nachrichten" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
2.2.4 Voicemails versenden (Privileg) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
A31003-S2370-J106-2-19, 11/2013
OpenScape Xpressions V7 PhoneMail, Bedienungsanleitung
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