Aastra OpenCom X320 Bedienungsanleitung Seite 34

Konfiguration und Administration
• Exportieren Sie die gespeicherten Verbindungsdaten in regelmäßigen Abständen
(z. B. monatlich) und speichern Sie diese in separaten Dateien. Für den Daten-
export nutzen Sie das Programm OpenCount. Beim Export können Sie das Tabel-
lenformat *.csv (Comma Separated Value) verwenden oder das Archivformat
*.zip, um die Daten in komprimierter Form abzulegen. Weitere Informationen
finden Sie in der Bedienungsanleitung „OpenCount" im Kapitel „Verbindungs-
daten exportieren".
Rechnungen im PDF-Format drucken und archivieren
Jede Telefonrechnung, die für einen Gast erstellt wird, sollte sofort archiviert werden.
Dazu können Sie z. B. auf den PCs, die an der Rezeption genutzt werden, einen PDF-
Druckertreiber installieren (z. B. Adobe Acrobat Writer
TM
ler ), so dass eine Rechnung zuerst in einer PDF-Datei gespeichert wird. Diese PDF-
Datei kann anschließend gedruckt werden (einmal für den Gast und einmal für die
Buchhaltung).
Datenschutz
Beachten Sie beim Verarbeiten und Verwalten der Verbindungsdaten die geltenden
datenschutzrechtlichen Vorschriften!
Dazu sollten Sie u. a. die Rufnummern der Gesprächspartner, mit denen der Gast tele-
foniert hat, mindestens teilweise von der Speicherung ausschließen. Nutzen Sie dazu
bei der Konfiguration der Benutzergruppe „Hotelgast" die Einstellung Anzahl der
unterdrückten Ziffern. Diese Einstellung bestimmt, wieviele Ziffern einer externen
Rufnummer nicht für eine weitere Auswertung gespeichert werden. Beispiel: Bei dem
Wert „3" werden die letzten drei Ziffern einer externen Rufnummer unterdrückt, statt
„4711555" wird also nur „4711***" gespeichert. Diese Einstellung betrifft alle externen
Rufnummern, mit denen der Benutzer telefoniert hat (selbst gewählte Rufnummern
und Rufnummern erhaltener Anrufe). Beim Ausdruck einer Telefonrechnung für einen
Gast wird diese Einstellung ebenfalls berücksichtigt.
Die analogen Zimmertelefone des Typs Aastra 1910/1930 haben eine lokale Wahlwie-
derholungsliste, das Aastra 1930 zusätzlich eine Anruferliste. Diese Listen werden
beim Check-out des Gastes automatisch gelöscht. Somit ist ein 100%iger Schutz der
persönlichen Daten gegeben.
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TM
oder Adobe Acrobat Distil-