Dokumentenverwaltung - Xerox ColorQube 9301 Benutzerhandbuch

Ablage
Ablageprinzip
Mit dieser Option wird angegeben, wie Dateinamensduplikate zu behandeln sind.
• Zahl an Namen anfügen: An den aktuellen Dateinamen wird eine eindeutige Zahl angehängt.
• Datum/Uhrzeit an Namen anfügen: An den Dateinamen werden Datum, Uhrzeit und eine
Gerätekennung angehängt.
Zu PDF hinzufügen: Die gescannten Bilder werden als PDF hinzugefügt.
•
• Vorhandene Datei überschreiben: Die vorhandene Datei wird durch die neue
Datei überschrieben.
• Nicht speichern: Die gescannten Bilder werden nicht gespeichert, wenn bereits eine gleichnamige
Datei vorhanden ist.

Dokumentenverwaltung

Über die Dokumentenverwaltung können Benutzer Scandateien beschreibende Daten zuweisen. Die
beschreibenden Daten können von anderen Softwareanwendungen aufgerufen und für Suchvorgänge,
zum Indizieren und für die automatische Verarbeitung gescannter Dokumente genutzt werden.
Welche Daten für die Dokumentenverwaltung erforderlich sind, wird jeweils mit dem
Workflow-Scanprofil definiert und programmiert.
Datenfelder für die Dokumentverwaltung können obligatorisch oder optional sein. Bei obligatorischen
Feldern wird der Benutzer vor dem Scannen zur Eingabe der Daten aufgefordert. Nach Eingabe der
Daten kann der Scanvorgang durchgeführt werden. Bei optionalen Daten wird zur Eingabe der Daten
aufgefordert, der Auftrag kann jedoch auch ausgeführt werden, wenn keine Eingabe erfolgt.
Ablageziele
Mit dieser Option können weitere Netzwerkordner als Ablageziele für gescannte Dokumente
ausgewählt werden. Die zusätzlichen Ablageziele müssen vom Systemadministrator über
CentreWare Internet Services eingerichtet worden sein.
• Das gewünschte Ablageziel aus der Liste auswählen.
• Zum Aufrufen von näheren Angaben zum Ablageziel Detailansicht auswählen.
Der Pfad zum Ablageziel wird angezeigt.
122 ColorQube 9301/9302/9303 Multifunktionsdrucker
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