Der Gute Ton Am Telefon; Anrufe Entgegennehmen; Abgehender Anruf - Avaya INDeX 2030 Benutzerhandbuch

Der gute Ton am Telefon

Allgemeine Regeln für das Telefonieren

Anrufe entgegennehmen

Abgehender Anruf

38DHB0002GECL – Ausgabe 3 (01/01)
Ein Telefongerät stellt ein schnelles Kommunikationsmittel dar. Daher sollten Sie sich
über Ihr Verhalten am Telefon stets bewusst sein. Dieses Verhalten bestimmt neben
dem Eindruck den Sie selbst hinterlassen, ganz wesentlich das Image Ihres
Unternehmens.
– Sprechen Sie deutlich und bleiben Sie immer freundlich.
– Positionieren Sie das Telefon so, dass Sie es leicht erreichen können.
– Legen Sie sich Stift und Papier in der Nähe des Telefons bereit und machen Sie
davon Gebrauch.
– Halten Sie eine Liste der wichtigsten internen sowie externen Telefonnummern
bereit oder verwenden Sie die INDeX Funktion (siehe Seite 8).
– Falls Sie während eines Anrufs Rücksprache mit einem Kollegen halten müssen,
informieren Sie den Anrufer hierüber und verwenden Sie anschließend die Funktion
STUMM oder HALTEN.
– Informieren Sie Ihren Systemadministrator über Veränderungen innerhalb Ihrer
Abteilung, damit Listen für Pickup-Gruppen, Telefonverzeichnisse, usw. immer
aktuell sind.
– Nehmen Sie Anrufe schnellstmöglich entgegen und melden Sie sich mit Ihrem
Namen.
– Seien Sie hilfsbereit und freundlich.
– Fragen Sie den Anrufer nach seinem Namen und verwenden Sie ihn.
– Reagieren Sie nicht unhöflich, wenn sich jemand verwählt hat; nehmen Sie die
Entschuldigungen immer an. Leiten Sie den Anruf an die richtige Nebenstelle weiter,
sofern es Ihnen möglich ist.
– Hören Sie dem Anrufer zu und lassen Sie ihn wissen, dass Sie zuhören.
– Wenn Sie eine Nachricht aufnehmen, geben Sie auch Ihren Namen, den Namen
des Anrufers, das Datum, die Uhrzeit und den Grund des Anrufes an.
– Falls die Verbindung unterbrochen wird, warten Sie auf den Rückruf des
ursprünglichen Anrufers.
– Überlegen Sie sich was Sie sagen möchten und schweifen Sie nicht ab. Notieren
Sie falls erforderlich vor dem Anruf einige Stichpunkte.
– Entschuldigen Sie sich immer, wenn Sie sich verwählt haben. Denn es ist Ihre
Schuld, nicht die der anderen Person.
– Falls die Verbindung unterbrochen wird, rufen Sie schnellstmöglich zurück.
– Wird Ihr Anruf an eine Mailbox weitergleitet, hinterlassen Sie eine Nachricht. Warten
Sie nur dann darauf, dass jemand den Anruf entgegen nimmt, wenn es wirklich
dringend ist.
Der gute Ton am Telefon – Seite 41
INDeX 2030/50/60 Benutzerhandbuch