NovaCHRON NTA860 Handbuch
Zeiterfassungsterminal
Inhaltsverzeichnis
Fehlerbehebung
Verwandte Anleitungen für NovaCHRON NTA860
Inhaltszusammenfassung für NovaCHRON NTA860
- Seite 2 Copyright © NovaCHRON Zeitsysteme GmbH & Co. KG 2014; Rev. HBsto6.2014.001 Alle Rechte vorbehalten. Kein Bestandteil dieses Produkts darf ohne vorherige Genehmigung der NovaCHRON Zeitsys- teme GmbH & Co. KG in irgendeiner Art und Weise vervielfältigt, übertragen, in einem Datenabrufsystem gespeichert oder in eine andere Sprache übersetzt werden.
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Seite 3: Inhaltsverzeichnis
Inhalt Vorabinformationen Allgemeines Lieferumfang Dokumentationshinweise Online-Hilfe Handbuch 2.2.1 Darstellungskonventionen 2.2.2 Orientierungshilfen 2.2.3 Wenn Sie trotzdem nicht mehr weiter wissen ... Informationen zur Zeiterfassung Wichtige Begriffe 3.1.1 Arbeitszeitverwaltung 3.1.2 Arbeitszeitregelungen 3.1.3 Pausenregelungen Installieren der Software Systemvoraussetzungen Installationsgrundlagen 4.2.1 Installationsvarianten 4.2.2 Datenbankorganisation Vollversion 4.3.1 Zeiterfassungssoftware installieren... - Seite 4 5.2.4 Fingerabdruckerkennung 5.2.5 Übersicht der Menüs am Zeiterfassungsterminal Zeiterfassungsterminal in Betrieb nehmen 5.3.1 Zeiterfassungsterminal aufstellen, anschließen und einschalten 5.3.2 Datum und Uhrzeit einstellen 5.3.3 Kommunikation zwischen PC und Zeiterfassungsterminal einrichten 30 5.3.4 Kommunikation testen 5.3.5 Zeiterfassungsterminal ausschalten Administrator/Benutzer am Zeiterfassungsterminal anmelden 5.4.1 Administrator anmelden 5.4.2...
- Seite 5 7.7.3 Tagesplan ändern 7.7.4 Tagesplan löschen Wochenplan 7.8.1 Wochenplan anlegen 7.8.2 Wochenplan kopieren 7.8.3 Wochenplan ändern 7.8.4 Wochenplan löschen Feiertage 7.9.1 Feiertagskalender hinzufügen 7.9.2 Eigenen Feiertag hinzufügen 7.9.3 Eigenen Feiertag löschen 7.9.4 Feiertagskalender ändern 7.9.5 Feiertagskalender löschen 7.10 Feiertageszuordnung 7.11 Allgemeine Einstellungen 7.11.1 Allgemeine Parameter 7.12 Mitarbeiterdaten...
- Seite 6 8.4.7 USB: Buchungen vom Zeiterfassungsterminal importieren 8.4.8 Kommunikations-Logbuch Datenbankorganisation 8.5.1 Datenbank-Position 8.5.2 Datenbestand manuell neuberechnen 8.5.3 Datensicherung durchführen Auswerten mit der Software Listen 9.1.1 Liste anzeigen und ausdrucken Statustableau 9.2.1 Momentane An-/Abwesenheit der Mitarbeiter abrufen 9.2.2 Detailinformationen zu einem Mitarbeiter abrufen 9.2.3 Notiz hinterlegen 9.2.4...
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Seite 7: Vorabinformationen
Kapitel 1 Vorabinformationen Das Zeiterfassungssystem ist konzipiert für die branchenneutrale Erfassung, Auswertung und Verrechnung von An- und Abwesenheitszeiten für unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle. Allgemeines Mit smart time office haben Sie ein leistungsfähiges Komplettsystem zum Erfassen und Ver- arbeiten von Personalzeiten erworben. Das Zeiterfassungssystem, als Einstieg in die elektronische Zeiterfassung, ist branchenunab- hängig einsatzfähig, individuell konfigurierbar und für kleinere Betriebsgrößen geeignet. -
Seite 8: Dokumentationshinweise
Kapitel 2 Dokumentationshinweise Wenn Sie Fragen zur Zeiterfassungssoftware haben, sollten Sie zuerst im Handbuch bzw. in der Online- Hilfe nachsehen. Online-Hilfe Im Programmfenster steht Ihnen zum schnelleren Überblick eine Online-Hilfe zur Verfügung. Diese Online-Hilfe erreichen Sie über das Menü Hilfe Hilfe. Handbuch Das vorliegende Handbuch beschreibt sämtliche Abläufe, die einen optimalen Einsatz des Zeiterfassungssystems gewährleisten. -
Seite 9: Orientierungshilfen
2.2.2 Orientierungshilfen Das Handbuch erläutert die Funktionen der Zeiterfassungssoftware sowie die Funktionen der Zeiterfassungsterminals NTA 860 und NTB 860 gleichwertig. Dabei wird bei der Beschreibung der Funktionalität der Zeiterfassungsterminals vom Zeiterfassungsterminal NTA 860 mit RFID- Erkennung als Basis ausgegangen. Für Funktionen, die auf Fingerabdruckerkennung basieren und ausschließlich beim Zeiterfas- sungsterminal NTB 860 relevant sind, wird zur besseren Übersicht folgende Kennzeichnung verwendet: NTB 860: Erweiterter Funktionsumfang bezüglich Fingerabdruckerkennung... -
Seite 10: Informationen Zur Zeiterfassung
Kapitel 3 Informationen zur Zeiterfassung Die Zeiterfassung gewährleistet die Einhaltung gesetz- licher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben. Sie er- möglicht eine höhere Flexibilität für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Wichtige Begriffe 3.1.1 Arbeitszeitverwaltung Die Arbeitszeitverwaltung besteht aus diesen Elementen: Zeiterfassung Prüfung, Freigabe und Korrektur von Buchungen ... - Seite 11 Diese Tageskonten stellen das Ergebnis der Berechnungen aufgrund der vorhandenen Bu- chungen und des dem Mitarbeiter zugeordneten Zeitmodells dar. Sie werden mit jeder Neu- berechnung sofort aktualisiert. Zeitkonten werden mit einem T und der angefügten Kontonummer, Ereigniskonten mit einem C und der angefügten Kontonummer bezeichnet. Die folgenden standardmäßig vorgegebenen Zeit- und Ereigniskonten in der Zeiterfassungs- software sind fest und können nicht geändert werden: Zeitkonten...
- Seite 12 Standardmäßig vorgegebene Abwesenheitsgründe in der Zeiterfassungssoftware: Abwesenheitsgründe Berechnungsart Dienstgang Bezahlte Unterbrechung Dienstreise Auf Sollzeit auffüllen Dienstreise ½ Tag Halbe Sollzeit addieren Raucherpause Unterbrechung Arztgang Unterbrechung Krankheit Auf Sollzeit auffüllen Krankheit ohne Krankenschein Auf Sollzeit auffüllen Urlaub Sollzeit addieren Urlaub ½ Tag Halbe Sollzeit addieren Urlaub unbezahlt Unterbrechung...
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Seite 13: Pausenregelungen
3.1.3 Pausenregelungen Der Gesetzgeber verlangt, dass nach einer bestimmten Arbeitszeit eine Pause eingelegt wer- den muss, damit sich der Mitarbeiter wieder regenerieren kann. Mit dem Zeiterfassungs- system besteht die Möglichkeit, Pausenabzüge automatisch und unkompliziert vorzunehmen. Mögliche Arten des Pausenabzugs: Feste Pause ... -
Seite 14: Installieren Der Software
Kapitel 4 Installieren der Software Im folgenden Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die Installationsvoraussetzungen und über die Möglichkeiten, die Zeiterfassungssoftware entspre- chend Ihren Bedingungen optimal zu installieren. Systemvoraussetzungen Komponente Konfiguration Prozessor / Arbeitsspeicher Pentium IV und höher / ab 1024 MByte Schnittstellen USB;... -
Seite 15: Vollversion
Bei der Installation der Zeiterfassungssoftware werden die Daten der Datenbank mit den Ord- nern DB und PUBLIC standardmäßig in folgendem Verzeichnis abgelegt: Betriebssystem Datenbankverzeichnis Windows Server 2003 C:\Benutzer\All Users\Application Data\ novachron\ncdatabase Windows Vista, Windows 7, C:\ProgramData\novachron\ncdatabase Windows 8, Windows Server 2008 / Server 2012 Vollversion ... - Seite 16 Tragen Sie die vierzehnstellige Seriennummer in das Eingabefeld ein. Die Se- riennummer für Ihre Softwareversion finden Sie in der zugehörigen CD-Hülle. Aktivieren Sie den Optionsschalter Vollversion. Klicken Sie auf Aktivieren. Die Zeiterfassungssoftware wird über das Internet registriert. Es öffnet sich das Anmeldefenster für Ihre Softwareversion. Ist die Registrierung erfolgreich, steht nun oben in der Leiste: Passwort –...
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Seite 17: Demo-Version
Demo-Version Die Zeiterfassungssoftware in der Demo-Version hat den gleichen Funktionsumfang wie die Vollversion, ist jedoch beschränkt auf maximal drei Mitarbeiter. Starten Sie die Zeiterfassungssoftware über das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder über Start/Alle Programme. Es öffnet sich das Registrie- rungsfenster. - Seite 18 Starten Sie die Zeiterfassungssoftware über das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder über Start/Alle Programme. Klicken Sie auf Hilfe Lizenzinformationen. Klicken Sie auf Lizenzverwaltung. Klicken Sie auf Registrieren. Tragen Sie die geforderten Informationen in die Eingabefelder ein. Klicken Sie auf Registrieren. Die Registrierung ist damit abgeschlossen. ...
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Seite 19: Lizenzen Online Verwalten
4.5.2 Lizenzen online verwalten Voraussetzung, um online auf die Lizenzverwaltung zugreifen zu können, ist die Registrierung am Lizenzserver. Weitere Informationen Abschnitt „4.5.1 Zugang zur Lizenzverwaltung an- melden“ ab Seite 17. Starten Sie die Zeiterfassungssoftware über das jeweilige Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder über Start/Alle Programme. Klicken Sie auf Hilfe ... -
Seite 20: Symbolbedeutung
Symbolbedeutung Schalter zum Aktivieren einer Lizenz Beim Aktivieren einer Lizenz werden andere Lizenzen auf inaktiv gesetzt. Schalter zum Deaktivieren einer Lizenz Diese Lizenz wird für einen anderen Arbeitsplatz freigegeben. Offline-Arbeitsplatz hinzufügen Diese Funktion ist bei nur einem Arbeitslatz nicht relevant, da zur Lizenzierung eine Internetverbindung bestehen muss. - Seite 21 Klicken Sie auf Lizenzverwaltung. Klicken Sie auf Passwort vergessen? Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, unter der Sie bereits bei der Lizenzverwal- tung registriert sind. Klicken Sie auf Passwort zurücksetzen. Sie erhalten danach eine E-Mail mit wei- teren Anweisungen. Klicken Sie in der zugesandten E-Mail auf den bereitgestellten Link bzw. kopie- ren Sie den Link und fügen Sie ihn in die Adresszeile Ihres Internet-Browsers ein.
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Seite 22: Zeiterfassungssoftware Auf Einen Anderen Pc Übertragen
Klicken Sie auf Zurück zur Startseite. Tragen Sie E-Mail-Adresse und Ihr neues Passwort ein und klicken Sie auf Login. Damit haben Sie wieder Zugang zur Lizenzverwaltung. Zeiterfassungssoftware auf einen anderen PC übertragen Aus unterschiedlichsten Gründen kann es notwendig sein, dass Sie Ihren aktuellen PC wech- seln und auf einem neuen PC mit Ihrer Zeiterfassungssoftware weiterarbeiten möchten. -
Seite 23: Anschließen Und Bedienen Des Zeiterfassungsterminals
Kapitel 5 Anschließen und Bedienen des Zeiterfassungsterminals Das Zeiterfassungsterminal erfasst sicher und schnell die An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter und stellt alle erforderlichen Informationen zur Verfügung. Sicherheit 5.1.1 Konformität Das Zeiterfassungsterminal der Serie 860 entspricht den Anforderungen der EG-Richtlinien: Elektromagnetische Verträglichkeit EMV (2004/108/EG) ... -
Seite 24: Gerätebeschreibung
Technische Daten / Leistungsmerkmale Abmessungen (B x H x T) 193 x 164 x 70 mm Betriebsspannung 9 V DC / 1,5 A Datenschnittstellen TCP/IP, USB Display Bildschirmdiagonale 70 mm (2,8") TFT 320 x 240, 65.000 Farben Art der Erfassung RFID EM 125 KHz optischer CMOS-Sensor 500 DPI Buchungsspeicher für Ereignisse... -
Seite 25: Gerätevorderseite
Gerätevorderseite NTA 860 NTB 860 LED-Anzeigen (gün, rot) Ein-/Aus-Taste TFT-Display RFID-Lesebereich Tastatur Fingerabdrucksensor (nur NTB 860) Tastenbezeichnung Numerische Tasten; Benutzer-ID, Passwörter, Datum, Uhrzeit eingeben Schnellerer Aufruf von Untermenüs: mit neben den Piktogrammen angezeigten Ziffern kann über die numerischen Tasten das jeweilige Untermenü... -
Seite 26: Wichtig Zu Wissen
5.2.3 Wichtig zu wissen Funktion des Zeiterfassungsterminals Das Zeiterfassungsterminal der Serie 860 hat folgende Aufgaben zu erfüllen: Kommt-Geht-Buchungen und Abwesenheitsgründe von Mitarbeitern erfassen und zwischenspeichern Datensätze auf einen PC übertragen bzw. von diesem empfangen (über eine Netzwerkverbindung (TCP/IP) oder über einen USB-Speicher) Informationen für Mitarbeiter bereitstellen ... -
Seite 27: Fingerabdruckerkennung
5.2.4 Fingerabdruckerkennung Das Zeiterfassungssterminal ist mit einem leistungsfähigen System zur Identifikation von Per- sonen mit Hilfe eines biometrischen Merkmals, des Fingerabdrucks, ausgestattet. Um eine hohe Erfolgsrate zu erreichen, wird das Einlesen eines Fingerabdrucks dreimal durchgeführt. Zu den zwei wichtigsten Begriffen der Fingerabdruckerkennung gehören: Benutzer-Anmeldung (Enrollment) ... -
Seite 28: Übersicht Der Menüs Am Zeiterfassungsterminal
5.2.5 Übersicht der Menüs am Zeiterfassungsterminal Anschließen und Bedienen des Zeiterfassungsterminals // smart time office... -
Seite 29: Zeiterfassungsterminal In Betrieb Nehmen
Zeiterfassungsterminal in Betrieb nehmen Hinweis: Die Gerätevorderseite ist mit einer Schutzfolie versehen. Entfernen Sie diese bei Bedarf. 5.3.1 Zeiterfassungsterminal aufstellen, anschließen und einschalten Achtung: Schließen Sie zuerst die Datenleitung an, bevor Sie das Zeiterfassungsterminal mit der Spannungsversorgung verbinden. Verwenden Sie nur das im Lieferumfang enthal- tene Steckernetzteil. -
Seite 30: Datum Und Uhrzeit Einstellen
5.3.2 Datum und Uhrzeit einstellen Um Kommen- und Gehen-Buchungen bzw. den Zutritt korrekt zu erfassen, ist die genaue Ein- stellung von Datum und Uhrzeit notwendig. Mit folgenden Schritten erreichen Sie das Menü Einstellungen/Allgemein für die Datum- und Zeiteinstellung. Drücken Sie die Tastenfolge Drücken Sie um die jeweilige Position zu erreichen um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln... -
Seite 31: Geräte-Id Im Zeiterfassungsterminal Einsehen Oder Ändern
Drücken Sie um in den Bearbeitungsmodus zu wechseln um die Werte mit der numerischen Tastatur einzugeben … um die Einstellungen zu speichern um das Menü zu verlassen Geräte-ID im Zeiterfassungsterminal einsehen oder ändern Um die Geräte-IP Ihres Zeiterfassungsterminals zu erfahren bzw. bei Bedarf entsprechend Ih- ren Anforderungen abzuändern, gehen Sie folgendermaßen vor: Drücken Sie die Tastenfolge Drücken Sie... -
Seite 32: Zeiterfassungsterminal In Zeiterfassungssoftware Integrieren
Zeiterfassungsterminal in Zeiterfassungssoftware integrieren Starten Sie die Zeiterfassungssoftware über das Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder über Start/Alle Programme. Es öffnet sich das Anmeldefenster. Für das erstmalige Öffnen der Zeiterfassungssoftware nach der Installation, muss das Eingabefeld Passwort leer bleiben! Klicken Sie auf Übernehmen. Klicken Sie auf Extras ... -
Seite 33: Kommunikation Testen
geschlossen ist und über die die Kommunikation erfolgen soll. Zur Auswahl stehen TCP/IP für den Anschluss des Netzwerkkabels oder USB für den An- schluss des USB-Kabels. IP: Geben Sie hier, bei Auswahl der Schnittstelle TCP/IP, entweder die Standard- IP-Adresse des Zeiterfassungsterminals (192.168.1.224) oder eine eigene dem Zeiterfassungsterminal zugewiesene IP-Adresse ein. -
Seite 34: Zeiterfassungsterminal Ausschalten
Wählen Sie in der Rubrik „Funktion“ die Datenübertragung „Uhren synchroni- sieren“. Unter „Verfügbar“ in der linken Hälfte der Rubrik „Terminals“ werden die zur Verfügung stehenden Zeiterfassungsterminals angezeigt. Markieren Sie das Zeiterfassungsterminal und klicken Sie auf eine der folgenden Tasten. –>: Das ausgewählte Zeiterfassungsterminal unter „Ausgewählt“ übernehmen. >>: Alle vorhandenen Zeiterfassungsterminals gleichzeitig übernehmen. -
Seite 35: Administrator Anmelden
Hinweis: Über den Menüpunkt Extras Terminal Terminalstatus in der Zeiterfassungs- software haben Sie die Möglichkeit, bei eingerichteter Kommunikationsverbindung, die Mitarbeiteranmeldung einschließlich Transponder-ID komfortabel von der Zeiterfassungs- software aus an das Zeiterfassungsterminal zu senden. Fingerabdrücke können jedoch nur direkt am Zeiterfassungsterminal angemeldet werden. Zur Vorbereitung der Anmeldung von Mitarbeitern, aber auch für einen späteren schnellen Überblick, bietet sich eine Tabelle an. -
Seite 36: Administrator Am Zeiterfassungsterminal Anmelden (Enroll)
Administrator am Zeiterfassungsterminal anmelden (Enroll) Drücken Sie die Tastenfolge Es ist die nächste freie Benutzer-ID markiert. Tragen Sie die Benutzer-ID des Mitarbeiters ein, der über Administratoren- rechte verfügt. Wählen Sie unter Berechtigung die Rechte als „Administrator“. Drücken Sie , um die Anmeldeart auszuwählen. Drücken Sie um die jeweilige Position zu erreichen um in die Anmeldeart zu wechseln... -
Seite 37: Symbolbedeutung Und Tastenbezeichnung
Fingerprint Transponder/Karte Passwort Pro Person können bis zu 10 Halten Sie den Transponder Geben Sie Ihr Passwort als Fingerabdrücke am Zeit- bzw. die Karte vor den maximal 6-stellige Zahlen- erfassungsterminal eingele- berührungslosen RFID- kombination ein. Die Ver- sen werden. Lesebereich. Der Transpon- wendung von Buchstaben der bzw. -
Seite 38: Benutzer Am Zeiterfassungsterminal Anmelden (Enroll)
Mitarbeiter an das Zeiterfassungsterminal senden. 8.4.5 Mitarbeiterdaten zwischen PC und Zeiterfassungsterminal abgleichen ab Seite 94 Benutzer am Zeiterfassungsterminal anmelden (Enroll) Drücken Sie die Tastenfolge Es ist die nächste freie Benutzer-ID markiert. Tragen Sie die Benutzer-ID des Mitarbeiters ein. Wählen Sie unter Berechtigung die Rechte als „Benutzer“. Drücken Sie , um die Anmeldeart auszuwählen. -
Seite 39: Benutzer Am Zeiterfassungsterminal Löschen
Fingerprint Transponder/Karte Pro Person können bis zu 10 Fingerabdrü- Halten Sie den Transponder bzw. die Karte cke am Zeiterfassungsterminal eingelesen entsprechend der Lesedistanz vor den werden. Lesebereich des berührungslosen RFID- Pro Finger muss der Einlesevorgang dreimal Lesers. Der Transponder bzw. die Karte erfolgen. -
Seite 40: Benutzer Über Die Zeiterfassungssoftware Löschen
5.5.1 Benutzer über die Zeiterfassungssoftware löschen Wählen Sie den Benutzer, der gelöscht werden soll, über die Zeiterfassungssoftware aus. Lö- schen Sie diesen in der Zeiterfassungssoftware und von hier aus auch im Zeiterfassungstermi- nal. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: Mitarbeiter in der Zeiterfassungssoftware löschen. ... -
Seite 41: Kommt-/Geht-Buchungen
Bestätigen Sie anschließend die Sicherheitsabfrage mit Ja. Damit sind Benut- zerdaten entsprechend Ihrer Auswahl aus dem Zeiterfassungsterminal ge- löscht. Hinweis: Beachten Sie beim Löschen, dass die Stammsätze der Mitarbeiter in der Zeiter- fassungssoftware und im Zeiterfassungsterminal übereinstimmen müssen. Die Möglich- keit zur Kontrolle haben Sie in der Zeiterfassungssoftware unter Extras ... -
Seite 42: Datenübertragung
Transponder /Karte Fingerprint Benutzer-ID, Benutzer-ID, Name des Mitarbeiters, Name des Mitarbeiters, Buchungszeit, Buchungszeit, bei aktivierter Sprachausgabe ein „Danke“. bei aktivierter Sprachausgabe ein „Danke“. Die Buchung wird mit Benutzer-ID, Name, Die Buchung wird mit Benutzer-ID, Name, Datum/Uhrzeit und Buchungsmedium im Datum/Uhrzeit und Buchungsmedium im Zeiterfassungsterminal gespeichert. - Seite 43 Es stehen Ihnen die die folgenden Optionen zur Datenübertragung Verfügung: Option Dateibezeichnung Funktion Downld AGL_XXX.TXT Buchungsdaten vom Zeiterfassungs- Buchungen terminal auf den USB-Speicher über- tragen. GeräteID des Zeit- erfassungsterminals Hinweis: Bereits heruntergeladene Buchungsdaten können mit dieser Option nicht noch einmal auf den USB-Speicher übertragen werden.
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Seite 44: Übersicht Über Weitere Funktionen
Option Dateibezeichnung Funktion Upld Benutzer ENROLLDB.DAT Benutzerdaten vom USB-Speicher auf ein Zeiterfassungsterminal laden. Mit dieser Option lassen sich Benut- zerdaten, die zuvor von einem Zeiter- fassungsterminal auf einen USB-Spei- cher geladen wurden, auf ein weiteres Zeiterfassungsterminal übertragen. Drücken Sie um die jeweilige Position zu erreichen um die Daten auf den USB-Speicher zu übertragen Übersicht über weitere Funktionen Die folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über weitere wichtige Funktionen des Zeiter-... - Seite 45 Funktion Tastenfolge Information Hinweis: Bei Benutzer-ID „00000000“ und anschließendem Drücken von wird entsprechend der Datumsaus- wahl eine Übersicht aller im Zeiter- fassungsterminal gespeicherten AdminBuchungen angezeigt. Buchungen löschen Hinweis: Bevor Sie Buchungsdaten löschen, sichern Sie diese zuvor gegebenenfalls. AdminBuchungen Hinweis: Bevor Sie Buchungsdaten löschen löschen, sichern Sie diese zuvor gegebenenfalls.
- Seite 46 Funktion Tastenfolge Information Benutzung: Klingel aktivieren/deak- tivieren Wochentag: Wochentag auswählen Zeit: Uhrzeit eintragen Klingel Anzahl Nein: Klingel ist deaktiviert. einstellen n mal: Anzahl der Klingeltöne aus- wählen Standby Modus Stromsparfunktion; ein-/ausschalten Nein: Standby Modus ist deaktiviert, das Zeiterfassungsterminal bleibt permanent eingeschaltet. n Minuten: Die Eingabe umfasst die Minuten nach der letzten Betätigung am Zeiterfassungsterminal bis zum...
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Seite 47: Bedienen Der Software
Kapitel 6 Bedienen der Software Dieses Kapitel enthält detaillierte Informationen über die verschiedenen Bedienelemente der Benutzerober- fläche und deren Funktionen. Programmaufruf Starten Sie die Zeiterfassungssoftware über das Programmsymbol auf Ihrem Desktop oder über Start/Alle Programme. Es öffnet sich das Anmeldefenster. Für das erstmalige Öffnen der Zeiterfassungssoftware nach der Installation, muss das Eingabefeld Passwort leer bleiben! Klicken Sie auf Übernehmen. -
Seite 48: Programmoberfläche
Programmoberfläche 6.2.1 Basisfenster im Überblick Nach dem Start der Zeiterfassungssoftware, öffnet sich das folgende Basisfenster standard- mäßig mit der Monatsübersicht. Das Basisfenster füllt Ihren Bildschirm vollständig aus und ist während der gesamten Zeit sichtbar. Aufgabenbereiche werden klar und strukturiert dargestellt. Nach dem Wählen einer Programmfunktion öffnet sich jeweils ein Dialogfenster. - Seite 49 Die Fenster werden mit einer Schaltfläche zu einem Register reduziert und wieder eingeblen- det, sobald Sie mit der Maus auf die Register zeigen. AutoHide Automatisches Ausblenden aktiviert: (automatisches Beim Klicken auf dieses Symbol wird die AutoHide-Funktion Ausblenden abgewählt; das Fenster dockt links und rechts am Seitenrah- von Fenstern) men an.
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Seite 50: Arbeitsbereich
vorhandenen Funktionen in Form von Symbolschaltflächen eingeblendet. Ein einfacher Maus- klick auf ein Symbol öffnet das dazugehörige Fenster. Die Schnellstartleiste ist unterteilt in: Buchungen Monatsübersicht Jahresübersicht Stammsätze Listen Auswahl von Standardlisten und von eigenen Listen Statustableau Übersicht über An- und Abwesenheit Monatsplaner Kommunikation Auswahl: Buchungen empfangen... -
Seite 51: Übersichtsfenster Buchungen
Übersichtsfenster Buchungen Erfolgt für angewählte Mitarbeiter eine Tagesauswahl in der Monatsübersicht, erscheinen in diesem Bereich folgende detaillierte Informationen: ausgewählter Tag mit gültigem Tagesplan als Grundlage für die Berechnung aus Buchungen resultierende Ergebnisse in Zeitkonten Pausenzeiten entsprechend Pausenplan und Buchungen ... - Seite 52 Kopieren Kopierfunktion möglichst dann benutzen, wenn Sie mehrere Modelldefinitionen der gleichen Sparte mit identischem bzw. nur geringfügig abweichendem Inhalt erstellen. Löschen Datensatz löschen Übernehmen Datensatz übernehmen Verbinden Verbindung zum Zeiterfassungsterminal aufbauen (Terminalstatus) Verbindung beenden Verbindung zum Zeiterfassungsterminal beenden (Terminalstatus) Information Es können stufenweise Detailinformationen für die einer Person zugeordnete Arbeitszeitrege- lung abgerufen werden.
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Seite 53: Hilfsfunktionen
6.2.3 Hilfsfunktionen Eingabeunterstützung durch Plausibilitätsprüfung In einigen Eingabefeldern in die sensible Daten eingetragen werden, erfolgt nach dem Eintra- gen eine Plausibilitätskontrolle. Das hat zur Folge, dass nicht korrekt ausfüllte Eingabefelder wieder gelöscht werden und eine erneuten Eingabe notwendig wird. Eingabeunterstützung durch Kopierfunktion Bei sich wiederholenden oder mehreren gleichartigen Definitionen steht Ihnen in vielen Pro- grammfenstern eine Kopierfunktion zur Verfügung. -
Seite 54: Einrichten Der Software
Kapitel 7 Einrichten der Software Anpassung der Zeiterfassungssoftware an spezifische Gegebenheiten durch das Einstellen von Parametern entsprechend betrieblicher Vorgaben und Verarbei- tungsregeln. Allgemeines Wir empfehlen Ihnen den aufgeführten Ablauf zu beachten. Sie vermeiden dadurch wieder- holte Menü- und Dialogfensteraufrufe und eine unvollständige Bearbeitung der Formulare und Dialogfenster. -
Seite 55: Benutzersprache
Achtung: Nach dem Einrichten der Zeiterfassungssoftware sollten Sie Passwörter und Nutzungsrechte vergeben, damit Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten erhalten. Wei- tere Informationen Abschnitt „7.4 Passwortverwaltung“ ab Seite 55. Benutzersprache Der Einsatz der Zeiterfassungssoftware ist in vielen Ländern der Erde möglich. Dafür wurde das Sprachmodul entwickelt, mit dem der Anwender die Menüpunkte in seiner Landessprache auswählen kann. -
Seite 56: Pausenplan
Pausenplan Die zur Verfügung stehenden Arten des Pausenabzugs sind: Feste Pause Diese Pausenart wird vorzugsweise gewählt, wenn eine feste Arbeitszeit vor- liegt und/oder zu der Pause keine Buchung durch den Mitarbeiter erfolgt. Die Eingabe dieser Pause erfolgt über eine definierte Pausendauer und eine Pau- senzone, die mit der Pausendauer übereinstimmt. -
Seite 57: Pausenplan Anlegen
7.5.1 Pausenplan anlegen Klicken Sie auf Programm Pausenplan. Standardmäßig wurden bereits Pausen angelegt, die Sie aber jederzeit entsprechend Ihren Anforderungen abändern können. Klicken Sie auf Hinzufügen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw. Auswahlen vor. Nr.: Nummer zum Identifizieren des Pausenplans. Bezeichner: Eindeutiger alphanumerischer Name, aus dem der Pausentyp her- vorgeht. -
Seite 58: Rundungsplan
Rundungsplan Die in den Rundungsplänen enthaltenen Rundungsregeln dienen dazu, Kommen- und Gehen- Zeiten zu runden. Die Originalbuchungen, die vom Zeiterfassungsterminal abgerufen wurden sowie die eingegebenen Korrekturbuchungen werden nicht verändert. Definieren und erfas- sen Sie die Rundungsregeln getrennt nach Kommen- und Gehen-Buchungen. Zur Anlage ei- nes Rundungsplans steht Ihnen eine Tabelle mit zehn Zeilen zur Verfügung. - Seite 59 Beispiel 2 Festlegen einer Karenzzeit. Hierfür wird eine Zeitspanne festgelegt, während der zum Beispiel ein geringfügiges Zuspätkommen eines Mitarbeiters toleriert wird. Beim Überschreiten der Ka- renzzeit wird dem Mitarbeiter eine festgelegte Zeitsumme abgezogen. Arbeitsbeginn: 08:00 Uhr Rundungsplan definieren Buchungstyp erste-Kommen-Buchung Beginn der Zone (von) 08:00 Uhr Ende der Zone (bis)
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Seite 60: Rundungsplan Ändern
– erste Kommen-Buchung – alle Kommen-Buchungen – alle Gehen-Buchungen – letzte Gehen-Buchung Damit besteht die Möglichkeit, dass Buchungen gezielt gerundet werden, zum Beispiel nur die erste Kommen- und die letzte Gehen-Buchung. Speichern Sie die Eingaben mit Übernehmen. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle gewünschten Rundungsregeln definiert sind. -
Seite 61: Tagesplan Anlegen
7.7.1 Tagesplan anlegen Um das Fenster „Tagesplan“ zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Programm Tagesplan oder in der Schnellstartleiste „Programm“ auf das Symbol „Tagesplan“. Klicken Sie im Register „Parameter“ auf Hinzufügen und nehmen Sie die not- wendigen Eintragungen bzw. Auswahlen vor. Nr.: Nummer zum Identifizieren des Tagesplans. -
Seite 62: Tagesplanvisualisierung
Dienstgang: Vorgabezeitpunkte, zu denen ein Mitarbeiter abgerechnet wird, wenn die erste Buchung des Tages eine Dienstgang-Kommen-Buchung oder die letzte Buchung des Tages eine Dienstgang-Gehen-Buchung ist. Meldet sich der Mitarbeiter mit „Dienstgang“ an, wird bis zu dem einge- stellten Wert zurück gerechnet, meldet sich der Mitarbeiter mit „Dienstgang“ ab, wird bis zum eingestellten Wert Arbeitszeit berechnet. -
Seite 63: Tagesplan Kopieren
Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw. Auswahlen vor. Von: Wert, der sich aus dem Tagesende des vorherigen Tagesplans ergibt. Als erster Start des Berechnungszeitraumes gilt immer der Tagesbeginn 0:00 Uhr. Bis: Ende der Überstundenzone. Zeitkonten / Ereigniskonten: Zeitwerte können parallel in bis zu vier verschie- dene Zeitkonten bzw. -
Seite 64: Tagesplan Löschen
7.7.4 Tagesplan löschen Achtung: Der Löschvorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Vergewissern Sie sich daher unbedingt vorher, ob dieser Tagesplan nicht Bestandteil eines vorhandenen Wochenplans und damit einer noch bestehenden Arbeitszeitregelung ist. Klicken Sie auf Programm Tagesplan. Wählen Sie den zu löschenden Tagesplan und klicken Sie auf Löschen. -
Seite 65: Wochenplan Kopieren
ten Tagesplan auswählen. Den Vorgang solange wiederholen, bis jedem Tag innerhalb des Zyklus ein entsprechender Tagesplan zugeordnet ist. Rubrik „Wochensumme“: Es wird die Summe der in der Rubrik „Woche“ fest- gelegten Sollzeiten angezeigt. Die „Wochensumme“ ist damit Kontrolle für die Richtigkeit des definierten Wochenplans. -
Seite 66: Feiertage
Feiertage Die Feiertagsregelung gilt für alle im System angemeldeten Mitarbeiter. Die Feiertage werden dabei automatisch berechnet. In der Zeiterfassungssoftware sind Feiertage bis in Zeile 18 bereits vordefiniert. Alle bundes- weit möglichen Feiertage sind enthalten und nach Bundesländern geordnet. Die für jedes Bundesland gültigen Feiertage können Sie einzeln aktivieren bzw. -
Seite 67: Eigenen Feiertag Hinzufügen
7.9.2 Eigenen Feiertag hinzufügen Zusätzliche Feiertage können Sie jeweils ab der Zeile 19 eingegeben. Achtung: Der Inhalt der Zellen bis Zeile 18 wird für den jährlichen Aktualisierungs- vorgang benötigt. Verändern Sie diese Zelleninhalte nicht. Klicken Sie auf Programm Feiertage. Wählen Sie den zu ergänzenden Feiertagskalender. -
Seite 68: Feiertageszuordnung
7.10 Feiertageszuordnung Unter Programm Allgemeine Parameter können Sie der Zeiterfassungssoftware den jeweils gültigen Feiertagskalender für die deutschen Bundesländer, Österreich, die Schweiz und Bel- gien zuordnen. Im darunter liegenden Auswahlfeld Tagesplan (Feiertag) ordnen Sie den für einen Feiertag zutreffenden Tagesplan zu. 7.11 Allgemeine Einstellungen 7.11.1 Allgemeine Parameter... -
Seite 69: Mitarbeiterdaten
Dienstgang, Dienstreise, Dienstreise ½ Tag, Raucherpause und Arztgang (keine bezahlte Abwesenheit) fest eingestellt. Damit die Berechnung der Arbeitszeit individuell gehandhabt werden kann, ist es in der Zeiterfassungssoftware mög- lich, Funktionscodes (Abwesenheitsgründe) nach Bedarf zu aktivieren bzw. de- aktivieren. Zeichensatzgröße (Listen): Anpassen der Zeichensatzgröße, um Listen an das gewünschte Bildschirm- oder Papierformat anpassen zu können. - Seite 70 Klicken Sie auf Hinzufügen und nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw. Auswahlen vor. Systemnummer: Das System gibt eine neue laufende Systemnummer vor, alle anderen Eingabefelder sind leer bzw. durch Auswahllisten belegt. Mitarbeiter- stammsätze werden in der Datenbank in der Reihenfolge ihrer Eingabe mit die- ser Systemnummer versehen.
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Seite 71: Persönliche Daten Ergänzen
Administrator: Mitarbeiter hat administrative Rechte; Zugriff auf alle Funktionen. Sobald ein Mitarbeiter als „Administrator“ angemeldet wurde, gelangt er in das Menü am Zeiterfassungsterminal nur noch mit der Benutzer-ID und dem Passwort. Passwort: Tragen Sie bei Bedarf ein Passwort für den Mitarbeiter ein, mit dem er sich dann entsprechend seines Benutzerstatus am Zeiterfassungsterminal an- melden muss. -
Seite 72: Stammsatz Ändern
Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw. Auswahlen vor. Straße/Ort/Telefon-Nr.: Sie können in allen Eingabefeldern nach Bedarf Einga- ben vornehmen. Geburtstag: Nur zur Information. Die Eingabe muss im Format TT.MM.JJJJ er- folgen. Eintrittsdatum: Nur zur Information. Die Eingabe muss im Format TT.MM.JJJJ erfolgen. -
Seite 73: Arbeiten Mit Der Software
Kapitel 8 Arbeiten mit der Software Mit leistungsfähigen Werkzeugen und Funktionen können täglich anfallende Zeitdaten bearbeitet und korrigiert werden. Monatsübersicht 8.1.1 Monatsübersicht als Informationsplattform Übersichtsfenster „Monatsübersicht“ Übersichtsfenster „Buchungen Übersichtsfenster „Monatsübersicht“ In der Monatsübersicht werden alle relevanten Daten (Buchungen, Soll-, Istzeit, Überstunden, Urlaub usw.) eines Mitarbeiters für den eingestellten Monat angezeigt. -
Seite 74: Monatsübersicht Als Korrekturplattform
Übersichtsfenster „Buchungen“ Erfolgt in der Monatsübersicht für einen angewählten Mitarbeiter eine Tagesauswahl, er- scheinen die folgenden detaillierten Informationen: gültiger Tagesplan als Grundlage für die Berechnung Buchungen aus Buchungen resultierende Ergebnisse in Zeitkonten 8.1.2 Monatsübersicht als Korrekturplattform Die Monatsübersicht ist der ideale Ausgangspunkt, um schnell und ohne Umweg die ver- schiedensten Eingabe- bzw. -
Seite 75: Buchungskorrekturen
Tabellenspalte Bedeutung Aufruf Fenster Ist- und Sollzeit Saldo Kumulierter Gesamtsaldo Summen Abwesenheit Abwesenheitszeit in Stunden Buchungen Fehlgrund Fehlgrund der Abwesenheit (definier- Fehlzeiten ter Funktionscode mit Farbbalken) Symbolbedeutung Das Symbol zeigt an, dass an diesem Tag für den angewählten Mitarbeiter eine oder mehrere Buchungen fehlen bzw. -
Seite 76: Anzeige Von Informationen
in der Schnellstartleiste „Hauptmenü“ auf das Symbol „Buchungen“ oder doppelt in der „Monatsübersicht“ auf die Zeile mit dem Datum, an dem Sie die Korrektur durchführen möchten. Symbolbedeutung Erscheint dieses Symbol in der Rubrik „Buchungen“, handelt es sich um eine unge- rade Anzahl von Buchungen. -
Seite 77: Fehlende Buchungen Hinzufügen
Tageskonten: Die wichtigste Information ist der Inhalt der Tageskonten. Die Tageskonten stel- len das Ergebnis der Berechnungen aufgrund der vorhandenen Buchungen und des dem Mit- arbeiter zugeordneten Zeitmodells dar. Sie werden mit jeder Neuberechnung sofort aktuali- siert. Neben den Konten „Ist“, „Soll“ und „Saldo“ werden nur die Konten dargestellt, die auch einen Inhalt haben. -
Seite 78: Buchungen Ändern
hen-Buchung am Tagesende fehlt, somit das Buchungspaar unvollständig ist. Angezeigt wird das im Fenster „Ausnahme“ als ungerade Anzahl von Buchun- gen. Klicken Sie auf Hinzufügen und ergänzen Sie die fehlende Buchung. Zeit: Zeitpunkt der Buchung ergänzen. Funktionscode: Bei Bedarf einen vorliegenden Funktionscode (Fehlgrund aus den standardmäßig durch die Zeiterfassungssoftware vorgegebenen Fehlgrün- den auswählen. -
Seite 79: Buchungen Löschen
Klicken Sie in der Rubrik „Buchungen“ auf die zu korrigierende Buchung und führen Sie in den Eingabefeldern die erforderlichen Änderungen aus. Zeit: Zeitpunkt der Buchung ändern. Funktionscode: Bei Bedarf einen Funktionscode ändern oder ergänzen. Speichern Sie mit Übernehmen. Es wird sofort eine Neuberechnung des Da- tenbestands durchgeführt, beginnend vom Zeitpunkt der Korrektur bis zum ak- tuellen Tag. -
Seite 80: Summen Korrigieren
8.2.5 Summen korrigieren Die Zeiterfassungssoftware führt je Kalendertag und Mitarbeiter bis zu 10 Konten. Über das Menü Bearbeiten Summen haben Sie die Möglichkeit, den Inhalt aller Zeit- und Ereigniskon- ten und eines Teils der internen Konten zu verändern. Diese Funktion können Sie zum Beispiel verwenden, wenn bereits aufgelaufene Plus- oder Mi- nusstunden vor Einführung des Zeiterfassungssystems übernommen und weiter geführt wer- den sollen. - Seite 81 Stellen Sie über die Pfeiltasten neben der Datumsanzeige den gewünschten Korrekturtag ein. Wählen Sie über Optionsschalter in der Rubrik „Typ“, ob die Korrektur in einem Zeit- oder in einem Ereigniskonto durchgeführt werden soll. Wechseln Sie mit dem Mauszeiger in die Tabelle mit der Kontenanzeige und wählen Sie in der Spalte „Korrektur“...
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Seite 82: Fehlzeiteingaben Und Fehlzeitkorrekturen
Fehlzeiteingaben und Fehlzeitkorrekturen Im Fenster „Fehlzeiten“ werden alle Fehlgründe für den einzelnen oder für alle Mitarbeiter im Zeitraum eines Kalenderjahres angezeigt. Diese Übersicht dient auch der zusätzlichen Infor- mation bei der Eingabe eines Abwesenheitszeitraums, um zum Beispiel zu vermeiden, dass sich der neu angelegte Zeitraum mit einem bereits vorhandenen überschneidet. -
Seite 83: Abwesenheitsübersicht
Jahresauswahl Standardmäßig wird der Zeitraum des aktuellen Jahres dargestellt. Mit den neben dem Fens- ter befindlichen Pfeiltasten können Sie um jeweils ein Jahr vor- oder zurückschalten. Abwesenheitsübersicht In der Abwesenheitsübersicht werden je nach Vorauswahl in der Rubrik „Filter“ die Abwesen- heitszeiträume von Mitarbeitern angezeigt. -
Seite 84: Fehlzeit Berechnen
Nehmen Sie die notwendigen Eintragungen bzw. Auswahlen in der Rubrik „Definition“ vor. Fehlgrund: Auswahl eines Fehlgrunds aus den standardmäßig durch die Zeiter- fassungssoftware vorgegebenen Fehlgründen auswählen. Vom/Bis: Beginn und Ende der Fehlzeit bestimmen durch Eingabe der Daten in die Eingabefelder Vom/Bis oder durch Auswahl im Kalendermodul. Speichern Sie mit Übernehmen. -
Seite 85: Fehlzeitbuchung Am Gleichen Tag
Fehlzeitbuchung am gleichen Tag Beispiel 1 Im Tagesplan sind als Dienstgang-Start 8:00 Uhr und als Dienstgang-Ende 17:00 Uhr definiert. Es liegen folgende Buchungen für einen Tag vor: Kommt Geht 10:00 Uhr Dienstgang 15:00 Uhr Dienstgang Zeitverrechnung – 08:00 Uhr bis 10:00 Uhr: Die Zeit gilt als normale erwirtschaftete Arbeitszeit vom definierten Dienstgang-Start bis zur ersten Buchung. -
Seite 86: Fehlzeitbuchung Für Den Folgetag
Fehlzeitbuchung für den Folgetag Beispiel Eine Person ist einen ganzen oder mehrere Tage mit dem Fehlgrund Dienstreise abwesend. Im Beispiel bucht sich die Person am Vortag mit der letzten Geht-Buchung auf Dienstreise. Der Tag nach Beendi- gung der Fehlzeit beginnt mit einer normalen Kommt-Buchung. Kommt Geht 1.Tag... -
Seite 87: Fehlzeiteinträge Ändern
8.3.5 Fehlzeiteinträge ändern Um Fehlzeiteinträge zu ändern, klicken Sie im Menü auf Bearbeiten Fehlzeiten oder in der Schnellstartleiste „Hauptmenü“ auf das Symbol „Fehlzeiten“ oder doppelt in der „Monatsübersicht“ in der Spalte „Fehlgrund“. Wählen Sie über die Rubrik „Filter“ den oder die Mitarbeiter. Die zutreffenden Fehlzeiten werden in der Übersicht angezeigt. -
Seite 88: Datenübertragung
Wählen Sie über die Rubrik „Filter“ den oder die Mitarbeiter. Die zutreffenden Fehlzeiten werden in der Übersicht angezeigt. Wählen Sie in der Übersicht den zu löschenden Abwesenheitszeitraum. Klicken Sie auf Löschen. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage „Möchten Sie den Datensatz wirklich löschen?“ mit „Ja“. Bei „Nein“ wird die Fehlzeit nicht gelöscht. -
Seite 89: Daten Manuell Übertragen
8.4.1 Daten manuell übertragen Mit der manuellen Datenübertragung können verschiedene Übertragungsarten ausgeführt und einzelne oder alle Zeiterfassungsterminals angesprochen werden. Zum Vorbereiten der Datenübertragung wählen Sie zunächst das oder die gewünschten Zeit- erfassungsterminals aus, mit denen kommuniziert werden soll. Um Daten zu übertragen, klicken Sie im Menü... -
Seite 90: Daten Zeitgesteuert Übertragen
Buchungen empfangen Es werden die folgenden Schritte ausgeführt: Terminalbuchungen zum PC übertragen und in der Datenbank speichern Buchungen nach den Zeitmodellen verrechnen, die den Mitarbeitern zugeord- net wurden Uhren synchronisieren Alle verfügbaren Terminaltypen sind mit einer internen Quarzzeitbasis ausgestattet und verfü- gen über eine hohe Ganggenauigkeit. - Seite 91 den die zur Verfügung stehenden Zeiterfassungsterminals angezeigt. Markie- ren Sie das Zeiterfassungsterminal. Klicken Sie auf eine der folgenden Tasten. –>: Das ausgewählte Zeiterfassungsterminal in die rechte Hälfte unter „Aus- gewählt“ übernehmen. Sie können den Vorgang wiederholen, bis alle Zeiter- fassungsterminals, mit denen kommuniziert werden soll, übernommen sind. >>: Alle vorhandenen Zeiterfassungsterminals gleichzeitig übernehmen.
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Seite 92: Sommer- / Winterzeit Am Zeiterfassungsterminal Umstellen
8.4.3 Sommer- / Winterzeit am Zeiterfassungsterminal umstellen Im Zeiterfassungsterminal erfolgt keine automatische Umstellung auf Sommer- bzw. Winter- zeit. Daher ist es notwendig, zweimal im Jahr die Uhrzeit im Zeiterfassungsterminal auf diese Zeiten anzupassen. Achtung: Vergewissern Sie sich, dass die Uhrzeit auf dem PC richtig eingestellt ist. Korri- gieren Sie diese gegebenenfalls vor dem Synchronisieren. - Seite 93 Übersicht über die angemeldeten Zeiterfassungsterminals mit Angabe der Geräte- bezeichnung und der IP-Adresse. Allgemeine Informationen Anzeige der Mitarbeiter aus den Mitarbeiter-Stammsätzen auf dem PC mit Angabe der Benutzer-ID und der Transponder-ID. Symbole zum Senden, Markieren oder Empfangen von Datensätzen. Die linken Symbole gelten dabei für die Mitarbeiter im PC und die rechten Symbole für die Mitarbeiter im Zeiterfassungsterminal.
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Seite 94: Mitarbeiterdaten Zwischen Pc Und Zeiterfassungsterminal Abgleichen
8.4.5 Mitarbeiterdaten zwischen PC und Zeiterfassungsterminal abgleichen Damit es zu keinen Fehlern bei der Buchungsübernahme kommt, müssen die Mitarbeiter- stammsätze in der Zeiterfassungssoftware und im Zeiterfassungsterminal übereinstimmen. Hinweis: Eine Verbindung zu einem Zeiterfassungsterminal wird nur dann aufgebaut, wenn das Zeiterfassungsterminal in der Standardanzeige ist. Fehlende Mitarbeiter ergänzen Klicken Sie auf Extras ... -
Seite 95: Administratorenrechte Im Zeiterfassungsterminal Löschen
Klicken Sie auf Verbinden. Die Verbindung zum Zeiterfassungsterminal wird aufgebaut. Sie können diese jederzeit trennen, indem Sie auf Verbindung be- enden klicken. Klicken Sie auf „Mitarbeiterdaten empfangen“. Die im Zeiterfassungster- minal erfassten Mitarbeiter werden angezeigt. Markieren Sie einen, mehrere oder alle Mitarbeiter aus dem Zeiterfassungster- minal, die gelöscht werden sollen. - Seite 96 Es stehen Ihnen auf dem Zeiterfassungsterminal die folgenden Optionen zur Datenübertragung zur Verfügung: Option Dateibezeichnung Funktion Downld AGL_XXX.TXT Buchungsdaten vom Zeiterfassungs- Buchungen terminal auf den USB-Speicher über- tragen. GeräteID des Zeit- erfassungsterminals Hinweis: Bereits heruntergeladene Buchungsdaten können mit dieser Option nicht noch einmal auf den USB-Speicher übertragen werden.
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Seite 97: Kommunikations-Logbuch
Kommunikationsproblemen können Sie anhand der Fehlerbeschreibung die Ur- sachen ermitteln und beseitigen. Klicken Sie auf Kommunikation Logbuch. Die Datei logfile.txt wird im Ver- zeichnis C:\ProgramData\novachron\ncdatabase abgelegt. Sie können diese Da- tei im Windows-Editor sowie in jedem anderen Textverarbeitungsprogramm, das die Datei-Endung .txt interpretieren kann, öffnen. -
Seite 98: Datenbankorganisation
DB und PUBLIC standardmäßig in folgendem Verzeichnis abgelegt: Betriebssystem Datenbankverzeichnis Windows Server 2003 C:\Benutzer\All Users\Application Data\ novachron\ncdatabase Windows Vista, Windows 7, Windows 8, C:\ProgramData\novachron\ncdatabase Windows Server 2008 / Server 2012 8.5.2 Datenbestand manuell neuberechnen Die Zeiterfassungssoftware ist ein sofort rechnendes System. Das heißt, alle Änderungen bzw. -
Seite 99: Datensicherung Durchführen
8.5.3 Datensicherung durchführen Zeiterfassungsdaten sind außerordentlich wichtige und sensible Daten, insbesondere, wenn sie als Grundlage für die Lohnberechnung dienen. Sie sollten deshalb nicht darauf verzichten, diese Daten in regelmäßigen Abständen entsprechend Ihren Gegebenheiten und Vorgaben zu sichern. Eine aktuelle Datensicherung kann sehr wichtig sein, falls Ihre Festplatte durch einen Virus oder einen technischen Defekt zerstört wird und Sie Buchungen von mehreren Tagen oder Wochen nachtragen müssten oder diese unwiederbringlich verloren sind. -
Seite 100: Auswerten Mit Der Software
Kapitel 9 Auswerten mit der Software Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten vom Monats- bericht, über die Abwesenheitsstatistik bis hin zu Geburtstagslisten stehen zur Verfügung. Listen Eine Möglichkeit, um schnell und auf übersichtliche Art Ergebnisse und Informationen zu er- langen, stellen Listen dar. So zum Beispiel, um Ergebnisse von Zeit- oder Ereigniskonten abzu- rufen oder um zu einem beliebigen Zeitpunkt bestimmte Auskünfte über Personen oder Buchungen zu erhalten. -
Seite 101: Symbolbedeutung
Beenden Sie die Auswahl mit Übernehmen. Die ausgewählte Liste wird einge- blendet. Sie können nun die Liste überprüfen und Informationen einsehen. Sie können alle Listen gleichzeitig am Bildschirm anzeigen. Sind mehrere Listen gleichzeitig geöffnet, können Sie über die Register am oberen Rand des Fensters zwischen den Listen wechseln. -
Seite 102: Momentane An-/Abwesenheit Der Mitarbeiter Abrufen
9.2.1 Momentane An-/Abwesenheit der Mitarbeiter abrufen Um das Statustableau zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Auswertung Statustableau oder in der Schnellstartleiste „Hauptmenü“ auf das Symbol „Statustableau“. Es wird der momentane An- und Abwesenheitszustand aller Mitarbeiter an- gezeigt. Schalten Sie mit den Pfeiltasten seitenweise vor- oder zurück, wenn die Mitarbeiteranzahl die Seitenansicht übersteigt. -
Seite 103: Notiz Hinterlegen
Schließen Sie das Fenster mit Beenden. 9.2.3 Notiz hinterlegen Diese Funktion ist optional und nur sinnvoll nutzbar in Verbindung mit dem separat erhält- lichen netzwerkfähigen Zusatzmodul „Statustableau“. Um das Statustableau zu öffnen, klicken Sie im Menü auf Auswertung Statustableau oder in der Schnellstartleiste „Hauptmenü“... -
Seite 104: Monatsplaner
Monatsplaner Der Monatsplaner bietet Ihnen eine passive Anzeige von Arbeitszeitregelungen einzelner Mit- arbeiter oder Mitarbeitergruppen. Eine aktive Planung ist über das optional erhältliche Zu- satzmodul novaPLAN möglich. Der Monatsplaner ist über die AutoHide-Funktion aufrufbar, das heißt, wenn die Maus den Bereich verlässt, wird das Fenster automatisch wieder ausgeblendet. -
Seite 105: Monatsplan Ausdrucken
9.3.2 Monatsplan ausdrucken Um den Monatsplaner zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Monatsplaner unterhalb der Listenleiste im Menü auf Auswertung Monatsplaner oder in der Schnellstartleiste „Hauptmenü“ auf das Symbol „Monatsplaner“. Wählen Sie den gewünschten Monat und den gewünschten Personenkreis. Klicken Sie auf das Symbol „Drucken“. -
Seite 106: Jahresübersicht Ausdrucken
Stehen für das angezeigte Kalenderjahr keine Abwesen- heitsinformationen zur Verfügung, werden nur die arbeits- freien Tage andersfarbig dargestellt. Ansicht Innerhalb der Übersicht wird der dem jeweiligen Tag zuge- Tagespläne ordnete Tagesplan farblich angezeigt. Doppelklicken Sie auf einen Tag. Sie erhalten für diesen Tag eine genaue An- gabe zu Tagesplan, Abwesenheit und Arbeitszeit. -
Seite 107: Problemlösungen
Kapitel 10 Problemlösungen In diesem Kapitel finden Sie nützliche Hinweise, wenn es doch einmal Probleme beim Umgang mit der Zeit- erfassungssoftware gibt. 10.1 Vorgehensweise bei Fragen und Problemen Bei Fragen oder Problemen zur Zeiterfassungssoftware lesen Sie bitte die jeweiligen Abschnit- te in der folgenden Reihenfolge: Betreffenden Abschnitt im vorliegenden Handbuch ... -
Seite 108: Fehlermeldungen
10.2 Fehlermeldungen Fehler / Fehlermeldung / Ereignis Mögliche Ursache / Fehlerbeseitigung Datenbank lässt sich nicht öffnen! Die Überprüfen, ob Zugriffsberechtigungen auf Kommunikation wird abgebrochen. den angegebenen Datenbankpfad beste- hen. Sollte es sich um einen Datenbank- fehler handeln, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemlieferanten. -
Seite 109: Faq - Probleme Und Lösungen
10.3 FAQ – Probleme und Lösungen Was ist zu tun, wenn es bei der Installation der Zeiterfassungssoftware zu Störungen durch Anti-Viren-Programme kommt? Einige Anti-Viren-Programme verhindern eine korrekte Installation der Zeiterfassungssoftware. Wenn bei der Installation Probleme auftreten, ist es unter Umständen erforderlich, während der Installation das Anti-Viren-Programm zu deaktivieren. - Seite 110 Klicken Sie auf Programm Wochenplan. Ordnen Sie den jeweiligen Wochen- tagen den gewünschten Tagesplan zu. Speichern Sie die Eingaben mit Übernehmen. Wie muss man vorgehen, wenn ein Mitarbeiter Urlaub beantragt oder krank wird? Klicken Sie auf Bearbeiten Fehlzeiten. Alternativ können Sie auch in der Mo- natsübersicht doppelt auf die Spalte „Fehlgrund“...
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Seite 111: Index
Index Allgemeine Parameter Zugang 17 Berechnungszeitraum 68 Mitarbeiterdaten 69 Funktionscodes 68 PC/Zeiterfassungsterminal abgleichen 94 Saldokappung 68 Persönliche Daten ergänzen 71 Benutzersprache 55 Stammsatz hinzufügen 69 Buchungskorrekturen 75 Monatsplaner 104 Buchungen ändern 78 Aufrufen 104 Buchungen löschen 79 Monatsplan ausdrucken 105 Fehlende Buchungen 77 Monatsübersicht 73 Summen korrigieren 80...