Erforderliche Einstellungen Für Die Druckfunktion - Auerswald COMpact 2206 USB Konfigurationshandbuch

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Hotelfunktionen für Rezeption und Zimmertelefone
Es kann eine vorhandene Xtension-Taste mit der Funktion Hotelzim-
mer für die eigene Rufnummer eingerichtet werden. Mit dieser kann
der Gast selbst eine Weckzeit einrichten und Informationen zu den bis-
her für ihn angefallenen Telefonkosten abrufen.
Es können Xtension-Tasten (sofern vorhanden) mit Zielwahlnummern
für Amt (0), Rezeption, Zimmerservice, Notruf usw. eingerichtet wer-
den.
Beachten Sie bitte, dass einige Provider keine Gebühren
übermitteln. Verwendet ein Hotelgast einen solchen Pro-
vider um zu telefonieren, können die anfallenden Gebüh-
ren nicht nachgewiesen und damit nicht berechnet werden. Aus
diesem Grund ist die Aktivierung von Soft-LCR an einem Zimmer-
telefon nicht sinnvoll. Um auch die manuelle Provideranwahl
durch einen Hotelgast zu vermeiden, sollten Providernummern
generell mit COMtools-Telefonbuch als Sperrnummern eingetra-
gen und diese über COMset für jedes Zimmertelefon aktiviert wer-
den. Vorkonfigurierte Standarddateien mit Sperrnummern/Frei-
gabenummern finden Sie auf der mitgelieferten CD oder im
Internet unter http://www.auerswald.de.
COMtools-Telefonbuch über die Schaltfläche „CSV-Import" im
Fenster „Sperr-Nummern" importiert. Für die Vollständigkeit die-
ser Daten kann keine Haftung übernommen werden.
Bei Verwendung von Standard-ISDN-Telefonen als Zimmertelefon
ist es evtl. angebracht, einen S
wenden. Damit kann sicher vermieden werden, dass ein Hotelgast
durch Ändern seiner Telefon-MSN (passwortgeschützt bei Ver-
wendung eines Systemtelefons COMfort) auf Kosten eines ande-
ren Gastes telefoniert.
Bei einem Internetzugang werden keine Gebühren übermittelt.
Somit sollten unkontrollierte Internetverbindungen der Hotelgäste
verhindert werden, indem auf einem für Zimmertelefone genutzten
S -Port keine ISDN-PC-Karte eingerichtet wird. Beachten Sie, dass
0
ein als „ISDN-PC-Karte" eingerichteter Teilnehmer auch Geräte
akzeptiert, die keine oder eine andere MSN übermitteln, damit
auch Karten betrieben werden können, die keine MSN übermitteln
(Kapitel Programmieren per PC (Schnittstelle CAPI 2.0) auf
Seite 46).
Die Amtberechtigung der Zimmertelefone wird über das Ein-/Aus-
checken mit dem Rezeptionstelefon gesteuert. In COMset eingerichtete
Amtberechtigungen sind unwirksam.
Die Zimmertelefone sollten in COMset keiner Gruppe zugeordnet wer-
den.
Systemtelefone COMfort 1000, 1200 oder 2000 als Zimmertelefone:
Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte der in COMfort Set einge-
stellte Wert für Kosten pro Gesprächseinheit mit dem in COMset ein-
gestellten Wert übereinstimmen.
Erforderliche Einstellungen für die Druckfunktion
Folgende Einstellungen müssen in COMset für die Nutzung der Druck-
funktion vorgenommen werden:
Das Rezeptionstelefon, das zur Steuerung der Druckfunktion benötigt
wird, muss eingerichtet werden (siehe
gen für das Rezeptionstelefon auf Seite
Die Zimmertelefone, für die Rechnungen gedruckt werden, müssen ein-
gerichtet werden (siehe Kapitel Erforderliche Einstellungen für die Zim-
mertelefone auf Seite 51).
Das zu verwendende Druckformular muss erstellt werden. Dies
beinhaltet zunächst einmal das Aktivieren der Druckoption sowie die
Festlegung der Anzahl der Ausdrucke, die davon abhängt, ob Rech-
nungskopien benötigt werden oder nicht. Zusätzlich können individuelle
Einstellungen zur Gestaltung des Rechnungsformulars vorgenommen
werden.
Kopftext sowie Fußtext sind im Auslieferzustand noch leer und müs-
sen mit passenden Texten wie Hotelanschrift, weiteren Informationen
und Wünschen für eine gute Heimfahrt gefüllt werden. Der Text kann
Zeilenweise in Fettdruck dargestellt werden.
Dasselbe gilt für die Zeile Betreff, die z. B. den Begriff Rechnung oder
Einzelverbindungsnachweis enthalten könnte.
Diese werden
-Port allein für ein Zimmer zu ver-
0
Kapitel Erforderliche Einstellun-
51).
Die bereits vorgegebenen
check out, Datum, Zeit, Dauer, Rufnummer, Betrag, Summe, inkl.
MwSt. sowie Steuer können bei Bedarf durch eigene Begriffe ersetzt
werden (z. B. für Sprachanpassungen).
Auch die verwendeten Trennzeichen für Datum und Zeit können lan-
desüblich angepasst werden.
Unter Währungsbezeichnung wird die landesübliche Währung wie
z. B. Euro eingetragen.
Soll der Drucker die in der Rechnung enthaltene Steuer ausdrucken,
muss diese Funktion aktiviert und ggf. der derzeit gültige Prozentsatz
eingetragen werden.
Für den Fall, dass es aufgrund von Langzeitgästen zur Überschreibung
von Einzelgesprächsdaten im Gesprächsdatenspeicher kommt, kann in
der Rechnung mit dem Text unter fehlende Gesprächsdaten das Feh-
len der Daten erklärt werden.
Ist der Seitenvorschub aktiviert, wird für jede Rechnungskopie ein
einzelnes Blatt verwendet. Soll ein nicht vollständig bedrucktes Blatt bei
Textende nicht ausgeworfen werden, um Papier zu sparen, muss der
mit
Seitenvorschub deaktiviert sein. Die Kopien werden dann direkt nach-
einander ausgegeben und das Blatt muss ggf. zerschnitten werden.
Die Tk-Anlage verfügt über einen Gesprächsdatenspeicher,
in dem
gespeichert werden können. Wurde die Kapazität des Spei-
chers überschritten und wurden deshalb z. B. Gespräche eines Lang-
zeitgastes überschrieben, so erscheint auf der Rechnung ein Hinweis
(einzutragen unter fehlende Gesprächsdaten), dass nicht alle
Gespräche aufgelistet sind. Die in der Rechnung angegebene Summe
der Gebühren wird dem Gebührenzähler entnommen, der unabhängig
von den Gesprächsdaten die Gebühren mitzählt. Tipp: Aktivieren Sie
für das Rezeptionstelefon den Sonderton bei gefülltem Gesprächs-
datenspeicher. Dann besteht die Möglichkeit rechtzeitig eine Zwi-
schenrechnung auszudrucken.
Wurde, um bei der Gesprächsdatenerfassung Platz zu sparen, die
Aufzeichnung von Daten bestimmter Gesprächsarten deaktiviert, feh-
len diese anschließend im Einzelverbindungsnachweis der Telefon-
rechnung. Die in der Rechnung angegebene Summe der Gebühren
wird dem Gebührenzähler entnommen, der unabhängig von den
Gesprächsdaten die Gebühren mitzählt.
Um den Einzelverbindungsnachweis in der Telefonrechnung zu ermög-
lichen, muss bei der Gesprächsdatenerfassung die Aufzeichnung
mit Rufnummer aktiviert sein.
Die spätere Rechnungsnummer ist bei einem Auslesen per PC (z. B.
mit dem Programm COMlist) unter Projektnummer aufgeführt. Diese
Nummer wird beim Einchecken automatisch vergeben.
Begriffe Belegnummer,
3000 Gesprächsdatensätze
check in,
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