Systemics TravelControl Benutzerhandbuch Seite 36

9 S t e u e r l i c h e A n e r k e n n u n g
„...Ein Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (vgl. R 31 Abs. 9 Nr. 2 Satz 3 LStR
2002): Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich
veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Wird ein Umweg
1
gefahren, ist dieser aufzuzeichnen."
Die Datenbank fügt bei Dienstfahrten der geografischen Ortsangabe mit Hilfe der integrierten
Zieldatenbank die zugehörige Fahrtzielbezeichnung, Anschrift, den Fahrtzweck und Geschäftspartner
hinzu. Bei gefahrenen Umwegen zeichnet TravelControl auch die real gefahrenen Umwegkilometer
auf; der Eintrag der Reiseroute ist möglich. Das Programm kann zur Überprüfung alle Fahrtziele in
einer digitalen Straßenkarte visualisieren. Die maschinell aufgezeichneten geographischen
Koordinaten können gemeinsam mit dem Zieleintrag im Fahrtenbuch ausgedruckt werden.
Der Fahrzeugkilometerstand wird einmalig in der Datenbanksoftware eingegeben und mit Hilfe der
aufgezeichneten gefahrenen Kilometer automatisch weitergeführt. Damit werden der Anfangs- und der
Endkilometerstand jeder Fahrt berechnet.
Zitat: „Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen
1
der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden."
Eine nachträgliche Veränderung der aufgezeichneten Fahrtdaten ist im Fahrzeuggerät nicht möglich.
Zur Erstellung des Fahrtenbuches werden die Daten mittels Chipkarte in den PC übertragen. Hier
findet die Weiterverarbeitung mit einer speziellen Datenbanksoftware statt. Die Fahrtdaten sind auf
der Chipkarte und in der PC-Datenbank verschlüsselt abgespeichert.
Durch den Festeinbau und die vollautomatische Arbeitsweise des TravelControl Fahrzeuggerätes ist
sichergestellt, dass alle Fahrten lückenlos aufgezeichnet werden. Die aufgezeichneten Daten
verwaltet die TravelControl Datenbank chronologisch geordnet in geschlossener Form. Der Benutzer
hat keine Möglichkeit, Fahrten zu löschen oder hinzuzufügen. Auch die chronologische Reihenfolge
der maschinellen Aufzeichnung kann nicht verändert werden. Dadurch ist sichergestellt, dass die
Daten in einem eindeutig fortlaufenden zeitlichen Zusammenhang wiedergegeben werden. Die
TravelControl Fahrtenbuchaufzeichnungen stehen durch Einsichtnahme in die TravelControl
Datenbank oder durch Vorlage des TravelControl Fahrtenbuchausdruckes zur Prüfung zur Verfügung.
Der Ausdruck des TravelControl Fahrtenbuches erfolgt in einem speziellen Druckformat. Dadurch hat
der Fahrtenbuchausdruck ein eigenes Erscheinungsbild, das nicht mit Ausdrucken aus anderen
Programmen, wie z.B. EXCEL; verwechselt werden kann. Die Seiten des Ausdruckes sind einer
Buchform entsprechend fortlaufend durchnumeriert; auf jeder Seite befindet sich deutlich sichtbar das
Fahrzeugkennzeichen, der Zeitraum des Ausdruckes sowie Datum und Uhrzeit des Druckzeitpunktes.
Innerhalb des Ausdruckes sind die Daten chronologisch und übersichtlich geordnet. Seiten können so
nicht unbemerkt entfernt, ausgetauscht oder zugefügt werden wie das bei einer Loseblattsammlung
der Fall wäre.
In der PC-Datenbank können Datum, Uhrzeit und die geografische Ortsangabe (Koordinaten) nicht
editiert werden.
Alle manuellen Änderungen in der Datenbanksoftware werden dokumentiert. Dazu wird im
Fahrtenbuchausdruck jeder geänderte Datensatz mit einem Kreuz gekennzeichnet. Die Änderung im
Datensatz wird mit einem vorangestellten Stern am jeweils geänderten Eintrag dargestellt. Außerdem
erfolgt eine Aufzeichnung der Änderungshistorie chronologisch zu jeder geänderten Fahrt. So lassen
sich später jederzeit die ursprünglichen Daten nachprüfen. Der Anforderung an ein ordnungsgemäß
geführtes Fahrtenbuch, das Änderungen kenntlich gemacht werden müssen, ist damit hinreichend
genüge getan.
Das Fahrzeuggerät berechnet die gefahrenen Kilometer mit Hilfe der GPS-Koordinaten exakt entlang
des Straßenverlaufes. Demgegenüber wird im Fahrzeug die zurückgelegte Wegstrecke über die
Radumdrehung gemessen. Durch Eichdifferenzen, Reifenabnutzung und unterschiedlichen Luftdruck
entsteht damit physikalisch bedingt eine Differenz zwischen den Meßwerten beider Systeme. Diese
Differenz beträgt typisch ca. 3%. In der PC-Datenbanksoftware kann der mitgeführte Tachostand an
den Tachostand des Fahrzeugtachos angeglichen werden. Die Differenz wird verhältnismäßig auf alle
zuvor getätigten Fahrten aufgeteilt. Das Verhältnis zwischen Privat- und Dienstfahrten wird dabei nicht
verändert. Die Differenz zur gemessenen Distanz mittels GPS wird in diesem Fall im
36