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8. Wenn die erste Zeile die Feldnamen enthält z.B. Name, Straße, ... klicken Sie bitte auf die
Option „Erste Zeile enthält: Feldnamen" und markieren sie damit.
9. Enthält die erste Zeile keine Feldnamen, erleichtern Sie sich die weiteren Einstellungen, wenn
Sie sich jetzt notieren, welche Daten in welcher Spalte enthalten sind. (z.B. Field1 -
Nachname, Field2 – Vorname, etc.)
10. Nach einem Klick auf „Weiter" ordnen Sie die importierten Felder den zur Verfügung gestellten
Feldern zu. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste auf eine Feldbezeichnung und halten
die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie nun die Feldbezeichnung nach rechts, bis das
entsprechende Importfeld markiert ist. Nach dem Loslassen der Maustaste erscheint die
Feldbezeichnung unter dem Importfeld.
11. Sie können die Einstellungen für den Import in einer Datei speichern, um diese zu einem
späteren Zeitpunkt wieder zu laden.
12. Nach einem Klick auf „Weiter" wird die Statistik zum Import angezeigt. Wenn Adressen
importiert werden sollten, die mit gleichem Namen bereits vorhanden sind, werden Sie im
nächsten Fenster aufgefordert, diese zu überprüfen und zu entscheiden, wie mit diesen zu
verfahren ist. Die neue Adresse kann den vorhandenen Eintrag überschreiben, als neuer
Eintrag hinzugefügt werden bzw. nicht übernommen werden.
6.4.4 Automatische Geokodierung aller Adressen
Damit die in der Adressverwaltung vorhandenen Adressen für die automatische Zielzuordnung
verwendet werden können, benötigen Sie die geografischen Koordinaten. Dazu werden alle Adressen
geokodiert.
1. Markieren Sie im Arbeitsmenü „Adressen" den ersten Adresseintrag.
2. Klicken Sie auf „Geokodieren".
3. Zur Kontrolle der automatischen Geokodierung sollten Sie sich die Adresseinträge anzeigen
lassen, die nicht geokodiert wurden, weil der Eintrag nicht eindeutig war. Wählen Sie unter
„Zeige Einträge:" die Option „nicht geokodiert" und überprüfen Sie die noch angezeigten
Adressen hinsichtlich Schreibfehler oder fehlender Einträge.
4. Bearbeiten Sie die Adressen gegebenenfalls und führen Sie die Geokodierung für diese
Einträge manuell durch wie unter 6.4.2 beschrieben.
Die Geokodierung kann nur für Adressen erfolgen, für die die digitale Straßenkarte installiert
Hinweis:
ist.
6.5 Datenexport
TravelControl bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten im dBASE III-Format zu exportieren. Damit
stehen diese Daten für eine Verarbeitung in anderen Programmen (z.B. Excel, Access) zur Verfügung.
1. Wählen Sie das entsprechende Fahrzeug aus.
2. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Report" und geben einen Zeitraum ein, von dem Sie die Daten
exportieren möchten.
3. Wählen Sie den zu exportierenden Datenbestand – „aktuelle Daten" oder „ausgelagerte Daten".
4. Im Bereich Report muss die Option „Fahrten" ausgewählt sein, andernfalls ist die Funktion
„Fahrtdaten exportieren" inaktiv und kann nicht ausgeführt werden.
5. Klicken Sie auf die Funktion „Fahrtdaten exportieren".
6. Sollte in diesem Ordner bereits eine Datei mit exportierten Daten existieren, haben Sie die
Möglichkeit diese Daten zu überschreiben, bzw. neue Fahrtdaten hinzuzufügen. Wählen Sie im
Dialogfenster eine Option.
7. Das erscheinende Dialogfenster zeigt Ihnen den Ordner, in welchem sich die exportierte Datei
befindet.
Exportierte Fahrtdaten sind für die Weiterverarbeitung gedacht und grundsätzlich nicht als
Hinweis:
Fahrtenbuch durch das Finanzamt anerkennungsfähig.
6 S o n d e r f u n k t i o n e n
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