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Systemics TravelControl Benutzerhandbuch

V e r s i o n 7, fahrtdatenerfassungssystem
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TravelControl
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Inhaltszusammenfassung für Systemics TravelControl

  • Seite 1 TravelControl V e r s i o n Benutzerhandbuch...
  • Seite 2 I m p r e s s u m Impressum © 2009 SYSTEMICS Elektronik GmbH & Co. KG. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen vorbehalten. Alle Angaben zum Handbuch erfolgen ohne Gewähr. Dieses Handbuch darf ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung, auch auszugsweise, nicht reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

  • Seite 3: Inhaltsverzeichnis

    I n h a l t s v e r z e i c h n i s Inhaltsverzeichnis Einführung und wichtige Hinweise Leistungsmerkmale und Arbeitsweise Das TravelControl-Fahrzeuggerät Einrichten des Systems Die TravelControl-Software Einrichten der TravelControl-Datenbank Bildschirmaufteilung Datenschutz durch Kennwort Fahrzeuggerät konfigurieren Allgemeine Einstellungen Fahrerzuordnung Fahrtdaten verwalten Fahrtdaten in die Datenbank übertragen...

  • Seite 4: Einführung Und Wichtige Hinweise

    Einführung und wichtige Hinweise Vielen Dank, dass Sie sich für TravelControl entschieden haben. Die Bedienung von TravelControl ist sehr einfach und so konzipiert, dass Sie eventuelle Eingaben vor bzw. nach einer Fahrt vornehmen können. Bitte bedienen Sie TravelControl niemals während der Fahrt.

  • Seite 5: Leistungsmerkmale Und Arbeitsweise

    Die maximale interne Speicherkapazität des Fahrzeuggerätes beträgt etwa 1.000 Fahrten - die Chipkarte speichert maximal etwa 250 Fahrten. TravelControl verfügt über eine automatische Terminüberwachung und informiert Sie bei fälligen HU- und AU-Terminen sowie anstehenden Inspektionen für jedes Fahrzeug. Außerdem stehen Ihnen vielfältigste Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung, um TravelControl Ihren Bedürfnissen...

  • Seite 6: Einrichten Des Systems

    3 E i n r i c h t e n d e s S y s t e m s Einrichten des Systems Das Fahrtenbuch zeichnet erst Daten auf, nachdem es initialisiert und in der TravelControl- Hinweis: Datenbank angemeldet wurde.

  • Seite 7: Die Travelcontrol-Software

    Die Installationsroutine trägt TravelControl in den Autostart ein. Damit wird das Programm bei jedem Rechnerneustart automatisch in den Hintergrund geladen (Symbol auf der Taskleiste). Zum Anzeigen der Software klicken Sie einfach auf das TravelControl-Icon in der Taskleiste bzw. auf das TravelControl-Icon auf Ihrem Desktop.
  • Seite 8 3 E i n r i c h t e n d e s S y s t e m s Im Hauptmenü stehen Ihnen folgende Menüs zur Verfügung: Datei, Verwaltungen, Extras, Hilfe Menü Datei Einstellung Verortung: - Festlegen der Einstellungen für die automatische Zielzuordnung Daten überprüfen: - Anzeige der eingetragenen HU- und AU-Termine sowie der Inspektionsintervalle bei Fälligkeit - Überprüfung der Fahrtdaten auf Lücken...

  • Seite 9: Einrichten Der Travelcontrol-Datenbank

    Optionen | Standardanordnung aller Fenster: - Zurücksetzen der Fenstergrößen und Positionen auf die Standardeinstellungen 3.2 Einrichten der TravelControl-Datenbank 3.2.1 Eintragen der Fahrzeugstammdaten in die TravelControl-Datenbank 1. Wählen Sie das Arbeitsmenü „Fahrzeuge“. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Fahrzeug anlegen“.

  • Seite 10: Fahrtdatenaufzeichnung Initialisieren

    3 E i n r i c h t e n d e s S y s t e m s 3.2.2 Fahrtdatenaufzeichnung initialisieren Dieser Vorgang ist in der Regel nur einmal bei der Inbetriebnahme des Fahrzeuggerätes erforderlich. Ein Fahrzeuggerät, welches nicht initialisiert ist, zeichnet keine Fahrtdaten auf. Fahrtdaten Hinweis: werden erst aufgezeichnet, nachdem das Fahrzeuggerät initialisiert ist.

  • Seite 11: Anfangskilometerstand In Die Datenbank Eintragen

    3. Geben Sie den „Fahrzeugtachostand“ ein. In das Feld „Nicht aufgezeichnete Strecke vor dem Tachostand“ tragen Sie nichts ein. 4. Übernehmen Sie die Eingabe mit „Weiter“ bzw. verwerfen Sie diese mit „Zurück“. Wenn Sie den Tachostand nicht eingeben, kann TravelControl den km-Stand nicht Hinweis: berechnen. Die nachträgliche Eingabe des Tachostandes ist aber möglich.

  • Seite 12: Bildschirmaufteilung

    Eine mögliche Fensteraufteilung könnte wie folgt aussehen: 3.4 Datenschutz durch Kennwort 3.4.1 Kennwort einrichten Sie können die TravelControl-Datenbank mit einem Kennwort vor dem Zugriff durch Unbefugte schützen. 1. Klicken Sie im Menü „Verwaltungen“ auf die Funktion „Kennworteingabe“. 2. Geben Sie in das obere Eingabefeld ein Kennwort ein, das aus maximal 32 alphanumerischen Zeichen bestehen darf.

  • Seite 13: Kennwort Ändern

    1. Klicken Sie im Menü „Verwaltungen“ auf die Funktion „Kennworteingabe“. 2. Lassen Sie beide Eingabefelder leer. 3. Mit einem Klick auf „Weiter“ ist TravelControl wieder ohne Kennwort zugänglich. 3.4.4 Vergessenes Kennwort löschen Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, müssen Sie sich mit Ihrem Händler in Verbindung setzen, um die Datenbank wieder freischalten zu können.

  • Seite 14: Fahrzeuggerät Konfigurieren

    4 F a h r z e u g g e r ä t k o n f i g u r i e r e n Fahrzeuggerät konfigurieren Wenn Sie Änderungen in den Einstellungen oder der Fahrerzuordnung für ein Fahrzeuggerät vorgenommen haben, müssen Sie die neuen Parameter zum Fahrzeuggerät übertragen.

  • Seite 15: Fahrerzuordnung

    4 F a h r z e u g g e r ä t k o n f i g u r i e r e n Fahrten ohne GPS speichern Wenn diese Option aktiviert ist, werden auch Fahrten mit gestörtem GPS-Empfang mit Datum und Uhrzeit jedoch ohne Fahrtziel-Koordinaten und ohne zurückgelegter Wegstrecke abgespeichert.
  • Seite 16 1 Minute Dauerton zur Anforderung der Chipkarte Wenn diese Option aktiviert ist, wird der Fahrer beim Einschalten der Zündung daran erinnert, die Chipkarte zur Fahreridentifikation in das TravelControl-Fahrzeuggerät zu stecken. Dazu ertönt bis zum Stecken der Chipkarte ein Dauerton von maximal 1 Minute.

  • Seite 17: Fahrtdaten Verwalten

    Startkoordinaten am Einbauort ermitteln muß, um die folgenden Fahrten korrekt aufzuzeichnen. 5.2 Fahrtziele zuordnen TravelControl ist aufgrund der integrierten Zieldatenbank in der Lage, den Fahrten bereits bekannte Ziele automatisch zuzuordnen. Jedes Ziel, welches Sie das erste Mal angefahren haben, tragen Sie für eine spätere Hinweis: automatische Zuordnung einmalig in die Zieldatenbank ein.

  • Seite 18: Eingabe Von Fahrtzielen Und Fahrtzwecken

    Geben Sie jetzt die Zieldaten. Unterstützung bei der Identifikation des Zieles erhalten Sie durch die integrierte digitale Karte. Diese wird von TravelControl automatisch geöffnet, kann aber auch durch ein Klick auf das Kartensymbol in der Menüleiste manuell geöffnet werden. Das Fadenkreuz zeigt Ihnen Ihren Haltepunkt direkt in einem digitalen Stadtplan an.

  • Seite 19: Größe Des Zielbereiches Anpassen

    Standardgröße des Zielbereichs jedoch zu klein sein. Ebenso kann es vorkommen, dass mehrere Ziele dicht beieinander liegen, und durch die Überschneidung der Zielbereiche eine automatische Zuordnung durch TravelControl erschwert wird. Für diese Fälle können Sie die Größe jedes Zielbereiches individuell anpassen.

  • Seite 20: Automatische Arbeitswegerkennung

    Ihre Fahrtziel-Datenbank übernommen. 5.6 Automatische Arbeitswegerkennung Wenn Sie von TravelControl Ihre Arbeitswegfahrten automatisch erkennen lassen wollen, müssen der Firmenstandort, die Fahrer und die Adressen der Fahrer in der Datenbank eingegeben und in die Arbeitswegverwaltung aufgenommen worden sein. Außerdem muss zu jeder Fahrt ein Fahrer zugeordnet sein.

  • Seite 21: Fahrttyp Dienstfahrt In Privatfahrt Ändern

    Dienstfahrten können von TravelControl automatisch in Privatfahrten gewandelt werden. Dazu definieren Sie beim Verorten private Ziele mit dem Zielnamen „p“. Beim Verorten trägt TravelControl nun bei jedem privaten Ziel p ein. Überprüfen Sie nochmals den korrekten Eintrag, bevor Sie den folgenden Befehl ausführen. Nach der Überprüfung klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Fahrt, ab der die Umwandlung vorgenommen werden soll.

  • Seite 22: Report Erstellen

    5 F a h r t d a t e n v e r w a l t e n Bestätigen Sie die Abfrage „Soll jetzt eine Fortsetzungskarte erstellt werden?“ mit „Ja“. Danach nehmen Sie die Chipkarte aus dem Kartenleser heraus und wiederholen die Punkte 5 bis 7 Der Auslesevorgang ist beendet, wenn nach dem Einlesen der Daten in den PC keine neue Aufforderung zum Erstellen einer Fortsetzungskarte erfolgt.

  • Seite 23: Auslagern Und Löschen Alter Daten

    Programm mit den zurückgelesenen Daten weiter. 5.11 Auslagern und Löschen alter Daten Wenn Sie TravelControl über mehrere Jahre einsetzen, wachsen der Datenbestand und der Speicherplatzbedarf an. Außerdem wird die Bearbeitung der Fahrtdaten mühsamer. So ist es beispielsweise sinnvoll, die Fahrtdaten eines Jahres komplett aus der Datenbank auszulagern, vorausgesetzt, deren Bearbeitung ist bereits abgeschlossen.
  • Seite 24 5 F a h r t d a t e n v e r w a l t e n 2. Im Dialogfenster klicken Sie auf die Funktion „Ausgelagerte Fahrtdaten löschen“. 3. Der Bereich „Ausgelagerte Fahrtdaten löschen“ wird aktiviert. 4. Geben Sie bitte das Datum ein, bis zu welchem die Fahrten gelöscht werden sollen. Alle ausgelagerten Fahrten, die ab diesem Datum aufgezeichnet wurden, bleiben erhalten.

  • Seite 25: Sonderfunktionen

    System prozentual dokumentiert. Um den Tachostand anzugleichen gehen Sie wie folgt vor: 1. Lesen Sie bitte alle Fahrten aus dem TravelControl-Fahrzeuggerät aus und notieren sich dabei gleich den aktuellen Tachostand im Fahrzeug. 2. Lesen Sie die Chipkarte mit den Fahrten in den PC ein und öffnen anschließend das Arbeitsmenü...

  • Seite 26: Chipkarte Zur Fahreridentifikation Erstellen

    Fenster – die Daten auf der Chipkarte bleiben dann unverändert.. 6.3 Fahrtkostenerfassung Sie können in TravelControl alle anfallenden Fahrzeugkosten eintragen. So haben Sie die Gesamtkosten für ein Fahrzeug sofort, auf Wunsch sogar nach Kostenarten gefiltert, im Überblick. Aus diesen realen Gesamtkosten berechnet TravelControl beim Ausdruck des Reportes den zu versteuernden Privatanteil.

  • Seite 27: Übersicht Über Eingetragene Kosten

    6 S o n d e r f u n k t i o n e n 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Fahrt und anschließend auf „Kosten zur Fahrt…“. 2. Um neue Kosten einzugeben, klicken Sie im Fenster für die Fahrtkostenerfassung auf „Neu“. 3.

  • Seite 28: Adressimport

    6 S o n d e r f u n k t i o n e n 6.4 Adressimport TravelControl kann Adressen, die in einem Adressverwaltungsprogramm, z.B. Outlook, verwaltet werden, importieren. Adressen können jedoch auch manuell eingegeben werden. Nach der...

  • Seite 29: Automatische Geokodierung Aller Adressen

    Hinweis: ist. 6.5 Datenexport TravelControl bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Daten im dBASE III-Format zu exportieren. Damit stehen diese Daten für eine Verarbeitung in anderen Programmen (z.B. Excel, Access) zur Verfügung. 1. Wählen Sie das entsprechende Fahrzeug aus. 2. Öffnen Sie das Arbeitsmenü „Report“ und geben einen Zeitraum ein, von dem Sie die Daten exportieren möchten.

  • Seite 30: Inhalt Einer Chipkarte Anzeigen

    Diese Funktion führen Sie durch, wenn die Datenaufzeichnung für ein bestimmtes Fahrzeug beendet werden soll, um z.B. einen Fahrzeugwechsel vorzunehmen bzw. wenn das Fahrzeug stillgelegt wird. Nach dem erfolgreichen Beenden der Datenaufzeichnung wird TravelControl Hinweis: anschließend keine Fahrtdaten mehr aufzeichnen. Der Speicher im Fahrzeuggerät wird ebenfalls gelöscht.

  • Seite 31: Rechnerwechsel / Pc-Wechsel

    5.10) 2. Installieren Sie die Software auf dem anderen PC. 3. Starten Sie TravelControl und geben Sie die Lizenzdaten ein. 4. Öffnen Sie das Hauptmenü Datei und starten Sie die Funktion „Datenbank durch Sicherheitskopie ersetzen“. Gehen Sie dabei vor wie in 5.10 beschrieben.

  • Seite 32: Voreinstellungen Für Die Automatische Zielzuordnung Ändern

    - die Adresse neuer Ziele wird direkt aus der digitalen Straßenkarte übernommen Änderungen, die Sie in diesem Fenster vornehmen, beeinflussen die automatische Hinweis: Zielzuordnung. Wenn Sie die Option „Adressdaten nur aus der Karte übernehmen“ aktivieren, übernimmt TravelControl für neue Fahrtziele nur die Adressen aus der digitalen Straßenkarte.

  • Seite 33: Kontrollsignale Und Fehlermeldungen

    7 K o n t r o l l s i g n a l e u n d F e h l e r m e l d u n g e n Kontrollsignale und Fehlermeldungen Problem Ursache Lösung Nach dem Einschalten der Das Fahrzeuggerät ist noch nicht Fahrzeuggerät initialisieren...

  • Seite 34: Begriffserklärung

    Dienstfahrt: ... ist eine Fahrt zwischen allgemeinen Zielen bzw. Firmenstandorten. Fahreradresse: ... ist die Wohnadresse eines Fahrers. Fahrtdatenspeicher: ... siehe Fahrzeuggerät Fahrzeuggerät: ... ist das TravelControl-Gerät, welches im Fahrzeug eingebaut ist und Ihre Fahrtdaten aufzeichnet. Initialisierung des Fahrzeuggerätes: ... ist der Beginn der Fahrtdatenaufzeichnung und Anmelden des Fahrzeuggerätes in der TravelControl-Datenbank.

  • Seite 35: Steuerliche Anerkennung

    9 S t e u e r l i c h e A n e r k e n n u n g Steuerliche Anerkennung Aus einem mit Hilfe von TravelControl ordnungsgemäß geführtem Fahrtenbuch lassen sich dieselben Erkenntnisse gewinnen, wie aus einem ordnungsgemäß geführten manuellen Fahrtenbuch.
  • Seite 36 TravelControl Fahrtenbuchaufzeichnungen stehen durch Einsichtnahme in die TravelControl Datenbank oder durch Vorlage des TravelControl Fahrtenbuchausdruckes zur Prüfung zur Verfügung. Der Ausdruck des TravelControl Fahrtenbuches erfolgt in einem speziellen Druckformat. Dadurch hat der Fahrtenbuchausdruck ein eigenes Erscheinungsbild, das nicht mit Ausdrucken aus anderen Programmen, wie z.B.
  • Seite 37 9 S t e u e r l i c h e A n e r k e n n u n g Fahrtenbuchausdruck in jeder betroffenen Fahrt dokumentiert. Der original aufgezeichnete Tachostand bleibt in der Datenbank erhalten. Die vorgenannten Angaben beziehen sich auf ein mit TravelControl erstelltes Fahrtenbuch. Hinweis: Jegliche Ausdrucke, die mittels Datenexport der aufgezeichneten Daten und Weiterverarbeitung in externen Datenbanken erstellt werden, sind nicht anerkennungsfähig, da die Manipulationssicherheit...

  • Seite 38: Softwarelizenzvertrag

    Bestimmungen ein. 2. Umfang der Benutzung Die Systemics Elektronik GmbH & Co. KG gewährt Ihnen für die Dauer dieses Vertrags das einfache, nicht ausschließliche und persönliche Recht (im Folgenden auch als Lizenz bezeichnet), die Software auf einem einzelnen Computer und nur an einem Ort zu benutzen. Als Lizenznehmer dürfen Sie die Software in körperlicher Form (d.
  • Seite 39 Es obliegt dem Lizenznehmer, den Bestimmungsort zum Einsatz der Software und die Auswahl der geeigneten Hardware bzw. Rechnertypen zu bestimmen. Hierfür leistet Systemics keine Gewähr. Soweit in diesem Vertrag nichts anderes bestimmt ist, haftet Systemics nicht für Schäden, die nicht an der gelieferten Software selbst entstanden sind; insbesondere übernimmt Systemics keine Haftung für Datenverlust oder sonstige Folgeschäden.
  • Seite 40 Die Abschnitte 7 und 9 (Gewährleistung und Haftung) gelten dann nicht, wenn die Software nicht direkt bei Systemics gekauft wurde. Gleiches gilt für Abschnitt 8. In diesem Falle sind aus diesen Gründen erwachsende Ansprüche nur dem Veräußerer gegenüber zu machen.
  • Seite 41 - personalisieren ........26 Garantie ............4 Gerätekonfiguration ........14 Daten - auslagern ..........23 - löschen.............23 Hinweise - sichern .............22 - zu TravelControl........4 - wieder herstellen........22 - zur Garantie ..........4 Datenaufzeichnung - beenden ...........30 - initialisieren ..........10 Datenexport ...........29 Datenschutz...........12 Importieren Datensicherheit..........12...
  • Seite 42 1 0 S o f t w a r e l i z e n z v e r t r a g Report erstellen..........22 Leistungsmerkmale .........5 Lizenznummer ..........7 Sicherheitsauslesen........21 Sicherheitskopie - anlegen ........... 22 - verwenden..........23 neues Fahrzeug..........9 Softwareinstallation.........

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