Chipkarte Zur Fahreridentifikation Erstellen; Fahrtkostenerfassung; Eintragen Der Festen Laufenden Fahrzeugkosten; Eintragen Der Variablen Kosten Zu Bestimmten Fahrten - Systemics Travelcontrol Benutzerhandbuch

6.2 Chipkarte zur Fahreridentifikation erstellen

Mit Hilfe der Chipkarte können Sie den Fahrer einer Fahrt identifizieren. Dazu erstellen Sie eine
personalisierte Chipkarte. Auf dieser wird der Name des Fahrers gespeichert und beim Stecken der
Chipkarte zu Beginn einer Fahrt dieser Fahrt zugeordnet. Wahlweise können Sie die personalisierte
Chipkarte für das Auslesen von Fahrtdaten zulassen bzw. sperren.
Die personalisierte Chipkarte erstellen Sie wie folgt:
1. Chipkarte in den Kartenleser stecken. daraufhin öffnet sich automatisch das Dialogfenster
„Chipkarte".
2. Unter „Inhalt der Chipkarte" wird Ihnen der derzeitige Status der Chipkarte angezeigt.
3. Klicken Sie auf die Funktion „Personalisierung und Leseberechtigung ändern".
4. Es öffnet sich ein Dialogfenster in welchem Sie die Option „Chipkarte für den ausgewählten
Fahrer personalisieren" aktivieren.
5. In der Tabelle wählen Sie den Fahrer aus, für den Sie die Chipkarte personalisieren wollen. Ist der
gewünschte Fahrer nicht in der Liste enthalten, klicken Sie auf die Funktion „Neuen Fahrer
eintragen" und tragen im folgenden Dialogfenster die entsprechenden Daten ein.
6. Soll der ausgewählte Fahrer mit seiner personalisierten Chipkarte Fahrtdaten auslesen können,
aktivieren Sie noch die Option „Leseberechtigung für die Chipkarte einstellen", andernfalls
deaktivieren Sie diese Option.
7. Ihre Eingaben übertragen Sie zur Chipkarte mit der Funktion „Weiter". Mit „Zurück" verlassen Sie
das Fenster – die Daten auf der Chipkarte bleiben dann unverändert..

6.3 Fahrtkostenerfassung

Sie können in TravelControl alle anfallenden Fahrzeugkosten eintragen. So haben Sie die
Gesamtkosten für ein Fahrzeug sofort, auf Wunsch sogar nach Kostenarten gefiltert, im Überblick.
Aus diesen realen Gesamtkosten berechnet TravelControl beim Ausdruck des Reportes den zu
versteuernden Privatanteil.

6.3.1 Eintragen der festen laufenden Fahrzeugkosten

Wenn Sie die festen laufenden Fahrzeugkosten (z.B. Abschreibung, Steuern, Versicherung) nicht
schon beim Anlegen des Fahrzeugs eingetragen haben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie die Fahrzeugverwaltung und markieren Sie das betreffende Fahrzeug.
2. Klicken Sie auf „Fahrzeugdaten bearbeiten".
3. Unter „Stammdaten" können Sie in das Feld „Feste Fahrzeugkosten monatlich:", die
laufenden Fahrzeugkosten eintragen.
4. Mit einem Klick auf „Weiter" werden die Eintragungen übernommen.

6.3.2 Eintragen der variablen Kosten zu bestimmten Fahrten

Variable Kosten (z.B. Tanken, Reparaturen, Inspektionen) werden bei den Fahrten eingetragen, bei
denen sie angefallen sind.
6 S o n d e r f u n k t i o n e n
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