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7 Fahrtdaten verwalten
7.1 Allgemeine Einführung
TravelControl ist ein automatisches Datenaufzeichnungssystem, das folgende für ein Fahrtenbuch
notwendige Daten automatisch im Fahrzeug erfasst:
Datum und Uhrzeit zu Fahrtbeginn und Fahrtende (bei Privatfahrt keine Uhrzeit)
•
Gefahrene Kilometer
•
Start und Ziel (geografische Koordinaten) jeder dienstlichen Fahrt
•
Eine nachträgliche Veränderung der aufgezeichneten Fahrtdaten ist im Fahrzeuggerät nicht möglich.
Zur Erstellung des Fahrtenbuches werden die Daten in den PC übertragen. Hier findet die
Weiterverarbeitung mit einer speziellen Datenbanksoftware statt. In der Datenbanksoftware werden die im
Fahrzeug erfassten Daten weitestgehend automatisch vervollständigt. Die Datenbank fügt bei Dienstfahrten
der geographischen Ortsangabe (Koordinaten) die zugehörige Fahrtzielbezeichnung, den Fahrtzweck und
Geschäftspartner hinzu. Bei gefahrenen Umwegen ist der Eintrag der Reiseroute möglich. In der PC-
Datenbank können jedoch die vom Fahrzeuggerät erfassten Daten nicht editiert werden.
Der Fahrzeugtachostand wird einmalig in der Datenbanksoftware eingegeben und mit Hilfe der
aufgezeichneten gefahrenen Kilometer automatisch weitergeführt.
Manuelle Änderungen in der Datenbanksoftware werden kenntlich gemacht und dokumentiert.
Somit erfüllt TravelControl die Anforderungen der Finanzbehörden an ein steuerliches Fahrtenbuch.
Anforderungen an ein steuerliches Fahrtenbuch:
lückenlose Aufzeichnung
•
zeitnahe Erfassung der Fahrtdaten
•
manuelle Änderungen müssen ausgeschlossen sein
•
sind nachträgliche Änderungen möglich, müssen diese kenntlich gemacht und in ihrer Tragweite
•
ersichtlich sein
Nachträgliche Änderungen müssen gespeichert und offen gelegt werden
•
Die Fahrtdaten müssen vollständig sein und alle für das Finanzamt erforderlichen Angaben
•
enthalten (Datum und Uhrzeit von Fahrtbeginn und Fahrtende, gefahrene Kilometer, Firma,
Anschrift, Ansprechpartner, Fahrtzweck)
7.2 Fahrtziele automatisch zuordnen
Wiederkehrende Ziele kann TravelControl aufgrund der integrierten Zieldatenbank automatisch eintragen.
Nur neue Ziele müssen einmalig neu definiert werden.
Hinweis:
Jedes Ziel, welches das erste Mal angefahren wurde, wird für die spätere automatische Zuordnung
einmalig in die Zieldatenbank eingetragen (siehe Abschnitt 7.5). Bereits eingegebene Ziele werden den
Fahrten beim Verorten automatisch zugeordnet.
Automatische Zielzuordnung (Fahrten verorten):
1. Verwaltung Fahrten öffnen
2. Anfangsfahrt für das Zuordnen der Ziele markieren.
3. Zielzuordnung mit der Funktion Fahrten verorten starten. Bereits bekannte und eindeutige Ziele werden
damit Fahrt für Fahrt geprüft und automatisch ergänzt.
4. Die automatische Zielzuordnung hält an, wenn ein noch unbekanntes Fahrtziel erreicht wird bzw. wenn
die Zielzuordnung nicht eindeutig vorgenommen werden kann.
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