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Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch
SPEECH DESIGN GmbH
Industriestraße 1
D-82110 Germering
Germany
Tel. 089 / 89458 - 0
Fax 089 / 89458 - 359
www.speech-design.de
Printed in Germany
12.09.00
Technische Änderungen vorbehalten.
Nachdruck und Vervielfältigung verboten.
Text und Grafik: PageMaker 6.0
(sj-bz-df)
76-172 / 04
Seite 1
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Verwandte Anleitungen für SPEECH DESIGN Teleserver Memo Pro
Inhaltszusammenfassung für SPEECH DESIGN Teleserver Memo Pro
- Seite 1 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch SPEECH DESIGN GmbH Industriestraße 1 D-82110 Germering Germany Tel. 089 / 89458 - 0 Fax 089 / 89458 - 359 www.speech-design.de Printed in Germany 12.09.00 Technische Änderungen vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung verboten. Text und Grafik: PageMaker 6.0...
- Seite 2 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch SPEECH DESIGN - INFORMATIONEN UND HILFESTELLUNGEN Vielen Dank für Ihr Vertrauen und den Kauf eines SPEECH DESIGN Produktes. Zusammen mit dem vorliegenden Produkt erhalten Sie einige Unterstützungsdienste bzw. Hilfestellungen. Unsere externen Partner, sowie unser internes Team helfen Ihnen gerne bei der Realisierung eines telefonischen Erschei- nungsbildes der Extraklasse - schnell und professionell.
- Seite 3 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch INHALTSVERZEICHNIS SO ARBEITEN SIE MIT DIESEM HANDBUCH ........... 5 HINWEISE ZUR GERÄTESICHERHEIT ............7 WAS IST TELESERVER MEMO PRO? ............9 3.1 Kurze Einführung ......................9 3.2 Überblick über die Funktionen ................... 10 3.2.1 Funktionen am Vermittlungsplatz (Telefonzentrale) ............. 10 3.2.2...
- Seite 4 Installation der V.24-Schnittstelle (COM 2) ..............81 6.3.4 Installation des Wartemusik-Ports ................82 6.4 Das Menü ' TECHNIK '....................83 6.4.1 Inbetriebnahme des Teleserver Memo Pro ..............83 6.4.2 Ändern von Standardeinstellungen ................87 6.5 Nach der Installation ....................90 TECHNISCHE DATEN ..................9 1 ANHANG ......................
- Seite 5 Das Handbuch informiert Sie, egal ob Sie am Vermittlungsplatz direkt tätig sind, in einem Telefon- team, z.B. einer Hotline arbeiten oder über Ihre Nebenstelle als Benutzer teilnehmen. Zum schnel- len Einstieg dient die Kurzeinweisung " Erste Schritte mit Teleserver Memo Pro ", an die auch eine Kurzbedienkarte angeheftet ist.
- Seite 6 Menüs und Displayansichten. Unser Tip: Vertrauen Sie einfach den Aufforderungen von Teleserver Memo Pro. Das System ist sprachgeführt und damit selbsterklärend. Beiliegende Kurzeinweisung " Erste Schritte mit Teleserver Memo Pro " und die angeheftete Kurzbedienkarte unterstützen den schnellen Einstieg zusätzlich.
- Seite 7 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch HINWEISE ZUR GERÄTESICHERHEIT Teleserver Memo Pro ist ein modular erweiterbares Telefonzusatzsystem und nur als solches einzuset- zen. Bei anderer Verwendung oder bei eigenmächtigen Änderungen am Gerät verliert es seine Betriebs- erlaubnis. Das System wurde mit großer Sorgfalt hergestellt und geprüft. Dennoch wird dort, wo bei Fehlfunktionen Schäden und Folgeschäden auftreten können, ein Einsatz nicht empfohlen.
- Seite 8 Sicherheitsnormen und Zulassungen Teleserver Memo Pro erfüllt die Sicherheitsbestimmungen EN60950, EN41003. Teleserver Memo Pro ist für den Anschluß an das öffentliche Telekommunikationsnetz geeignet. Vorgesehen ist das Gerät für den Betrieb an analogen Nebenstellenanschlüssen einer Telefonanlage. Es werden Um- und Weiterleitungsfunktionen verwendet, die in öffentlichen Netzen üblicherweise nicht zur Verfügung stehen.
- Seite 9 WAS IST TELESERVER MEMO PRO? Kurze Einführung Teleserver Memo Pro basiert auf SPEECH DESIGNS neuester Ansage- und Voice Mail Technologie. Es dient als Basis professioneller Anruferbetreuung, ist leicht erweiterbar, komfortabel und vielseitig. Ob an der Telefonzentrale oder am einzelnen Arbeitsplatz, ob an der telefonischen Bestellannahme oder der technischen Hotline - Der Teleserver bietet immer die richtige Lösung für ein telefonisches Erschei-...
- Seite 10 Die automatische Anrufannahme tritt dann in Aktion, wenn der Vermittlungsplatz angewählt wird, dieser jedoch auf Teleserver Memo Pro umgeleitet oder "nach Zeit" weitergeschaltet ist (außer im Nacht- und Feiertagbetrieb). Sie ist ebenfalls aktiv, wenn ein Anrufer auf eine nicht vorhandene Mailbox weitergelei- tet wird.
- Seite 11 3.2.2 Zusatzfunktion Wartemusik- und Informationseinspielung (optional) Teleserver Memo Pro nutzt die vermittlungsbedingte Wartezeit zur Einspielung von Musik und Informatio- nen (z.B. Werbung, Änderung der Öffnungszeiten, etc.). Der Ungeduld und dem Verlust von Anrufern wird entgegengewirkt. Darüberhinaus wird ein positives Aushängeschild für die "telefonische Eingangstür"...
- Seite 12 3.2.3 Funktionen am einzelnen Arbeitsplatz (Nebenstelle) Mit Teleserver Memo Pro sind Sie für anrufende Kunden und Gesprächspartner immer auf Empfang, auch wenn Sie nicht im Büro sind, oder gerade telefonieren. Statt einem Frei- oder Besetztzeichen erhal- ten diese die Möglichkeit, in Ihrer Mailbox eine Nachicht für Sie zu hinterlassen oder gelangen alternativ zur Zentrale oder einem internen Vetreter ihrer Wahl.
- Seite 13 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Die Merkmale im Einzelnen: komplette Bedienung über Anruf bei Teleserver Memo Pro Bedienerführung (Audioscroll) in verschiedenen Landessprachen Anrufbeantwortung mit Standard- oder persönlichem Begrüßungstext Bis zu drei persönliche Ansagetexte (Begrüßungsansagen) je Box Beantwortung auch bei "besetzt". Der zweite Anrufer kommt direkt in die Mailbox, wenn dies gewünscht wird...
- Seite 14 Teleserver + zeitgleich Tab.1: Ausstattungsvarianten Teleserver Grundgerät und mögliche Steckmodule ) Teleserver Memo Pro wird serienmäßig mit Auto Attendant Funktionalität (Automatische Anrufannahme, Begrüßung und Vermittlung) geliefert. Mit Hilfe des CD-ROM-Laufwerks können sehr einfach Software-Updates vorgenommen und weitere Landessprachen nachgeladen werden. Sprechen Sie darüber mit Ihrem Telefonpartner oder direkt mit SPEECH DESIGN.
- Seite 15 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch DIE BEDIENUNG AM VERMITTLUNGSPLATZ Erste Berührung mit dem Touchscreen HINWEIS: Alle Mailboxübergreifenden Funktionen sind lokal am System zu bedienen, alle Funktio- nen der einzelnen Mailboxen werden mittels Anruf von einem Telefon aus ferngesteuert. Nach dem Einschalten, im normalen Betriebszustand und nachdem längere Zeit kein Bedienschritt ausgeführt wurde, zeigt das System die Hauptfunktionsauswahl an.
- Seite 16 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Regeln zur Bedienung: Der in einem Tastenfeld angezeigte Wert ist jeweils aktuell gültig. Bei alternativ zu betätigenden Tasten gilt jeweils die invers dargestellte Taste als gedrückt (Tastenfläche ist dunkel). Bei ausgeschalteter Hintergrundbeleuchtung führt der erste Tastendruck nur zum Einschalten der Hintergrundbeleuchtung.
- Seite 17 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Datum und Uhrzeit einstellen Die korrekte Einstellung von Datum und Uhrzeit ist entscheidend für die zeitgerechte Steuerung der Ansagen (Tag-, Mittag-, Nacht-, Feiertagansage). Zudem ist sie die Voraussetzung für den richtigen Datum/Uhrzeitstempel einer aufgezeichnten Nachricht in der Mailbox.
- Seite 18 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Warnhinweis vor unbeabsichtigtem Löschen der Kalendertabelle oder vor unbeabsichtigtem Löschen von Statistikfeldern gelangen Sie ins Menü Zeit Kalibrierung. Hier kann eine eventuelle Abweichung der Systemuhr korrigiert werden. Die Korrektur erfolgt dabei in Schritten zu drei Sekunden pro Woche. Die maximale Korrektur beträgt +/- 1 Min pro Woche.
- Seite 19 Ausnahme: Der Anrufer hat mittels MFV- (Tonwahl- ) Telefon ein anderes Ziel angewählt. In den folgenden Kapiteln erfahren Sie, wie Sie Teleserver Memo Pro zu einer Stütze Ihres Vermittlungs- personals machen und Ihrem Unternehmen ein telefonisches Erscheinungsbild der Extraklasse geben: 1.
- Seite 20 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 4.3.1 Ansagetexte hören und aufnehmen (Tag-, Mittag-, Nacht- und Sonderansagen) Vorgehensweise: Ansagen über den integrierten Hörer aufnehmen Drücken Sie ' ZENTRALE '. Geben Sie als Kennwort Zentrale ' 1 2 3 4 ' ein. Wählen Sie Ansagetexte...
- Seite 21 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Im Menü ' Zentrale/Ansagetexte ' können Sie nun die Tag-, Mittag-, Nacht- und die Feiertag- bzw. Sonderansage aufnehmen. Als Aufnahmequelle dienen der integrierte Hörer, das eingebaute CD-ROM- Laufwerk, oder der Line- /externer Eingang. Nehmen Sie den integrierten Hörer ab.
- Seite 22 Wenn die Schublade ganz geöffnet ist, legen Sie Ihre CD mit den gewünschten Ansagen ein. Drücken Sie Teleserver Memo Pro zeigt Ihnen den CD-Typ, die Tracknummer des Titels bzw. der Ansage, sowie die Gesamtlänge der eingelegten CD an Warten Sie kurz und wählen Sie als Aufnahmemedium.
- Seite 23 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch beenden Sie die Aufnahme. Sie können nun die Aufnahme wiederholen, weiter Ansagen auf die gleiche Weise aufneh- men oder diese Funktionsübersicht mit oder verlassen. HINWEIS: Wird die maximale Aufzeichnungskapazität erreicht, so blinkt die Taste ' Aufnahme Stop '.
- Seite 24 HINWEIS: Weitere Ansagebeispiele finden Sie im entsprechenden Hilfemenü sowie auf der mitgelie- ferten CD von ProEmotion, einem Partnerunternehmen von SPEECH DESIGN. Ein entsprechendes Formular zum Eintragen Ihrer Ansage und Ihrer Ziele befindet sich im Anhang (siehe Kap. 8.2). Möchten Sie ein professionelles Textkonzept, wenden Sie sich an ProEmotion.
- Seite 25 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 4.3.2 Ansagewechsel (manuell und automatisch) Nach Aufruf der Funktion ' ZENTRALE ' im Hauptmenü, der Eingabe des Kennwortes erhalten Sie folgende Ansicht: Vorgehensweise: Ansagen manuell wechseln Drücken Sie . Sie erhalten nun folgende Ansicht: Kontrollieren Sie, ob die Ansagewechsel-Automatik ausgeschaltet ist Nun wechseln Sie in den gewünschten Modus, z.B.
- Seite 26 Sie nun die Uhrzeiten ein, an denen die Ansage beginnt und aufhört, bzw. in den Nacht- oder Mittagsbetrieb wechselt. In der Standard- einstellung meldet sich Teleserver Memo Pro von Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 17:30 und Freitag 8:00 bis 17:00 mit der Tagansage.
- Seite 27 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Wiederholen Sie Schritt 4. und 5. um die Uhrzeiten die Mittagansage einzustellen. Das Zeitintervall der Nachtansage wird abhängig von der Tagzeit automatisch eingestellt. Sie können die Mittags- oder auch die Tagansage ausschalten. Drücken Sie dazu bestätigen Sie alle Eingaben und gelangen erneut in das vorherige Menü.
- Seite 28 Um auch an Feiertagen die richtige Ansage parat zu haben oder aber wenn Sie eine Sonderansage (z.B. eine Werbeaussage) brauchen, können Sie in Teleserver Memo Pro das Kalenderprogramm aktivieren. Für das aktuelle sowie das nachfolgende Jahr geben Sie dann lediglich das Datum aller Feiertage oder sonstigen Spezialanlässe ein und das System meldet sich dann kalender- und uhrzeitgesteuert mit der...
- Seite 29 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch wählen Sie das Jahr aus, dessen Feiertage Sie in die Kalendertabelle schreiben wollen. Bestätigen Sie mit , um ins Monats-Menü zu kommen. Wählen Sie den Monat aus, der den Feiertag (bzw. mehrere Feiertage) hat, zum Bei- spiel Dezember.
- Seite 30 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Im darauffolgenden Tages-Menü geben Sie den Feiertag ein. In unserem Beispiel den zweiten Weihnachtsfeiertag Taste blinkt. Nach dem Drücken von , erhalten Sie folgendes Menü: Mit den vier Pfeiltasten im folgenden Menü legen Sie fest, in welchem Zeit- raum die Feiertag- oder Sonderansage (hier Feiertagansage Weihnachten) wieder- gegeben werden soll.
- Seite 31 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Wollen Sie nun die, in der Kalender-Tabelle festgehaltene, Zeitdauer der Feiertagansage ändern, drücken Sie zunächst den zu ändernden Tag, hier Die Taste beginnt nun zu blinken. Ein Zeichen dafür, daß Sie jetzt ändern oder löschen- können.
- Seite 32 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Ist die erste Tabellen-Seite mit Feiertagen vollgeschrieben, steht in diesem Feld "Nächste Seite" und Sie können auf die zweite Seite wechseln HINWEIS: Sie können die Feiertag- oder Sonderansage jederzeit mit ausschalten. Seite 32...
- Seite 33 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 4.3.3 Vermittlungsziele überprüfen und ändern Um Teleserver Memo Pro mitzuteilen, an welche Ziele nach der automatischen Anrufannahme vermittelt werden soll, sind die Rufnummern der Ziele einzugeben. Für jede der Betriebsarten (Tag-, Mittag-, Nacht-, Feiertagbetrieb) kann ein Vermittlungsziel bestimmt werden.
- Seite 34 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Um das Vermittlungsziel einzugeben, an welches Anrufer tagsüber vermittelt werden sollen, drücken Sie das Bedienfeld rechts neben Tag. Sie sind nun im Vermittlungsziel-Eingabe-Menü und können jetzt das gewünschte Vermittlungsziel, zum Beispiel Rufnummer 30 festlegen, unter der beispielsweise ein Mitglied der Telefonzentrale erreichbar ist.
- Seite 35 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Da die Telefonzentrale in unserem Beispielunternehmen während der Mittagspause nicht besetzt ist, geben wir nun eine Mittagsmailbox ein. Hier können Anrufer nach der Ihrer firmenindividuellen Begrüßungsansage eine Nachricht hinterlassen. Wählen Sie dazu das Bedienfeld rechts neben Mittag aus.
- Seite 36 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Sollten Anrufer mit MFV- (Tonwahl-) Telefon die Möglichkeit erhalten, sich durch Wahl einer Taste ('1...9' auch selbst mit der gewünschten Abteilung oder dem gewünschten Gesprächspartner zu vermitteln, so sind die Rufnummern dieser Ziele zusätzlich einzugeben.
- Seite 37 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Sie gelangen in das Vermittlungsziel-Eingabe-Menü und können jetzt das Vermittlungsziel für die Kurz- wahl-Nummer 1 eingeben. Drücken Sie zum Beispiel ' 3 ' und ' 0 ' und bestätigen Sie mit . Sollten Sie sich vor der Bestätigung vertippt haben, so können Sie Ihre Wahl mit rück-...
- Seite 38 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 4.3.4 Nachrichtenaufzeichnung überprüfen und ändern Im Nachrichtenaufzeichnung-Menü bekommen Sie einen schnellen Überblick, welche Mailboxen im Tag-, Mittag-, Nacht- und Feiertagbetrieb aktiviert sind. Bei Bedarf können Sie hier die Nachrichtenauf- zeichnung der einzelnen Mailboxen aus- und gegebenenfalls wieder einschalten.
- Seite 39 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Durch Drücken auf schalten Sie die Nachrichtenaufzeichnung der Box 41 aus. Auch bei den Mailboxen, die Sie eventuell als Kurzwahl-Vermittlungsziel eingegeben haben, läßt sich die Nachrichtenaufzeichnung aus- und gegebenenfalls wieder einschalten. In diesem Beispiel wurde als Kurzwahl-Vermittlungsziel die Mailbox 10 eingegeben.
- Seite 40 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Das Menü ' WARTEMUSIK ' Mit Teleserver Memo Pro wird vermittlungsbedingte Wartezeit Ihrer Anrufer durch individuelle Warte- musik und aktuelle Ansagen zum Entertainment. Wartemusik und -text können von Ihnen jederzeit indivi- duell aufgenommen und zusammengestellt werden. Hierfür stehen Ihnen 24 vorprogrammierte GEMA- freie Musiktitel zur Verfügung.
- Seite 41 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 4.4.1 Eigene Musiktitel und Ansagen aufnehmen Vorgehensweise: Eigene Musiktitel über das integrierte CD-ROM-Laufwerk einspielen Drücken Sie ' WARTEMUSIK ' . Geben Sie als Kennwort Zentrale ' 1 2 3 4 ' ein. Wählen Sie Eigene Musik, Texte...
- Seite 42 Wenn das CD-Fach vollständig geöffnet ist, legen Sie die CD mit Ihrem Wunschtitel bzw. der gewünschten Ansage ein. Schließen Sie das CD-Fach mit . Teleserver Memo Pro zeigt Ihnen den CD-Typ, die Tracknummer des Titels bzw. der Ansage, sowie die Gesamtlänge der eingelegten CD an Warten Sie kurz und wählen Sie...
- Seite 43 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch beenden Sie die Aufnahme. Über den Hörer können Sie sofort Ihr Ergeb- nis kontrollieren. Wenn Sie einen weiteren Titel oder eine Ansage aufnehmen möchten, drücken Sie erneut oder und verfahren wie in beschrieben. Möchten Sie nun Ihr Warteprogramm aus Musik und Text zusammenstellen, so gehen Sie mit ins Wartemusikmenü.
- Seite 44 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Wählen Sie Eigene Musik, Texte Um den ersten Wartetext aufzusprechen, drücken Sie Warten Sie kurz nehmen Sie den Hörer und wählen Sie als Aufnahme- medium. starten Sie nun Ihre Aufnahme. Sprechen Sie ruhig und deutlich.
- Seite 45 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 4.4.2 Ein eigenes Warteprogramm zusammenstellen Teleserver Memo Pro ermöglicht Ihnen, wie ein Programmdirektor ein unterhaltsames und informatives Warteprogramm für Ihre Anrufer zusammenzustellen. Damit nutzen Sie die vermittlungsbedingte Warte- zeit effizient für unternehmensspezifische Ziele (Werbung, PR, Marketing, etc.).
- Seite 46 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Wählen Sie Programm oder gegebenenfalls wählen Sie den Titel aus, den Sie in Ihr Wunschprogramm aufnehmen wollen. Drücken Sie nun um den ausgewählten Titel ins Programm aufzunehmen. Der Titel erscheint nun oberhalb des Cursors (grauer Balken) im Programmfenster.
- Seite 47 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch oder gegebenenfalls mit wählen Sie den ersten Text für Ihr firmenindividuelles Wunschprogramm aus. Drücken Sie nun um den ausgewählten Text ins Programm aufzunehmen. Der Titel erscheint nun ebenfalls oberhalb des Cursors (dunkler Balken) im Programm fenster.
- Seite 48 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Legen Sie mit fest, in welchen Abständen der Wartetext in die Musik eingeblendet wird. Die Einstellung erfolgt in 5-Sekunden-Abständen und die längste Textpause ist 40 Sekunden lang. Möchten Sie nun die Reihenfolge der Musiktitel definieren, so gehen Sie mit Menü...
- Seite 49 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Das Menü ' VOICE MAIL ' Teleserver Memo Pro bietet eine Reihe von Mailboxfunktionen (Übersichts-, Statistik- und Verwaltungs- funktionen, die im Menü ' VOICE MAIL ' zu finden sind. Hier erhalten Sie nähere Auskunft über die Nut- zung bzw.
- Seite 50 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Sprachspeicherbelegung in Prozent Anzahl aller eingerichteten Mailboxen Wählen Sie nun Mailbox verwalten verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über bereits installierte Mailboxen. In unserem Beispiel sind bereits 24 Mailboxen eingerichtet. Ist die Seite vollgeschrieben blättern Sie mit auf die nächste Seite.
- Seite 51 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Um eine bereits eingerichtete Mailbox zu löschen, wählen Sie Löschen Sie nun beispielsweise Mailbox 111, indem Sie ' 1 ' , ' 1 ' , ' 1 ' eingeben. Drücken Sie nun , um das Löschen der Mailbox zu bestätigen.
- Seite 52 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Sie erhalten dann einen Hinweis, wenn das Löschen erfolgreich war. Indem Sie drücken, gelangen Sie wieder in das Mailbox-Verwaltung-Menü. Um einzelne Mailboxen oder aber ganze Mailboxgruppen einzurichten, drücken Einzelne Mailbox einrichten: Geben Sie die Nummer der Mailbox ein, die Sie einrichten wollen zum Beispiel Mailbox 20, und bestätigen Sie dies mit...
- Seite 53 4.5.2) sowie die Anzeige der Systemauslastung (siehe Kap. 4.5.3) aufrufen können. HINWEIS: Alle Mailboxen, die direkt am Teleserver Memo Pro eingerichtet wurden, erhalten die Standard-Codenummer ' 1 2 3 4 ' . Jeder Mailboxnutzer sollte dann diese Codenummer durch seine persönliche Codenummer für Fernabfrage ersetzen (siehe Kap. 5.9).
- Seite 54 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 4.5.2 Mailboxenstatistik anzeigen Vorgehensweise: Statistikfunktionen aufrufen Nach Aufruf der Funktion ' VOICE MAIL ' und nach Eingabe des Kennwortes ' 1 2 3 4 ' erhalten wir wieder folgende Ansicht des Voice Mail Menüs. Drücken Sie zunächst Mailboxenstatistik Wählen Sie nun ...Anzahl der Nachrichten...
- Seite 55 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Diese Tabelle gibt Ihnen einen Überblick über die Nachrichtenanzahl in den 160 meistgenutzten Mailboxen. blättern Sie auf die nächsten Seiten, um alle 160 Boxen überblicken zu- können. Durch gegebenenfalls mehrmaliges Drücken von gelangen Sie zurück zum Mailboxstatistik-Menü...
- Seite 56 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Diese Übersicht zeigt Ihnen an, wieviel Speicherkapazität (in Minuten) von jeder einzelnen Mailbox beansprucht wird. Auch diese Tabelle zeigt die 160 meistgenutzten Mailboxen an. blättern Sie auf die nächsten Seiten, um alle 160 Boxen überblicken zu- können.
- Seite 57 4.5.3 Systemauslastung analysieren Je nach Ausbaustufe kann Teleserver Memo Pro mit 2 bis 8 Ports ausgestattet werden. Bei großem Anrufaufkommen empfiehlt es sich Teleserver Memo Pro auf acht Ports auszubauen. Um Aufschluß darüber zu erhalten, wie oft das System voll ausgelastet war, können Sie eine Statistik aufrufen. Sie zeigt den Zeitanteil (in Minuten), in dem das System innerhalb eines bestimmten vergangenen Zeitraumes (30 Tagen, 7 Tage, 24 Stunden) keine weiteren Anrufe (extern wie intern) bedienen konnte.
- Seite 58 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Wie lesen Sie die folgende Grafik?: Die Vollauslastung der letzten 24 Stunden erhalten Sie zunächst direkt in Minuten angezeigt. In Form eines Balkendiagramms wird der Tag in Einheiten zu 4 Stunden aufgeteilt, um die Spitzenlastzeiten genauer zu sehen.
- Seite 59 MFV- (Tonwahl-) Telefon an. Die Rufnummer erfahren Sie von dem Service-Techniker, der das System an Ihrer Telefonanlage angeschaltet hat. Je nachdem, von wo aus Sie anrufen, fordert Teleserver Memo Pro Sie auf, Ihre Codenummer und evtl. Ihre Mailboxnummer einzugeben. Eine gesprochene Bedienerführung (Audioscroll) unterstützt Sie jeder- zeit.
- Seite 60 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Seite 60...
- Seite 61 Für jeden internen Teilnehmer, der eine Anrufbeantworterfunktion für seine Nebenstelle wünscht, ist eine Mailbox einzurichten. Diese Mailbox ist der Nebenstelle fest zugeordnet. Bei Auslieferung ist in Teleserver Memo Pro noch keine Mailbox eingerichtet. Es empfiehlt sich, das Einrichten der Mailboxen im Rahmen der Installation vorzunehmen. Weitere Mailboxen können Sie nach Bedarf einrichten.
- Seite 62 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Um Ihren Namen aufzusprechen, drücken Sie mehrmals , bis Sie die System- ansage " Kein Benutzernamen vorhanden" hören. Drücken Sie nun und sprechen Sie nach der Aufforderung und dem anschließen den Signalton Ihren Namen auf.
- Seite 63 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Persönlichen Begrüßungstext aufnehmen Bei Teleserver Memo Pro können Sie bis zu drei individuelle Begrüßungstexte für verschiedenste Anlässe gestalten. Solange noch kein von Ihnen aufgenommener Begrüßungstext existiert, oder Sie Ihre Ansage gelöscht haben, hören Anrufer folgende Standardansage: " Hier ist die Mailbox von Teilneh- mer..".
- Seite 64 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Teleserver Memo Pro ermöglicht die Aufnahme von bis zu drei persönlichen Begrüßungstexten. So haben Sie zu jeder Situation eine passende Begrüßung für Ihre Anrufer bereit. Vorgehensweise: Persönliche Begrüßungstexte aufnehmen Rufen Sie Teleserver Memo Pro an. Geben Sie nach Aufforderung Ihre persönliche Codenummer ein.
- Seite 65 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Nachrichten anhören / löschen / weiterleiten Nachdem Sie Teleserver Memo Pro angerufen haben, bekommen Sie immer einen Hinweis darüber, ob Nachrichten vorliegen oder nicht. Vorgehensweise: Eigene Nachrichten anhören und löschen Rufen Sie Memo Pro an. Geben Sie nach Aufforderung Ihre persönliche Codenummer ein.
- Seite 66 Sie die Bedienung, indem Sie auflegen oder eine andere Mailboxfunktion wählen. HINWEIS: Das Weiterleiten von Nachrichten ist nur dann erfolgreich, w enn der Empfänger eine Mailbox eingerichtet und zudem die Nachrichtenaufzeichnung eingeschaltet hat. Ist dies nicht der Fall erhalten Sie von Teleserver Memo Pro einen entsprechenden Hinweis. Seite 66...
- Seite 67 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Interne Mitteilungen versenden Sie können an einen oder mehrere Kollegen interne Mitteilungen versenden. Teleserver Memo Pro übernimmt somit die Hauspostfunktion in Ihrem Unternehmen. Vorgehensweise: Interne Mitteilung versenden Rufen Sie Memo Pro an. HINWEIS: Im Nachrichtenblock hören Sie entweder den Systemtext " keine Nachricht vorhanden..."...
- Seite 68 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Privatmitteilung aufsprechen / anhören Sie können eingeweihten Anrufern (Ehepartner, Freunde, ...) eine Privatmitteilung in Ihrer Mailbox hinter- lassen. Diese Mitteilung kann nur von Anrufern angehört werden, denen die spezielle Codenummer für Ihre Privatmitteilung bekannt ist.
- Seite 69 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Memo Pro fordert Sie zur Eingabe Ihrer neuen Codenummer auf. Geben Sie Ihre Codenummer (Ziffern ' 0 ... 9 ' sind erlaubt) ein. Memo Pro fragt Sie zur Sicherheit ein zweites Mal nach Ihrer Codenummer.
- Seite 70 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten Die Aufzeichnung von Nachrichten ist ein-/ausschaltbar. Bei ausgeschalteter Nachrichtenaufzeichnung hört ein Anrufer lediglich Ihren Begrüßungstext. Vorgehensweise: Nachrichtenaufzeichnung ein-/ausschalten Rufen Sie Memo Pro an. Blättern Sie mit der Taste zu der Systemansage: " Nachrichtenaufzeichnung ...
- Seite 71 Benachrichtigungsruf aktivieren / deaktivieren Um auch an beliebigen Telefonen (Mobiltelefonen, Privatanschlüssen,...) eine Meldung über eingetroffe- ne Nachrichten in Ihrer Mailbox zu erhalten, können Sie in Teleserver Memo Pro einen Benachrichti- gungsruf aktivieren. Teleserver Memo Pro unterrichtet Sie dann über eingegangene Nachrichten. Sie legen mit der Eingabe der Benachrichtigungsnummer selbst fest, wo.
- Seite 72 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Blättern Sie nun gegebenenfalls mit zurück zu der Systemansage: "Benachrichtigungsruf...geschaltet" und schalten Sie mit den Benachrichtigungsruf ein. Die Eingabe der Benachrichtigungsrufnummer ist nun abgeschlossen. Beenden Sie die Bedienung, indem Sie den Hörer auflegen oder fahren Sie weiter fort.
- Seite 73 In Ihrer Abwesenheit, zum Beispiel im Urlaubsfall, können Sie die Vertreterfunktion aktivieren. Anrufer werden dann nach dem Hören Ihrer Begrüßungsansage mit einem Stellvertreter (z.B. Kollegen) Ihrer Wahl verbunden. Voraussetzung ist jedoch, daß Sie Teleserver Memo Pro die Rufnummer (Neben- stelle) Ihres Stellvertreters mitteilen.
- Seite 74 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Codenummer für Fernabfrage ändern Ihre persönliche, mehrstellige Codenummer schützt Ihre Mailbox vor unbefugtem Zugriff. Sie ist beim Einrichten der Mailbox erstmalig festgelegt worden und ist später jederzeit von Ihnen änderbar. Vorgehensweise: Eigene Codenummer ändern Rufen Sie Memo Pro an.
- Seite 75 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 5.10 Benutzersprache einstellen Teleserver Memo Pro spricht viele Sprachen und erleichtert den Einstieg und die Bedienung für Kolle- gen oder Gäste, die anderer Nationalität sind. Vorgehensweise: Benutzersprache einstellen Rufen Sie Teleserver Memo Pro an. Blättern Sie mit der Taste bis zur Systemansage "...
- Seite 76 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch INSTALLATION DURCH DEN SERVICETECHNIKER ACHTUNG: Die Inbetriebnahme ist nur vom autorisierten Service-Techniker, anhand der nachfolgend be- schriebenen Schritte, durchzuführen. Beachten Sie unbedingt die in Kap. 2 aufgeführten Sicherheitshinweise. Bevor Sie mit der Installation beginnen, lesen Sie bitte das Handbuch, insbesondere dieses Kapi- tel aufmerksam durch.
- Seite 77 Allgemeine Systemvoraussetzungen Teleserver Grundgerät und Steckmodule Der Teleserver Memo Pro ist für den Einsatz an Telekommunikationsanlagen, kurz TK-Anlagen konzipiert. Die TK-Anlage ist in jedem Fall für den Anschluß des Teleservers vorzubereiten und zu konfigurieren. Der Teleserver muß für den jeweiligen TK-Anlagentyp zugelassen sein. Die Anschaltung an die TK-Anlage erfolgt über analoge Schnittstellen.
- Seite 78 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Anbindung über V.24-Schnittstelle (COM 2): Erfolgt eine Signalisierung zwischen dem Teleserver und der TK-Anlage über die V.24-Schnittstelle, sind entsprechende Systemvoraussetzungen (z.B. Ausstatten der TK-Anlage mit einer V.24-Baugruppe) zu schaffen. Diese Form der Signalisierung kann erforderlich werden, wenn das Voice Mail Protokoll über eine V.24- Schnittstelle an das Voice Mail System übertragen wird.
- Seite 79 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Anschaltung an die TK-Anlage 6.3.1 Installation der Module Bevor Sie den Teleserver einschalten, stecken Sie die gewünschte Anzahl der Module in den Teleserver. Hierfür entfernen Sie die Abdeckplatte des Teleservers indem Sie die beiden Öffnungsriegel nach links drücken.
- Seite 80 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Abb. 9: Ziehen der Module, wenn nötig mit Hilfe eines Schraubenziehers (Vorsichtiges Aushebeln des Moduls an den vorgesehenen Aussparungen im Modul und dem seitlichen Führungssteg) Position im Teleserver Modul Steckplatzbezeichnung Funktion des Moduls im Teleserver z.B.
- Seite 81 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 6.3.2 Installation der analogen Ports Verwenden Sie zur Anschaltung der analogen Ports die, den Modulen beiliegenden, Western/Western-An- schlußkabel. Die Anschlußbelegung der Western-Stecker entnehmen Sie bitte der beiliegenden Anschalt- anweisung. Abb. 10: Beschriftung der Einsteckmodule 6.3.3 Installation der V.24-Schnittstelle (COM 2)
- Seite 82 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 6.3.4 Installation des Wartemusik-Ports Der Teleserver wird mit dem Wartemusik-Modul (Steckplatz PABX MOH) bestückt (Siehe Kapitel 6.3.1). Der potentialfreie 600 Ohm Ausgang wird über das beiliegende Wartemusik-Anschlußkabel an den vor- gesehenen Port der Telefonanlage (MOH-Port, Wartemusik-Eingang) angeschlossen. Die Telefonanla- ge wird für die Wartemusik-Einspielung konfiguriert (Siehe Systemhandbuch der Telefonanlage).
- Seite 83 Teleserver Memo Pro in Betrieb nehmen, beachten Sie unbedingt die Sicherheitshinweise (siehe Kap. 2). Füllen Sie jetzt zunächst die nachstehende Tabelle aus. Zum einen benötigen Sie diese Informationen bei der folgenden Erstanschaltung von Teleserver Memo Pro, zum anderen sollten Sie diese Informationen an Ihren Ansprechpartner beim Kunden weitergeben: Parameter...
- Seite 84 Wählen Sie nun mit den gewünschten Anlagentyp aus und bestätigen Sie die Auswahl mit Teleserver Memo Pro fordert Sie nun auf die Parameteränderung (d.h. die Definition der TK-Anlage) zu speichern. speichern Sie die neuen Parameter, Teleserver Memo Pro führt danach einen Warmstart durch.
- Seite 85 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch HINWEIS: Das Blinken des Technik-Menüfeldes zeigt an, daß die Erstanschaltung noch nicht erfolgreich be- endet ist. Sie haben dann möglicherweise einen wichtigen Parameter vergessen. Um den zuvor eingestellten Parameter (z.B. TK-Anlagentyp) zu ändern, drücken Sie ' TECHNIK ' und geben Sie die Codenummer ' 5 9 9 1 ' ein.
- Seite 86 HINWEIS: Die automatische Anrufannahme und der Einstieg in das Menü ' TECHNIK ' ist nur möglich, wenn die ‘ Apparate-Nr-Vermittlung ’ eingegeben wurde und der Vermittlungsapparat auf Teleserver Memo Pro umgeleitet oder ‘ nach Zeit ’ weitergeschaltet wird. Seite 86...
- Seite 87 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch 6.4.2 Ändern von Standardeinstellungen Die Erst-Inbetriebnahme ist nun erfolgt.Über das Technik-Menü können Sie jederzeit Standardein- stellungen verändern. Mit Eingabe des Kennwortes ' 8 9 9 1 ' sind Sie im Read-Only-Modus, d.h. Sie können sich einen Überblick über die Standard-Einstellungen verschaffen ohne diese ändern zu können.
- Seite 88 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Bestätigen Sie Ihre Absicht zum Einstellen von Parametern mit . Sie gelangen nun in das erste Technik Parameter-Menü. ACHTUNG: Wenn Sie bestätigen wird der Teleserver angehalten, d.h. bestehende Gespräche werden ge- trennt und es werden keine weiteren Gespräche mehr angenommen. Die Wiedergabe der Warte- musik wird jedoch nicht angehalten.
- Seite 89 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch ACHTUNG: Wenn Sie einen System Reset durchführen, gehen alle Mailboxen und damit auch alle aufgezeichneten Ansagen, Nachrichten und Mitteilungen verloren. Folgenden Warnhinweis erhalten Sie, bevor Sie einen System-Reset durchführen: Die Message Waiting Sequenz Diese Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Anbindung an die TK-Anlage nicht über eine V.24-Schnittstelle erfolgt.
- Seite 90 (z.B.: P 023 = Pause von 230ms) Nach der Installation Geben Sie den " Startschuß " für die erfolgreiche Nutzung von Teleserver Memo Pro! Suchen Sie sich in der Firma einen Ansprechpartner und richten Sie mit diesem zusammen eine Mailbox ein.
- Seite 91 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch TECHNISCHE DATEN Anzahl Ports (je nach Ausbaustufe): 2 bis 8 Anzahl Mailboxen (je nach Ausbaustufe): bis 1000 Speicherkapazität (je nach Ausbaustufe): bis zu 37 Stunden max. Nachrichtendauer: einstellbar 2 bis 20 Minuten max. Dauer von Mitteilungen...
- Seite 92 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Stromversorgungen: Tischnetzteil: 100 - 250V AC/50 - 60 Hz Leistungsaufnahme: max 45 VA Umgebungsbedingungen: Lagerung: 0 - 40 Grad Celsius 15 - 95 % relative Feuchte Betrieb: 10 - 35 Grad Celsius 15 - 75 %...
- Seite 93 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch ANHANG Ansagebeispiele Ansage vor dem Melden (AVOM) ohne MFV-Durchwahlmöglichkeit Tagansage: "Willkommen bei der Kundenfreund GmbH, bitte legen Sie nicht auf Ihr Gespräch wird gleich weiter- verbunden". Nachtansage: "Willkommen bei der Firma Kundenfreund, Sie rufen außerhalb unsere Öffnungszeiten an, bitte seien Sie so freundlich und hinterlassen uns Ihre Nachricht nach den Signalton oder senden Sie uns ein Fax unter der Nummer ........wir rufen Sie gerne zurück, vielen Dank und auf Wiederhören".
- Seite 94 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Beispiel bei Nutzung der Vertreterfunktion: "Willkommen in der persönlichen Mailbox von Petra Müller, Firma Kundenfreund GmbH, bis einschließ- lich 07.08. bin ich im Urlaub, bitte legen Sie jetzt nicht auf, indem Sie schweigen, werden Sie gleich mit meinem Stellvertreter Herrn Huber verbunden".
- Seite 95 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Liste zum Eintrag firmenspezifischer Ansagen und Vermittlungsziele Seite 95...
- Seite 96 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Seite 96...
- Seite 97 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Liste der mitgelieferten gebührenfreien Musiktitel Die folgenden 24 Titel (' Titel 1 ' ..' Titel 24 ') sind in Teleserver Memo Pro's digitalem Speicher abge- legt. Sie wurden speziell für die Einspielung in Telefonanlagen komponiert und sind gebührenfrei.
- Seite 98 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Informationen zum Urheberschutz Fast alle im Handel erhältlichen Musikstücke sind urheberrechtlich geschützt. Das Einspielen in Ihre Telefonanlage kann gebührenpflichtig sein. Bitte beachten Sie die in Ihrem Land gültigen Regelungen. Seite 98...
- Seite 99 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Kontaktaufnahme mit ProEmotion Seite 99...
- Seite 100 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Faxanforderung für weitere Kurzbedienkarten Seite 100...
- Seite 101 Teleserver Memo Pro - Systemhandbuch Declaration of Conformity Seite 101...