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Hinweise zur sinnvollen Benutzung
Allgemeine Hinweise zur Benutzung des Telefons
Anrufe entgegennehmen
Anrufen
INDeX 9.0 - Bedienungsanleitung für Standard-Telefone
Ein Telefon bietet schnelle Kommunikationsmöglichkeiten.
Bedenken Sie jedoch, daß es von Ihrem Verhalten am Telefon
abhängt, welchen Eindruck Sie – und damit Ihre Firma - bei anderen
hinterlassen. Nichtverbale Kommunikationsmittel wie Lächeln,
Schulterzucken, Nicken sind am Telefon nicht sichtbar, daher kommt
der Art, wie Sie sprechen, besonders große Bedeutung zu.
– Sprechen Sie deutlich und bleiben Sie immer freundlich.
– Fassen Sie sich kurz und weichen Sie nicht vom Thema ab.
– Stellen Sie Ihr Telefon in unmittelbarer Reichweite auf.
– Legen Sie Schreibutensilien neben das Telefon und benutzen Sie sie.
– Vergewissern Sie sich, daß Sie eine Liste interner und externer
Nummern zur Hand haben.
– Wenn Sie während eines Anrufes mit einem Kollegen sprechen
müssen, teilen Sie dies dem Anrufer mit und stellen Sie ihn auf Warten
(siehe Seite 17).
– Bereiten Sie Ihrer Vermittlungsstelle keine unnötige Arbeit:
– transferieren Sie Anrufe selbst, anstatt sich an die Vermittlungsstelle
zu wenden.
– Informieren Sie Ihren Systemmanager unverzüglich über
Veränderungen in Ihrer Abteilung, so daß seine Listen für
Annahmegruppen, Telefonverzeichnisse, etc. immer auf dem neuesten
Stand sind.
– Melden Sie sich sofort und mit Angabe Ihres Namens.
– Seien Sie hilfsbereit und freundlich.
– Bitten Sie den Anrufer um seinen Namen und benutzen Sie ihn.
– Reagieren Sie nicht ungehalten, wenn sich jemand verwählt hat;
nehmen Sie Entschuldigungen immer an. Leiten Sie den Anruf an den
richtigen Anschluß weiter, soweit Ihnen dies möglich ist (siehe Seite
16).
– Hören Sie dem Anrufer zu und lassen Sie ihn wissen, daß Sie ihm
zuhören.
– Wenn Sie etwas ausrichten sollen, geben Sie auch Ihren Namen, den
Namen des Anrufers, das Datum, die Uhrzeit und die Bezugssache an.
– Sollte die Leitung unterbrochen werden, warten Sie, bis der
ursprüngliche Anrufer sich erneut meldet.
– Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen möchten; weichen Sie nicht
vom Thema ab. Machen Sie sich, falls erforderlich, Notizen, bevor Sie
anrufen.
– Entschuldigen Sie sich immer, wenn Sie sich verwählt haben. Es ist
Ihre Schuld, nicht die der anderen Person.
– Sollte die Leitung unterbrochen werden, rufen Sie so bald wie möglich
zurück.
– Wenn der Anschluß an eine Voice Mail weitergeleitet wird, hinterlassen
Sie eine Nachricht. Warten Sie nur dann, bis sich die Vermittlungsstelle
meldet, wenn Ihr Anliegen dringend ist.
38DHB0002GEAJ – Ausgabe 2 (01/01)
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