Vor Verwendung Der Dokumentenablage; Zum Speichern Empfohlene Informationen - Sharp MX-M354N Bedienungsanleitung

VOR VERWENDUNG DER DOKUMENTENABLAGE

Dieser Abschnitt enthält Informationen, die Sie kennen sollten, bevor Sie die Dokumentablagefunktion verwenden.
Ordner
Es gibt drei Arten von Ordnern, die für das Speichern von Dateien mit Hilfe der Dokumentenablage verwendet werden.
Offene Ablage
In diesem Ordner werden Dokumente gespeichert, die mithilfe der Taste [Offene Ablage] gescannt wurden. Jedem Auftrag werden automatisch ein
Benutzername und ein Dateiname zugewiesen.
Hauptordner
In diesem Ordner werden Dokumente gespeichert, die mithilfe der Taste [Ablage] gescannt wurden.
Wenn Sie einen Auftrag im Hauptordner speichern, können Sie einen zuvor gespeicherten Benutzernamen festlegen und einen Dateinamen
zuweisen.
Beim Speichern einer Datei kann auch ein Kennwort festgelegt werden ([Vertraulich] speichern).
Benutzerdefinierter Ordner
In diesem Ordner können Ordner mit benutzerdefinierten Namen angelegt werden.
Wird ein Dokument mit der Taste [Ablage] gescannt und ein Ordner ausgewählt, so wird das Dokument in dem festgelegten Ordner gespeichert.
Wie beim Hauptordner können Sie bei anwenderspezifischen Ordnern während des Speicherns einen zuvor gespeicherten Benutzernamen festlegen und einen
Dateinamen zuweisen.
Für anwenderspezifische Ordner sowie für die in anwenderspezifischen Ordnern gespeicherten Dateien können Passwörter festgelegt werden.
Auf der Festplatte können maximal 1000 anwenderspezifische Ordner erstellt werden.

Zum Speichern empfohlene Informationen

Beim Speichern eines Auftrags mit dem Befehl "Ablage" oder "Scan zu HDD" sollten die folgenden Informationen mitgespeichert werden. Diese
Einstellungen sind nicht erforderlich, wenn Sie einen Auftrag mit der Funktion "Offene Ablage" speichern.
Benutzernamen
Benutzerdefinierter
Ordner
Mein Ordner
• Systemeinstellungen:
Diese Einstellung wird verwendet, um kundenspezifische Ordner für die Dokumentenablage zu erstellen. Für einen kundenspezifischen Ordner kann
ein Passwort festgelegt werden.
• Systemeinstellungen (Administrator): Benutzerliste
Wird verwendet, um einen Benutzernamen zu speichern und einen Ordner als "Mein Ordner" festzulegen.
Offene
Ablage
Ist erforderlich, wenn Sie den gespeicherten Dateien einen Benutzernamen zuordnen. Die Benutzernamen werden in der
"Benutzerliste" unter den Systemeinstellungen (Administrator) gespeichert. Ein Benutzername wird auch als Suchbedingungen bei der
Suche nach einer Datei verwendet.
Der Hauptordner steht anfänglich als Speicherort für die Funktionen "Ablage" und "Scannen auf Festplatte" zur Verfügung.
Wenn mit dem Befehl "Doku.-Ablage-Kontrolle" in den Systemeinstellungen eigene Ordner erstellt wurden, kann ein selbst
angelegter Ordner als Speicherort für Dateien festgelegt werden. Zwecks Zugriffsbeschränkung für andere Benutzer kann ein
eigener Ordner mit einem Passwort geschützt werden.
"Mein Ordner" wird über die "Benutzerliste" in den Systemeinstellungen (Administrator) festgelegt. Sie können entweder einen
zuvor erstellten kundenspezifischen Ordner als "Mein Ordner" auswählen oder einen neuen "Mein Ordner" selbst erstellen.
Wenn "Mein Ordner" konfiguriert wurde und die Benutzer-Authentifizierung aktiviert ist, wird "Mein Ordner" immer als Ziel für
"Ablage" und "Scan zu HDD" verwendet.
Doku.-Ablage Kontrolle (Seite 7-25)
Ordner auf der Festplatte
Hauptordner
Benutzerdefinierter
Ordner
6-4
DOKUMENTENABLAGE
Inhalt