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IP Office 4.0 Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 15-601077 Version 8 (30.01.2007)
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Inhaltsverzeichnis Das Telefon..........................1 Über dieses Handbuch ..........................1 Überblick..............................1 Anrufpräsentationstasten..........................3 Symbole für Anrufpräsentationstasten ....................... 4 Systemfunktionen ............................4 Anmelden ..............................5 Abmelden ..............................5 Kein Benutzer ............................. 6 Display................................ 7 Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung ..............9 Einen Anruf entgegennehmen........................9 Tätigen von Anrufen ..........................
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Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Funktionstasten ........................29 Überblick über die Funktionstasten ......................29 Anzeigemodus............................30 Programmieren von Funktionstasten......................31 Programmiermodus - Abkürzungen......................32 Ausführliches Programmieren ........................33 Ändern von Funktionstastenbezeichnungen .................... 34 Systemfunktionen ........................35 Systemfunktionen ............................. 35 Rückruf ..............................35 Rufweiterleitung............................
Das Telefon Über dieses Handbuch In diesem Handbuch wird die Verwendung der Funktionen Ihres Avaya IP Office 2420/5420-Telefons beschrieben. Grundlegende Telefoneinstellungen und Funktionalität finden Sie in der Schnellreferenz für Ihr IP Office- Telefon. Weitere Informationen über IP Office finden Sie unter www.avaya.com/support und unter http://marketingtools.avaya.com/knowledgebase.
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Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Vorherige/nächste Seite: durch die verschiedenen Seiten der Bildschirme für Anrufbearbeitung, Kurzwahlen und Anrufprotokolle blättern. Diese Taste dient außerdem dazu, den Cursor während der Eingabe von Daten zu bewegen. Nachrichten: Rufen Sie Ihre Mailbox auf. 5. Anrufbearbeitungstasten: •...
Das Telefon Anrufpräsentationstasten Standardmäßig enthält die erste Seite des Hauptbildschirms zur Anrufbearbeitung drei Tasten, die als Anrufpräsentationstasten eingerichtet sind. Diese Tasten werden Ihnen vom Systemadministrator zugewiesen und sind mit a=, b=und c=bezeichnet. Eine unterstrichene Anrufpräsentationstaste (z.B. a=) weist daraufhin, dass die Leitung aktiv ist. Der Systemadministrator kann eine Anrufpräsentationstaste durch Folgendes ändern: •...
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Symbole für Anrufpräsentationstasten Mithilfe der Symbole, die für die Anrufpräsentations- bzw. Funktionstasten angezeigt werden, können Sie den Status (beispielsweise Halten) der einzelnen Anrufe ermitteln. Des Weiteren geben Symbole an, ob eine Funktion für eine bestimmte Taste aktiviert wurde. •...
Das Telefon Anmelden Ihr Administrator hat Ihre anfängliche Konfiguration erstellt, sodass Sie automatisch auf Ihrer privaten Nebenstelle angemeldet werden. Es kann jedoch sein, dass Sie sich aus den folgenden Gründen anmelden müssen: • Erzwungene Anmeldung - Falls Ihre Konfiguration keine automatische Anmeldung auf Ihrer privaten Nebenstelle gestattet.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Kein Benutzer Die Konfiguration "Kein Benutzer" wird für Nebenstellen verwendet, auf denen der private Benutzer gegenwärtig nicht angemeldet ist, zum Beispiel: • Der private Benutzer ist auf einer anderen Nebenstelle angemeldet • Die erzwungene Anmeldung ist aktiviert Eine Nebenstelle, die als "Kein Benutzer"...
Das Telefon Display Telefon gesperrt: Nur interne Anrufe möglich. Rufweiterleitung ein: Siehe Rufweiterleitung. In Gruppe: Sie können die Gruppenmitgliedschaft aktivieren/deaktivieren. Gehaltene Anrufe: Zeigt die Anzahl gehaltener Anrufe. Siehe Halten. Nicht stören eingeschaltet: Siehe Nicht stören. KBen Kein Benutzer: Die Nebenstelle ist zur Zeit nicht angemeldet, siehe Kein Benutzer Außerhalb der Bürozeiten: Dies wird angezeigt, wenn sich eine oder mehrere Gruppen im Modus "Außerhalb der Bürozeiten"...
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Einen Anruf entgegennehmen Wenn an Ihrem Telefon ein Anruf eingeht, ertönt ein Klingelton, und neben der entsprechenden Anrufpräsentationstaste wird ein blinkendes Glockensymbol angezeigt. So nehmen Sie einen eingehenden Anruf entgegen: Gehen Sie auf eine der beiden beschriebenen Arten vor. •...
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Tätigen von Anrufen Mit dem Telefon können Sie auf unterschiedliche Weise Anrufe tätigen: So tätigen Sie einen Anruf manuell: 1. Nehmen Sie den Hörer ab und wählen Sie die entsprechende Nummer mit den Wähltasten. Denken Sie stets daran, zum Anrufen einer externen Nummer die erforderliche Vorwahl, beispielsweise 9, für eine externe Leitung zu wählen und verfolgen Sie den Anruffortschritt mit.
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Arbeiten mit der Sprechgarnitur Wenn Sie mit dem Telefon eine Sprechgarnitur verwenden möchten, müssen Sie diese an die entsprechende Buchse am Boden des Telefons anschließen. Zum Aktieren der Sprechgarnitur und Ausschalten des Mobilteils drücken Sie die Taste Sprechgarnitur.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Lautsprecher Über den integrierten, bidirektionalen Lautsprecher können Sie Anrufe tätigen und entgegennehmen, ohne den Hörer abnehmen zu müssen. Beachten Sie, dass diese Art der Verwendung für bestimmte Umgebungen (wie sehr geräuschvolle Orte) möglicherweise nicht geeignet ist. So tätigen oder nehmen Sie einen Anruf an, ohne den Hörer abzunehmen bzw.
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Wahlwiederholung Mit der Wahlwiederholungsfunktion können Sie automatisch eine zuvor gewählte Nebenstelle oder externe Nummer (bis zu 24 Ziffern) wählen. Auf dem Telefon werden bis zu zehn der zuletzt gewählten Nummern gespeichert. Hinweis: • Wenn Sie zweimal hintereinander die gleiche Nummer gewählt haben, erscheint diese Nummer nur einmal in der Wahlwiederholungsliste.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Vermitteln Mithilfe der Vermittlungsfunktion können Sie einen Anruf von Ihrem Telefon an eine andere Nebenstelle oder externe Nummer durchstellen. So vermitteln Sie den aktuellen Anruf an eine andere Nebenstelle: 1. Während Sie mit dem zu vermittelnden Teilnehmer verbunden sind, drücken Sie Vermitteln.
Grundlegende Funktionen zur Anrufbearbeitung Wenn Sie einen Anruf auf Ihrer lokalen Nebenstelle parken, erhält er automatisch eine Parkbereichs-ID auf der Basis Ihrer Nebenstellennummer gefolgt von 0. Wenn Sie einen weiteren Anruf parken, erhält er Ihre Nebenstellennummer gefolgt von 1, und so weiter bis 9. Beispiel: Falls Ihre Nebenstelle 201 ist, erhält der geparkte Anruf die Parkbereichs-ID 2010.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Privatanruf Die Funktion "Privatanruf" wird zur Verhinderung von Aufschaltungen während des Anrufs verwendet. "Privatanruf" kann entweder vor oder während eines Anrufs aktiviert werden und stellt den Telefonstatus auf "Aufschaltung unmöglich", bis die Funktion "Privatanruf" von Ihnen ausgeschaltet wird. Falls Sie einer Nebenstelle mit eingeschaltetem "Privatanruf"...
Verwenden von Kurzwahlen Überblick über Kurzwahlen Das Telefon kann bis zu 104 persönliche Kurzwahlen speichern. Drücken Sie eine beliebige Taste um eine Liste der Kurzwahlen anzuzeigen und anschließend K-Wahl. Um den aktuellen Bildschirm zu verlassen, drücken Sie Beenden. • Die Kurzwahlliste ist alphabetisch sortiert. •...
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Hinzufügen einer neuen Kurzwahl So fügen Sie eine neue Kurzwahl hinzu: 1. Drücken Sie K-Wahl. Wenn K-Wahl nicht angezeigt wird und Sie den aktuellen Bildschirm verlassen möchten, drücken Sie Beenden und anschließend Hinzufügen. Wenn in einer Meldung angegeben wird, dass die Kurzwahlliste voll ist, müssen Sie zuerst einen bestehenden Eintrag löschen, bevor Sie einen neuen Eintrag hinzufügen können.
Verwenden von Kurzwahlen 4. Geben Sie die erforderliche Nummer über die Wähltasten ein. Geben Sie außerdem für externe Nummern die erforderliche externe Vorwahl ein (beispielsweise 9). • Um einen Bindestrich einzugeben, drücken Sie Bindestrich. Bindestriche wirken sich nicht auf die gewählte Nummer aus, sondern dienen nur dazu, Nummern übersichtlicher darzustellen.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Bearbeiten einer Kurzwahl So bearbeiten Sie eine Kurzwahl: 1. Drücken Sie K-Wahl. Wenn K-Wahl nicht angezeigt wird, drücken Sie Beenden, um den aktuellen Bildschirm zu beenden. 2. Drücken Sie Bearbeiten. 3. Wählen Sie die zu bearbeitende Kurzwahl aus. Drücken Sie , um die verschiedenen Seiten mit den Kurzwahlen anzuzeigen.
Verwenden des Anrufprotokolls Überblick über das Anrufprotokoll Das Telefon führt ein Anrufprotokoll, auf das Sie über Protokoll zugreifen können. In diesem Protokoll können bis zu 100 Einträge gespeichert werden. Dies kann eine beliebige Kombination aus eingehenden angenommenen, eingehenden nicht angenommenen (entgangenen) und ausgehenden Anrufen sein.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 • Die Nummer des Protokolleintrags. • Der Typ des Protokolleintrags, d.h. Beantwortet, Nicht beantwortet oder Ausgehend. • Der Name des anrufenden bzw. des angerufenen Teilnehmers (sofern verfügbar) wird angezeigt. • Die Nummer des anrufenden bzw. des angerufenen Teilnehmers wird angezeigt. •...
Verwenden des Anrufprotokolls Anzeigen des Anrufprotokolls So zeigen Sie das Anrufprotokoll an: 1. Drücken Sie Protok. Wenn Protok. nicht angezeigt wird, drücken Sie eine beliebige -Taste. 2. Standardmäßig werden Überg. (nicht angenommene) Anrufe zuerst angezeigt. Zur Auswahl stehen folgende Optionen: AN Ang. oder Abgeh. Alternativ können Sie die Taste Mehr oder Alle drücken, um alle drei Optionen anzuzeigen.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Löschen eines Anrufprotokolleintrags Löschen eines Anrufprotokolleintrags: 1. Drücken Sie Protok. Wenn Protok. nicht angezeigt wird, drücken Sie eine beliebige Soft-Taste. 2. Standardmäßig werden Entgangene Anrufe zuerst angezeigt. Sie können unter Ang. oder Abgeh wählen. Alternativ können Sie zur Anzeige aller drei Optionen Mehr drücken und Alle wählen.
Ändern von Optionen Rufsignaloptionen ändern IP Office verwendet leicht unterscheidbare Rufsignale für unterschiedliche Anruftypen: • Ein wiederholtes einfaches Rufzeichen für interne Anrufe. • Ein wiederholtes doppeltes Rufzeichen für externe Anrufe. • Ein einfaches Rufzeichen gefolgt von zwei kurzen Rufzeichen für Rückrufe. Diese Optionen werden von IP Office festgelegt.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Ändern des Displaykontrasts Sie können den Kontrast des Telefondisplays ändern. Dafür stehen 15 verschiedene Kontraststufen zur Verfügung. So stellen Sie den Konstrast des Displays ein: 1. Drücken Sie zum Verlassen jedes anderen Modus Beenden und anschließend die Taste Option.
Ändern von Optionen Standardtelefon/Alle Einstellungen löschen Über die Option Löschen können Sie alle individuell angepassten Einstellungen zurücksetzen, die über die Optionsmenüs des Telefons eingegeben worden sind (außer der Kontraststufe). Außerdem werden dadurch alle Einträge in der Anrufprotokollliste und der Kurzwahlliste gelöscht. Löschen aller Einträge: 1.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Automatische Verstärkungssteuerung (AGC) Durch die automatische Verstärkungsregelung (AGC) wird die Lautstärke erhöht, wenn der Anrufer leise spricht, und verringert, wenn er laut spricht. So erhalten Sie Zugriff zur automatischen Verstärkungsregelung: 1. Drücken Sie zum Verlassen jedes anderen Modus Beenden und anschließend die Taste Option.
Funktionstasten Überblick über die Funktionstasten Über die Funktionstasten und die -Tasten können Sie auf eine Reihe von Systemfunktionen zugreifen. In der Anzeige erscheint neben der Taste der Name der Funktion. Einige dieser Funktionen sind Standardfunktionen, die von dem Telefon unterstützt werden und stets zur Verfügung stehen (z.B.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Anzeigemodus Das Telefon verfügt über zwei Anzeigemodi. Durch den Modus wird bestimmt, in welcher Reihenfolge die Funktionen den Tasten auf dem Display zugewiesen werden. Folgende Modi stehen zur Verfügung: • Normalmodus: In diesem Modus werden die 3 Seiten von nacheinander geordnet.
Programmieren von Funktionstasten Wenn für eine der Telefontasten die Funktion Admin oder Admin 1 programmiert wurde, können Sie weitere Funktionen auf anderen Funktionstasten programmieren. Admin und Admin1 werden den Funktionstasten von Ihrem Systemadministrator zugewiesen und erscheinen auf einem Menübildschirm, der in etwa folgendermaßen aussieht: In den beiden Tabellen unten werden die vom Benutzer programmierbaren Funktionen angezeigt, die über Admin und Admin1 verfügbar sind.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Zusätzlich gibt es die Taste Erkl?. Über diese Taste können Sie anstelle der standardmäßig angezeigten Abkürzungen Ihre eigenen ausführlichen Beschreibungen anzeigen. Siehe Programmiermodus - Abkürzungen bzw. Programmiermodus - ausführlich. Admin1: Folgende programmierbare Funktionen stehen über eine Admin1-Taste zur Verfügung: Name Beschreibung Umschaltbar Data...
Funktionstasten 7. Wählen Sie die Displaytaste, für die Sie die neue Funktion programmieren möchten, indem Sie die Taste oder drücken. Vorsicht • Wählen Sie dabei nicht den für die Admin-Funktion reservierten Bereich aus. Wenn diese Funktion durch eine andere ersetzt wird, ist kein weiteres Programmieren auf dem Telefon möglich, bis das Telefon über das Telefonsystem zurückgesetzt wird.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Ändern von Funktionstastenbezeichnungen Sie können die für jede Funktionstaste angezeigte Standardbezeichnung durch Ihre eigene Bezeichnung mit einer Länge von bis zu 13 Zeichen ersetzen. 1. Drücken Sie zum Verlassen jedes anderen Modus Beenden und anschließend die Taste Beschriftung.
Systemfunktionen Systemfunktionen Über Kurzwahlen können Sie nicht nur auf Sonderfunktionen Ihres Telefons zugreifen, sondern auch auf eine Reihe von Systemfunktionen. Diese Anleitungen gelten für die Standardkonfiguration des Systems. Es wird davon ausgegangen, dass Sie die Standardfunktionscodes für die Leistungsmerkmale verwenden. Weiterhin wird vorausgesetzt, dass Sie uneingeschränkten Zugriff auf alle Leistungsmerkmale und das öffentliche Telefonnetz haben.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Umleiten von Anrufen Sie können Ihre Anrufe mittels Rufumleitung an eine andere Nebenstelle umleiten. Im Gegensatz zu Weiterleiten kann Rufumleitung nur zum Umleiten von Anrufen an eine andere interne Nebenstelle auf demselben IP Office verwendet werden. Hinweis •...
Systemfunktionen Voicemail Sie können Ihre VoiceMail aktivieren, um Anrufern zu ermöglichen, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen, wenn Sie nicht im Büro sind, nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen oder einen anderen Anruf entgegennehmen. VoiceMail-Nachrichten können intern oder extern von einem beliebigen Telefon abgehört werden.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Standardfunktionscodes Nachfolgend sind die normalen Standardfunktionscodes aufgeführt, die allen Benutzern zur Verfügung stehen. Ihr Systemadministrator kann bei Bedarf zusätzliche Codes für andere Funktionen und für Kurzwahlen hinzufügen. Der Buchstabe N sollte in den folgenden Angaben durch die jeweilige Nummer ersetzt werden. Ersetzen Sie beispielsweise bei *07*N# den Buchstaben N durch die Nummer der Nebenstelle, an die Ihre Anrufe weitergeleitet werden sollen, wenn die Rufweiterleitung aktiviert ist.
Verwenden von Visual Voice Visual Voice - Überblick Visual Voice gewährt Ihnen Zugang zu Ihrer Mailbox mithilfe von Soft-Tasten und den zugeordneten Funktionstasten, einer benutzerfreundlicheren Steueroption. Visual Voice wird durch Drücken auf Voice aufgerufen. Wählen Sie dann aus den angezeigten Optionen: •...
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Voicemails abhören Zum Abhören Ihrer Voicemails oder Gruppen-Voicemails: 1. Drücken Sie Voice. 2. Drücken Sie auf Abhören (für Ihre Nachrichten) oder <Gruppenname> (für Ihre Sammelanschlussnachrichten), zum Beispiel Verkauf (25). 3. Geben Sie auf Aufforderung das Passwort ein. Falls Ihre Nebenstelle als vertrauenswürdige Quelle konfiguriert wurde, ist kein Passwort erforderlich.
EU24 Expansion Module Voicemails schicken So schicken Sie eine Nachricht an eine andere Person oder Gruppe: 1. Drücken Sie Voice. 2. Drücken Sie auf Nachricht und wählen Sie die Nebenstelle der Person oder Gruppe. 3. Drücken Sie wieder auf Nachricht. Die Soft-Taste Aufzeichnen wird angezeigt. 4.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Ihr Mailbox-Passwort ändern Hinweis • Bei der Änderung Ihres Mailbox-Passworts empfiehlt es sich, keine aufeinander folgenden Nummern (1234, 6789, 8765 usw.) oder vorhandenen Nebenstellennummern zu verwenden. So ändern Sie Ihr Mailbox-Passwort: 1. Drücken Sie Voice. 2.
EU24 Expansion Module Voicemail-Vermittlung Im Gegensatz zur Standardvermittlung gestattet Voicemail-Vermittlung Ihnen die Vermittlung eines Anrufs auf die Mailbox eines anderen Benutzers. So vermitteln Sie den Anruf an eine andere Mailbox: 1. Drücken Sie Voice. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer des Benutzers ein. 3.
Erweiterungsmoduls EU24 Überblick über EU24 Das Erweiterungsmodul EU24 ist ein Gerät, das optional an Ihr digitales Telefon 2420/5420 angeschlossen werden kann, um auf dem Telefon zusätzliche Anrufpräsentations- und Funktionstasten verfügbar zu machen. Das Erweiterungsmodul enthält 24 Tasten, die in zwei Spalten angeordnet sind. Je nachdem, wie die Tasten von Ihrem Systemadministrator programmiert wurden, können sie entweder zur Anrufpräsentation oder für Funktionen verwendet werden.
Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 Verbindung Bevor Sie das Erweiterungsmodul EU24 verwenden können, müssen Sie es gemäß den Anleitungen in den EU24 Expansion Module Installation and Safety Instructions (555-233-136) an das Telefon anschließen. Verwendung des Erweiterungsmoduls EU24 Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie Sie die Funktionen des Erweiterungsmoduls EU24 verwenden können.
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Verwenden overview..............39 Anrufprotokoll............22 send a voicemail ..........41 Selbsttest ............26 transfer..............43 Visual Voice Voicemail ............37, 38 changing your greeting ........41 changing your password........42 Wählen von Kurzwahlen ..........19 email alerts ............42 Wahlwiederholung ...........13 listen ..............40 Seite 48 Benutzerhandbuch für 2420 und 5420 15-601077 Version 8 (30.01.2007) IP Office 4.0...
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