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Unified Mail Archive
12 Checkliste zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch
signierter Dokumente
Erster Prüfungsschritt – Notwendigkeit der Aufbewahrung:
•
Bestimmung des Dokumentenbestands
•
Qualifizierung der Dokumente in Kategorien und/oder Arten
•
Bestimmung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten für die Do-
kumentkategorien und/oder -arten
•
Bestimmung von Aufbewahrungszwecken im eigenen Interesse für die Dokumentka-
tegorien und/oder -arten
Zweiter Prüfungsschritt – Ausgestaltung der Aufbewahrung:
•
Beachtung der Grundanforderungen der Aufbewahrung: Integrität, Authentizität, Les-
barkeit
•
Bestimmung weiterer Anforderungen für die Dokumentkategorien und/oder –arten
–
Aufbewahrungsdauer
–
Verkehrsfähigkeit
–
Vollständigkeit
–
Vertraulichkeit
•
Eignungsbestimmung der bestehenden system-, datenträger- und dokumentbezoge-
nen Sicherungsmittel in Bezug auf die zu erfüllenden Anforderungen
•
Auswahl der konkret einzusetzenden Sicherungsmittel
–
Beachte die Qualitätsunterschiede elektronisch signierter und elektronisch un-
signierter Dokumente
–
Entscheidung über den Einsatz von Archiveingangszeitstempeln
•
Beachte die Notwendigkeit der Pflege der eingesetzten Sicherungsmittel für die dau-
erhafte Sicherung der Anforderungen
–
Notwendigkeit der Transformation
–
Notwendigkeit der Verifikationsdatenbeschaffung
–
Notwendigkeit der Neusignierung
•
Auswahl der entsprechenden Komponenten des elektronischen Archivsystems
Quelle:
Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente,
Dokumentation Nummer 564 des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie
Das vollständige Dokument können Sie unter folgendem Link herunterladen.
http://www.securepoint.de/dokumente/BMWI_Leitfaden_zur_Aufbewahrung_elektronischer_
und_elektronisch_signierter_Dokumente.pdf
Securepoint UMA
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