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Unified Mail Archive
10 Elektronische Archivierung versus elektronische
Langzeitspeicherung
(1) Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine Voraus-
setzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen. Mit dem
exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der
langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich bes-
ser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Ak-
tenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die
Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen
elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten
elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell un-
terzeichnete Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur
noch in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen jedes Unter-
nehmen, sich verstärkt mit dem Thema fristgerechte Aufbewahrung und Vorhaltung
auseinander zu setzen.
(2) Die dauerhafte und unveränderbare Aufbewahrung (Speicherung) von elektronischen
Dokumenten und anderen Daten wird im informationstechnischen Sprachgebrauch
allgemein als „elektronische Archivierung" bezeichnet. Der mit dem Begriff „dauer-
haft" bezeichnete Zeithorizont ist dabei aus informationstechnischer Sicht die Um-
schreibung eines nicht näher fixierten Zeitraums, in dem wesentliche, im Allgemeinen
aber kaum vorhersehbare technische oder technologische Veränderungen eintreten
können, die u. U. dazu führen, dass die informationstechnischen Systeme, mit denen
Dokumente ursprünglich erfasst, erstellt und gespeichert wurden, nicht mehr zur Ver-
fügung stehen. Hierfür wird im deutschen Sprachgebrauch mitunter auch der Begriff
der „elektronischen (digitalen) Langzeitspeicherung" verwendet, um den Unter-
schied zur kurzzeitigen „lebenden Schriftgutablage" bzw. zum Backup hervorzuhe-
ben.
Aus rechtlicher Sicht ist der Begriff der „Archivierung" in Deutschland durch die Ar-
chivgesetze des Bundes und der Länder konkretisiert und belegt und daher von der
zeitlich beschränkten Aufbewahrung zu unterscheiden. Archivierung im juristisch kor-
rekten Sinne betrifft allein Unterlagen der öffentlichen Verwaltung und bezieht sich
darauf, dass Unterlagen einer Behörde, sobald sie für die Zwecke der Behörde nicht
mehr benötigt werden, ausgesondert und durch eine zuständige staatliche Einrich-
tung (Bundesarchiv) auf unbegrenzte Zeit verwahrt werden sollen (vgl. §§ 1 und 2
BArchG). Behördliche elektronische Unterlagen unterliegen damit den rechtlich gere-
gelten Archivregelungen gemäß BArchG. Das heißt für Bundesbehörden, dass nach
Ablauf der Aufbewahrungsfristen eine gesetzlich festgelegte Anbietungspflicht an das
Bundesarchiv besteht. Die damit zusammenhängenden Fragestellungen und Anfor-
derungen sind jedoch nicht Gegenstand der Technischen Richtlinie, deren Umset-
zung Bestandteil der vorliegenden Standardsoftware Securepoint UMA ist.
Quelle:
(1) http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung#Elektronische_Langzeitarchivierung
(2) Technische Richtlinie Nummer 03125, Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente
(TR-ESOR), Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie
Securepoint UMA
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