Dieses Dokument richtet sich an Benutzer von myPortal entry und beschreibt dessen Bedienung. Sie können myPortal entry mit folgenden Kommunikationssystemen nutzen: • Octopus F100/F200/F400 ab V8R3 Nutzen Sie die Vorteile von myPortal entry auch an Ihrem iPhone mit myPortal web! Siehe hierzu die Bedienungsanleitung zu myPortal web.
Einführung Darstellungskonventionen Art des Themas Inhalt Überschrift Konzept Erklärt das "Was". ohne Verb, z. B. Anruffunktionen. Handlungsanweisung Beschreibt Anwendungsfälle mit Verb, z. B. Rufnummer wählen. aufgabenorientiert – "Wie" – und setzt als Vorkenntnis die zugehörigen Konzepte voraus. 1.3 Darstellungskonventionen Diese Dokumentation verwendet unterschiedliche Mittel zur Darstellung verschiedener Arten von Informationen.
Einführung Elemente der Benutzeroberfläche Bei der Bedienung von PC-Programmen mit der Maus wird von folgender Mauskonfiguration ausgegangen: • Primäre Maustaste: „Klicken Sie auf ...“ • Sekundäre Maustaste: „Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ...“ 1.4 Elemente der Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche von myPortal entry besteht aus einer Start-Schaltfläche, einer Funktionsleiste und situationsabhängigen Ausklappfenstern.
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Einführung Elemente der Benutzeroberfläche Symbol Name/Funktion Team-Funktionen Ausblendbare Info- und Umleitungsfunktionen für ein Team Funktionstasten Rufnummern und Funktionen schnell aufrufen Journal Ruflistenfunktion Sprachnachrichten Zugriff auf Ihre Voicemail (ausblendbar) Internet Telefonbuch Öffentliche Telefonverzeichnisse nutzen Die Symbolnamen werden beim Überfahren mit der Maus als Tooltip angezeigt. Anrufsteuerung Bei eingehenden Anrufen und während des Gespräches sind Anrufe automatisch in der Anrufsteuerung zu sehen.
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Einführung Elemente der Benutzeroberfläche Symbole in myPortal entry Start Liegen neue Einträge im lokalen Journal oder in der Mailbox Ihres Kommunikationssystems vor, wird dies durch rote Ausrufezeichen angezeigt. In diesem Fall erscheint ein Ausrufezeichen auch über dem Symbol Sprachnachrichten bzw. Journal. Bei Verbindungsproblemen mit dem WebServices-PC wird ein Blitz-Symbol eingeblendet und ein entsprechender Meldungstext erscheint über der Funktionsleiste.
Einführung Yahoo! Widgets Engine 1.5 Yahoo! Widgets Engine Damit Sie myPortal entry nutzen können, benötigen Sie die Yahoo! Widgets Engine. Zur Installation und Konfiguration fragen Sie Ihren Systemadministrator. Die Yahoo! Widgets Engine besteht aus einem Symbol in der Taskleiste und der ausklappbaren Yahoo! Widgets Konsole am Bildschirmrand.
Einführung Erste Schritte 1.6.1 Passwort ändern Das Passwort wird mittels myPortal entry Web Services Assistant geändert. Voraussetzungen: • Benutzername (Ihre Rufnummer) und Initial-Passwort (Standard: identisch mit Benutzername). • IP-Adresse des myPortal entry Web Services Assistant. Schritt für Schritt: 1. Öffnen Sie einen Internet-Browser und geben Sie in die URL-Zeile die folgende URL ein http://<Admin IP-Adresse>:8801/admin oder https://<Admin IP-Adresse>:8802/admin und bestätigen Sie die Eingabe.
Einführung Erste Schritte 1.6.4 myPortal entry beenden Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf myPortal entry. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Widget schließen. 3/2010 myPortal entry, Bedienungsanleitung...
Anrufen Rufnummernformate 2 Anrufen Mit myPortal entry können Sie sowohl die Anrufsteuerung für Ihr zugeordnetes Telefon nutzen als auch komfortable Funktionen des persönlichen Telefonbuchs, des Journals und der Funktionstasten. 2.1 Rufnummernformate Für die Angabe von Rufnummern existieren unterschiedliche Formate. Format Beschreibung Beispiel •...
Anrufen Anruffunktionen 2.2.1 Anruf annehmen Voraussetzungen: • Ein kommender Anruf wird in der Anrufsteuerung Aktive Verbindungen angezeigt. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie auf die große Schaltfläche mit dem Symbol einer läutenden Glocke. 2.2.2 Mit manueller Rufnummerneingabe anrufen Schritt für Schritt: 1.
Anrufen Telefonbücher 2.2.5 Mit Funktionstasten anrufen Voraussetzungen: • Es sind Funktionstasten vorhanden, siehe Funktionstaste hinzufügen. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Funktionstasten. 3. Klicken Sie auf die gewünschte Funktionstaste. 2.2.6 Aus Journal anrufen Voraussetzungen: •...
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Anrufen Telefonbücher • Rufnummer Home Symbole Unter der Listenansicht werden folgende Symbole angezeigt: Symbol Funktion Outlook-Kontakte importieren / aktualisieren CSV-Kontakte importieren / aktualisieren Kontakt hinzufügen Suche/Filter Beim Aufrufen eines Telefonbuchs wird eine Liste mit allen vorhandenen Kontakten angezeigt. Um die Suche nach einem bestimmten Eintrag zu erleichtern, kann die Liste nach Begriffen gefiltert werden.
Anrufen Telefonbücher 2.3.1 Suchen/Filtern Voraussetzungen: • Es sind Persönliche Kontakte vorhanden, siehe Persönlichen Kontakt hinzufügen, bzw. Telefonbücher des Kommunikationssystems eingerichtet. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Kontakte / Telefonbücher. 3.
Anrufen Telefonbücher 2.3.4 Persönlichen Kontakt löschen Voraussetzungen: • Es sind Kontakte vorhanden, siehe Persönlichen Kontakt hinzufügen. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Kontakte / Telefonbücher. 3. Klicken Sie im Kontextmenü des gewünschten Verzeichniseintrags auf Diesen Kontakt löschen.
Anrufen Funktionstasten 2.3.7 Kontakte aus CSV-Datei importieren Voraussetzungen: • Eine gültige CSV-Datei ist vorhanden. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Kontakte / Telefonbücher. 3. Klicken Sie auf das Symbol CSV-Kontakte importieren / aktualisieren am unteren Fensterrand.
Anrufen Journal 2.4.2 Funktionstaste ändern Voraussetzungen: • Es sind Funktionstasten vorhanden, siehe Funktionstaste hinzufügen. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Funktionstasten. 3. Klicken Sie im Kontextmenü der gewünschten Funktionstaste auf Diese Funktionstaste bearbeiten.
Anrufen Journal Anzeige der Journaleinträge Neue Einträge werden als rotes Ausrufezeichen vor myPortal entry Start und vor dem Symbol Journal in der Funktionsleiste angezeigt. Speicherdauer myPortal entry speichert Anrufe im Journal für unbestimmte Dauer. Sie können jedoch zeitraumabhängig manuell gelöscht werden. Anrufdetails Jeder Anruf wird mit Datum und Zeit angezeigt und sofern vorhanden mit Rufnummer.
Anrufen Journal Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Journal. 3. Klicken Sie im Kontextmenü eines beliebigen Verzeichniseintrags auf Mehrere Journal Einträge löschen. 4. Wählen Sie aus der Liste den Zeitraum aus, vor dem die Einträge gelöscht werden sollen oder wählen Sie Alle Anrufe.
Anrufen Journal 2.5.6 Auf Wiedervorlage reagieren Voraussetzungen: • Ein Popup-Fenster mit einer fälligen Wiedervorlage wird angezeigt. Schritt für Schritt: 1. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: • Kicken Sie zum Wählen auf den gewünschten Journaleintrag. • Klicken Sie zum Wählen im Kontextmenü des gewünschten Journaleintrags auf die Rufnummer.
Steuern der Erreichbarkeit Presence-Status 3 Steuern der Erreichbarkeit Zum Steuern Ihrer Erreichbarkeit können Sie leistungsfähige Funktionen des Kommunikationssystems nutzen. 3.1 Presence-Status Der Presence-Status steuert verschiedene Anrufumleitungsziele und legt den Anrufschutz fest. Die Anrufumleitungsziele sind konfigurierbar. Symbole Das Aufklappfenster für den Presence-Status enthält folgende Symbole: Symbol Anwesenheitsstatus Büro...
Steuern der Erreichbarkeit Statusbezogene Anrufumleitung Anzeige des Presence-Status Der aktuell gewählte Status Ihrer Anwesenheit wird durch ein Symbol in der Funktionsleiste Ihres myPortal entry angezeigt. Zusätzlich wird Ihr Status auch bei anderen Teilnehmern in den Kontakten von myPortal web angezeigt. 3.1.1 Presence-Status ändern Voraussetzungen: •...
Team-Funktionen Konfiguration der Team-Funktionen 4 Team-Funktionen Mit den Team-Funktionen können Sie Aktionen wie Info-Texte und Anrufumleitungen für mehrere interne Teilnehmer gleichzeitig durchführen, sofern die Teilnehmer die Berechtigung für Assoziierte Dienste haben. 4.1 Konfiguration der Team-Funktionen Sie können sich ein Team interner Teilnehmer zusammenstellen. Es können maximal 100 interne Teilnehmer hinzugefügt werden, von denen maximal 30 Teilnehmer ausgewählt werden können.
Team-Funktionen Konfiguration der Team-Funktionen 4.1.1 Teilnehmer zum Team hinzufügen Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Team-Funktionen. 3. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: • Klicken Sie auf das Symbol Internen Teilnehmer hinzufügen. •...
Team-Funktionen Konfiguration der Team-Funktionen 4.1.4 Teilnehmer aus Team entfernen Voraussetzungen: • Es sind Teilnehmer im Team vorhanden, siehe Teilnehmer zum Team hinzufügen. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Team-Funktionen. 3.
Team-Funktionen Aktionen für Team-Mitglieder 4.2 Aktionen für Team-Mitglieder Sie können ausgewählte Team-Mitglieder gleichzeitig Aktionen durchführen. Die Teilnehmer benötigen die Berechtigung für Assoziierte Dienste. 4.2.1 Interne Info an Team-Mitglieder senden Voraussetzungen: • Es sind Teilnehmer im Team vorhanden und ausgewählt, siehe Team- Auswahl ändern.
Voicemail 5 Voicemail Über myPortal entry können Sie Sprachnachrichten Ihrer Voicemail komfortabel steuern. Sie können Ihre Voicemail z. B. abhören und Sprachnachrichten löschen. Um von myPortal entry auf die Voicemail zugreifen zu können, muss im Kommunikationssystem eine Voicemail eingerichtet und die Funktion in myPortal entry konfiguriert und aktiviert sein.
Voicemail Sprachnachricht an eigenem Telefon abhören Abhören von Sprachnachrichten Mit myPortal entry können Sie Sprachnachrichten Ihrer Voicemail so steuern, dass die Ausgabe an Ihrem eigenen Telefon oder an einem beliebigen anderen Telefon mithilfe einer konfigurierbaren Rufnummer geschieht. Eine Abfrage über PC-Lautsprecher ist nicht möglich.
Voicemail Sprachnachricht löschen 5.4 Sprachnachricht löschen Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie in die Mitte von myPortal entry Start. 2. Klicken Sie auf das Symbol Sprachnachrichten. 3. Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten: • Klicken Sie auf das Telefonsymbol mit der eigenen internen Rufnummer. •...
Konfiguration Verbindung zum WebServices-PC 6 Konfiguration Sie können myPortal entry Ihren Bedürfnissen entsprechend konfigurieren, z. B. persönliche Daten oder Programmeinstellungen bearbeiten. Konfigurationsfenster Die meisten Einstellungen werden mittels Konfigurationsfenster vorgenommen. Die Konfigurationsfenster besteht aus folgenden Registerkarten (von links nach rechts): • Allgemein •...
Konfiguration Verbindung zum WebServices-PC 6.1.1 IP-Verbindung zum WebServices-PC festlegen Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf myPortal entry. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Widget-Einstellungen..3. Klicken Sie auf Server. 4. Geben Sie im Feld IP-Adresse Ihres Servers die IP-Adresse oder den DNS- Namen des PCs ein, auf dem die myPortal entry Web Services installiert sind.
Konfiguration Aussehen der Benutzeroberfläche 6.2 Aussehen der Benutzeroberfläche Sie können umfangreiche Änderungen an der Benutzeroberfläche vornehmen. 6.2.1 myPortal entry Farben und Formen (Skin) Sie können die Farben und Formen der Benutzeroberfläche ändern. Einige Skins verfügen über eine analoge Uhr, die vor myPortal entry Start angezeigt wird. 6.2.1.1 Skin auswählen Schritt für Schritt: 1.
Konfiguration Aussehen der Benutzeroberfläche 6.2.2 Aussehen der Uhr von myPortal entry Start ändern Voraussetzungen: • Der gewählte Skin enthält eine Uhr, siehe myPortal entry Farben und Formen (Skin). Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf myPortal entry. 2.
Konfiguration Sichtbarkeit der Benutzeroberfläche 6.3 Sichtbarkeit der Benutzeroberfläche Sie können bestimmen, zu welchen Ereignissen und in welchem Umfang die Benutzeroberfläche sichtbar sein soll. 6.3.1 Sichtbarkeit der Funktionsleiste ändern Sie können die Funktionsleiste bei Inaktivität automatisch ausblenden lassen. Schritt für Schritt: 1.
Konfiguration Benutzersprache 6.3.4 Hotkey für vorderste Fensterebene ändern Mit dem Hotkey (Standard: <Strg>+<Alt>+<F8>) wird myPortal entry auf die vorderste Fensterebene gesetzt und ist deshalb vor allen anderen Fenstern sichtbar. Voraussetzungen: • myPortal entry ist eingeblendet und nicht fest auf die hinterste Fensterebene gesetzt, siehe Verhalten des myPortal entry Fensters ändern.
Konfiguration Weitere Konfigurationsmöglichkeiten 6.4.3 Spracheinstellung zurücksetzen Die Standardsprache von myPortal entry wird geladen. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf myPortal entry. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Zurück zur Spracheinstellung der widgetengine. 6.5 Weitere Konfigurationsmöglichkeiten Hier finden Sie sonstige Parameter, um myPortal entry zu konfigurieren.
Konfiguration Weitere Konfigurationsmöglichkeiten 6.5.2 CTI-Standortparameter festlegen Durch die Standortparameter können kanonische Rufnummern in wählbare umgewandelt werden. Dies hat Auswirkung auf alle in myPortal entry gespeicherten und eingegebenen Rufnummern. Die eigene interne Rufnummer ist auch zur Abfrage der eigenen Voicemail erforderlich. Schritt für Schritt: 1.
Konfiguration Weitere Konfigurationsmöglichkeiten 6.5.4 Datumsformat auswählen Das Format beeinflusst die Datumsanzeige im Journal. Schritt für Schritt: 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf myPortal entry. 2. Klicken Sie im Kontextmenü auf Widget-Einstellungen..3. Klicken Sie auf Allgemein. 4. Wählen Sie aus der Liste Datumsformat ein Format aus. 5.
myPortal entry Web Services Assistant 7 myPortal entry Web Services Assistant myPortal entry Web Services Assistant ist ein web-basiertes Konfigurations- Werkzeug, mit dem Sie persönliche Einstellungen vornehmen und Informationen anzeigen können. Menü Das Menü enthält folgende Bereiche: • Benutzerverwaltung Einrichtung Ihrer Benutzerdaten. Einige Daten sind nicht änderbar und werden hier nur angezeigt.
myPortal entry Web Services Assistant Web-Oberfläche öffnen Weitere Einstellungen werden nur angezeigt. Fragen Sie Ihren Systemadministrator, um hierzu nähere Informationen zu erhalten. 7.1 Web-Oberfläche öffnen Voraussetzungen: • Benutzername (Ihre Rufnummer) und ihr persönliches Passwort. • IP-Adresse des myPortal entry Web Services Assistant. Schritt für Schritt: 1.
Stichwörter Anrufen aus Journal 15 beenden 15 manuell 14 mit Funktionstasten 15 mit persönlichem Telefonbuch 14 mit Wahlwiederholung 14 Anrufsteuerung 8 Anrufumleitung für Team-Mitglieder 29 für Team-Mitglieder ausschalten 29 Ziel abhängig vom eigenen Status ändern 25 Ziele für Team-Funktionen ändern 28 Anwendung bei Anruf starten 39 Arten von Themen 6 Ausklappfenster 8...
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Inhalt löschen 20 Handlungsanweisung 6 Hotkey 38 Info-Text an Team senden 29 Info-Texte für Team-Funktionen ändern 28 Info über myPortal entry 11 Internes Telefonbuch 15 Internet Telefonbuch einrichten 39, 40 Inverssuche 39 IP-Verbindung einrichten 34 Journal anrufen 15 Einträge nach Anrufart anzeigen 22 Einträge nach Zeitraum löschen 21 Eintrag löschen 21 Notizen 22...
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Inhalt Sprachnachrichten 30 Team-Funktionen 26 Systemtelefonbuch 15 Team Alle Anrufe für Mitglieder umleiten 29 Anrufumleitung für Mitglieder ausschalten 29 Auswahl ändern 28 Info-Texte ändern 28 Info-Text senden 29 Teilnehmer aus CSV-Datei importieren 27 Teilnehmer bearbeiten 27 Teilnehmer hinzufügen 27 Teilnehmer löschen 28 Umleitungsziele ändern 28 Themen, Arten von 6 Transparenz einstellen 37...
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Wichtige Telefonnummern Bei Störungsfall: Bei vertrieblichen Rückfragen: Bei Geräteübergabe bitte Telefonnummer eintragen! Herausgegeben von: Deutsche Telekom AG Änderungen vorbehalten. Sachnummer: A31003-T2080-U100-3-19 SW-Version: 1.0 Stand: 3/2010 Gedruckt auf umweltfreundlichem Recyclingpapier.