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DOKUMENTENABLAGE►SPEICHERN VON DATEIEN MIT DER DOKUMENTENABLAGE
Dateiinformationen
Im Folgenden wird der Ablauf für die Detaileinstellungen beschrieben.
Wenn Sie ein Attribut, einen Benutzernamen, einen Dateinamen, und Ordner festlegen, können Sie Dateien leichter
verwalten und suchen. Ist [Vertraulich] als Attribut ausgewählt und ein Kennwort festgelegt, so kann außerdem die Datei
nicht von anderen Personen unerlaubt angezeigt werden.
Ändern des Attributs
Die Schutz-Einstellung kann für Dateien gewählt werden, die mit der Dokumentenablagefunktion gespeichert wurden.
Damit wird verhindert, dass eine Datei verschoben oder automatisch oder manuell gelöscht wird.
Gespeicherten Dateien können drei Attribute zugewiesen werden: "Gemeinsame Nutzung", "Schutz" und "Vertraulich".
Wenn eine Datei mit dem Attribut "Gemeinsame Nutzung" gespeichert wird, ist sie nicht geschützt. Wenn eine Datei mit
dem Attribut "Schutz" oder "Vertraulich" gespeichert wird, ist sie geschützt.
Alle Dateien, die im Ordner "Offene Ablage" abgespeichert werden, haben das Attribut "Gemeinsame Nutzung". Beim
Abspeichern einer Datei im Hauptordner oder einem anwenderspezifischen Ordner kann entweder "Gemeinsame
Nutzung", "Schutz" oder "Vertraulich" ausgewählt werden.
Gemeinsame
Eine Datei vom Typ "Gemeinsame Nutzung" kann über "Eigenschaften ändern" in den Jobeinstellungen in
eine Datei vom Typ "Schutz" oder "Vertraulich" geändert werden.
Nutzung
"Schutz" erfordert keine Vergabe eines Passworts, verhindert jedoch, dass eine Datei verschoben,
Schutz
gelöscht oder bearbeitet werden kann. Es kann kein Passwort gesetzt werden.
Um eine Datei vom Typ "Vertraulich" zu schützen, wird ein Passwort festgelegt. (Das Passwort muss zum
Aufrufen der Datei eingegeben werden.)
Vertraulich
Wenn eine Datei in einem verschlüsselten PDF-Format gespeichert wird, wird die Dateieigenschaft
automatisch auf "Vertraulich" gesetzt.
Einschränkungen für die Änderung der Eigenschaft
• Eine auf "Gemeinsame Nutzung" eingestellte Datei kann auf "Schutz" oder "Vertraulich" geändert werden. Aber eine auf
"Gemeinsame Nutzung" eingestellte Datei, die im Ordner Offene Ablage gespeichert wurde, kann nur auf "Schutz"
umgestellt werden.
• Eine auf "Schutz" eingestellte Datei kann auf "Gemeinsame Nutzung" oder "Vertraulich" geändert werden. Jedoch kann
eine auf "Schutz" eingestellte Datei, die im Ordner Offene Ablage gespeichert wurde, nur auf "Gemeinsame Nutzung"
umgestellt werden.
• Eine im Ordner Offene Ablage gespeicherte Datei kann nicht auf "Vertraulich" umgestellt werden. Wenn die Datei in den
Hauptordner oder einen Spezif. Ordner verschoben wird, kann die Eigenschaft auf "Vertraulich" geändert werden.
• Für eine Datei kann nur eine Eigenschaft ausgewählt werden.
Wählen Sie im Dateiinformationsbildschirm die Option [Eigenschaften].
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Wenn Sie [Vertraulich] ausgewählt haben, geben Sie ein Passwort (5- bis 32
2
Zeichen) ein.
Jede eingegebene Stelle wird als "
" angezeigt.
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