Importieren Eines Adressbuchs - HP Color LaserJet CM3530 MFP Benutzerhandbuch

Importieren eines Adressbuchs

Sie können Adressbuchinformationen importieren, indem Sie zuerst eine Datei im CSV-Format (Comma
Separated Value) erstellen. Beim CSV-Format handelt es sich um ein gängiges Datenformat, das häufig
verwendet wird, um Daten zwischen Datenbankprogrammen oder Geräten zu übertragen. Diese Datei
kann entweder mit einem Tabellenkalkulationsprogramm, z.B. Microsoft Excel, oder einem
Textprogramm, z.B. Microsoft Notepad, erstellt werden. Nach der Erstellung der Datei muss diese als
CSV-Datei gespeichert oder exportiert werden. Sie können auch eine Datendatei erstellen, indem Sie
Kontakte aus Microsoft Outlook oder einem anderen E-Mail-Client exportieren und als CSV-Datei
speichern.
Importieren eines Adressbuchs
Führen Sie zum Importieren von Adressbuch- oder Benutzerdaten das folgende Verfahren durch:
1. Erstellen Sie eine Datendatei mit einer Kopfzeile, die die für Ihre Daten erforderlichen Spalten
enthält. Die folgenden Spalten können verwendet werden:
●
name (oder „first name" und „last name")
●
address
●
dlname
●
faxnumber
● speeddial
● code
●
pin
HINWEIS:
Das Feld „faxnumber" kann auch „Business Fax" oder „Home Fax" bezeichnet werden.
Als Kopfzeile wird stets die erste Zeile des Arbeitsblatts bzw. der Datei verwendet.
2. Fügen Sie nach der Kopfzeile Zeilen für die einzelnen Adressbuch- oder Benutzerdatensätze ein.
Informieren Sie sich weiter unten im Abschnitt zu den erforderlichen Daten und
Datensatzbeschränkungen, um herauszufinden, welche Spalten für die einzelnen Arten von
Datensätzen erforderlich sind.
Spalten dürfen auch leer sein. Wenn Sie eine Textimportdatei erstellen, müssen Sie nur ein Komma
vor jedem leeren Feld einfügen.
Wenn die Eingabe im Feld ein Komma enthält, muss sie mit Anführungszeichen gekennzeichnet
werden, z.B.
„Smith, Joe"
Wenn Sie Excel zur Erstellung der Importdatei verwenden, ist die Eingabe von Anführungszeichen
nicht erforderlich. Die Anführungszeichen werden von Excel automatisch eingefügt, wenn die
Importdatei in eine CSV-Datei umgewandelt wird.
3. Speichern Sie Ihre Importdatei.
Wenn Sie die Importdatei in Excel erstellen, wählen Sie im Menü „Datei" die Option „Speichern
unter" und anschließend im Dropdown-Feld „Dateityp" den Typ „CSV (Trennzeichen getrennt)
(*.csv)" aus.
94 Kapitel 4 Festlegen der Optionen für digitales Senden
Das Feld „address" kann auch mit „E-mail" oder „E-mail Address" bezeichnet werden.
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