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Bitte beim Faxen beachten
Die notwendigen Sicherheitshinweise für das Aufstellen, Anschließen und Bedienen finden Sie vor den jeweiligen Bedienschritten
in den entsprechenden Kapiteln. Nachfolgend sind wichtige Punkte, die generell beim Einsatz von Telefaxgeräten zu beachten
sind.
Rechtswirksamkeit von Telefaxen
Nach dem derzeitigen Stand der Rechtsprechung vermeiden Sie Nachteile, wenn Sie folgende Punkte beachten:
Setzen Sie Ihr Telefax nur bei Schriftstücken ein, die keiner gesetzlich vorgeschriebenen oder vertraglich vereinbarten
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Schriftform unterliegen.
Eine per Telefax übertragene Unterschrift gilt nicht als eigenhändige Unterzeichnung, weil es sich hierbei nur um eine
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Kopie der Unterschrift handelt.
Absenderkennungen und Protokolle können den Zugang einer Telefaxübertragung nicht beweisen, weil sie als mani-
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pulierbar gelten. Der Telefaxdienst eignet sich also nicht für solche Vorgänge, die nachweisbar sein müssen.
Zustellfristen gelten nur als gewahrt, wenn das Telefax während der üblichen Bürozeiten beim Empfänger eingeht.
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Nach Dienstschluss oder gar kurz vor Mitternacht gilt nicht als fristgerecht zugegangen!
Die Qualität eingehender Telefaxschriftstücke ist abhängig vom Empfangsgerät und der Qualität der Vorlage beim
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Absender.
Nach derzeitiger Rechtsprechung gehen Qualitätsunterschiede zwischen der Vorlage und dem eingehenden Telefax stets zu
Lasten des Absenders. Sorgen Sie deshalb unbedingt für eine sehr gute Qualität Ihrer Vorlage.
Datenschutz bei Faxnachrichten
Wenn Sie Ihr Telefaxgerät gewerblich einsetzen oder so aufstellen, dass außer Ihnen noch andere Personen Zugang zum Telefax-
gerät oder den Telefaxen haben, so sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, für die Wahrung des Fernmeldegeheimnisses und Einhal-
tung des Datenschutzes zu sorgen:
Weisen Sie alle Personen auf die Verpflichtung zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses und Einhaltung des Daten-
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schutzes hin, die mit dem Telefaxgerät umgehen. Dies können Sie zum Beispiel durch einen Aushang direkt am Tele-
faxgerät vornehmen.
Telefaxsendungen, die nicht im Speicher empfangen wurden, kommen stets offen an — jeder kann also leicht dessen
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Inhalt zur Kenntnis nehmen.
Vergewissern Sie sich vor dem Absenden, dass die angewählte Telefaxnummer auch wirklich für den gewünschten
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Empfänger gültig ist. Andernfalls kann es sein, dass unter der angewählten Rufnummer zufällig auch ein Telefaxgerät
erreicht wird, welches aber nicht zu dem gewünschten Empfänger gehört.
Die Sende-/Empfangsprotokolle unterliegen dem besonderen Schutz des Fernmeldegeheimnisses, weil hierüber der
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gesamte Telefaxvorgang nachverfolgt werden kann. Sorgen Sie dafür, dass niemand unbefugt die Protokolle aus-
druckt oder einsieht.
Prüfen Sie die Empfangsberechtigung des angewählten Telefaxgerätes, wenn Sie Kenntnis von einer Rufumleitung
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erhalten. Gegebenenfalls müssen Sie dies vorher telefonisch mit dem Empfänger abklären.
Berücksichtigen Sie bei zeitversetzten Telefaxsendungen, dass diese möglicherweise außerhalb der Bürozeiten beim
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Empfänger ankommen - und damit von Unbefugten eingesehen werden können. Dies gilt vor allem bei Telefaxsendun-
gen ins Ausland (andere Ortszeit!).
Benutzen Sie den Telefaxdienst möglichst nicht bei schutzbedürftigen Daten. Dies sind zum Beispiel personenbezo-
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gene Mitteilungen, religiöse oder politische Anschauungen sowie Übermittlungen aufgrund von Arbeitsverhältnissen.
Wenn diese wegen Eilbedürftigkeit nur per Telefax übermittelt werden können, müssen Sie durch besondere Vorkeh-
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rungen sicherstellen, dass die Sendung nur dem richtigen Empfänger persönlich zugeht.
Kündigen Sie die Übermittlung vorher telefonisch an und vereinbaren Sie mit dem Empfänger, dass dieser am Telefax-
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gerät auf den Eingang wartet. Dieses Verfahren müssen Sie auch anwenden, wenn Sie der Empfänger sind, und Ihnen
Daten per Telefax übermittelt werden.
Teilen Sie dem Empfänger mit, aus wieviel Seiten die Telefaxsendung besteht - und geben Sie eine Telefonnummer
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für Rückfragen an. Dies können Sie einfach durch ein vorangestelltes Deckblatt erledigen.
Stellen Sie das Telefaxgerät nur in solchen Räumen auf, in denen sichergestellt ist, dass ankommende Telefaxsendun-
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gen nicht unbeobachtet ankommen und von Unbefugten entnommen oder eingesehen werden.
Warenzeichen oder Handelsnamen, die in dieser Anleitung erscheinen, dienen dem Verständlichmachen der
Bedienschritte und bedeuten nicht, dass sie frei verfügbar sind. Sie sind in jedem Fall Eigentum des entsprechenden
Inhabers der Rechte.
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