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Prüfen Sie die Empfangsberechtigung des angewählten Telefaxgerätes, wenn Sie
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Kenntnis von einer Rufumleitung erhalten. Gegebenenfalls müssen Sie dies vorher
telefonisch mit dem Empfänger abklären.
Berücksichtigen Sie bei zeitversetzten Telefaxsendungen, dass diese möglicherweise
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außerhalb der Bürozeiten beim Empfänger ankommen - und damit von Unbefugten
eingesehen werden können. Dies gilt vor allem bei Telefaxsendungen ins Ausland (andere
Ortszeit!).
Kündigen Sie die Übermittlung schutzbedürftiger Daten vorher telefonisch an, und
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vereinbaren Sie mit dem Empfänger, dass dieser am Telefaxgerät auf den Eingang wartet.
Dieses Verfahren müssen Sie auch anwenden, wenn Sie der Empfänger sind, und Ihnen
vertrauliche Daten per Telefax übermittelt werden. Dies sind zum Beispiel
personenbezogene Mitteilungen, religiöse oder politische Anschauungen sowie
Übermittlungen aufgrund von Arbeitsverhältnissen.
Teilen Sie dem Empfänger mit, aus wieviel Seiten die Telefaxsendung besteht - und
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geben Sie eine Telefonnummer für Rückfragen an. Dies können Sie einfach durch ein
vorangestelltes Deckblatt erledigen.
Stellen Sie das Telefaxgerät nur in solchen Räumen auf, in denen sichergestellt ist, dass
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ankommende Telefaxsendungen nicht unbeobachtet ankommen und von Unbefugten
entnommen oder eingesehen werden.
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