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Die Sende-/Empfangsprotokolle unterliegen dem besonderen Schutz des Fernmeldege-
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heimnisses, weil hierüber der gesamte Telefaxvorgang nachverfolgt werden kann. Sorgen
Sie dafür, dass niemand unbefugt die Protokolle ausdruckt oder einsieht.
Prüfen Sie die Empfangsberechtigung des angewählten Telefaxgerätes, wenn Sie Kennt-
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nis von einer Rufumleitung erhalten. Gegebenenfalls müssen Sie dies vorher telefonisch mit
dem Empfänger abklären.
Berücksichtigen Sie bei zeitversetzten Telefaxsendungen, dass diese möglicherweise au-
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ßerhalb der Bürozeiten beim Empfänger ankommen – und damit von Unbefugten eingese-
hen werden können. Dies gilt vor allem bei Telefaxsendungen ins Ausland (andere Ortszeit!).
Benutzen Sie den Telefaxdienst möglichst nicht bei schutzbedürftigen Daten. Dies sind zum
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Beispiel personenbezogene Mitteilungen, religiöse oder politische Anschauungen sowie
Übermittlungen aufgrund von Arbeitsverhältnissen.
Wenn diese wegen Eilbedürftigkeit nur per Telefax übermittelt werden können, müssen Sie
durch besondere Vorkehrungen sicherstellen, dass die Sendung nur dem richtigen Emp-
fänger persönlich zugeht.
Kündigen Sie die Übermittlung vorher telefonisch an, und vereinbaren Sie mit dem Empfän-
ger, dass dieser am Telefaxgerät auf den Eingang wartet. Dieses Verfahren müssen Sie auch
anwenden, wenn Sie der Empfänger sind, und Ihnen Daten per Telefax übermittelt werden.
Teilen Sie dem Empfänger mit, aus wieviel Seiten die Telefaxsendung besteht, und geben
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Sie eine Telefonnummer für Rückfragen an. Dies können Sie einfach durch ein vorangestell-
tes Deckblatt erledigen.
Stellen Sie das Telefaxgerät nur in solchen Räumen auf, in denen sichergestellt ist, dass
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ankommende Telefaxsendungen nicht unbeobachtet ankommen und von Unbefugten ent-
nommen oder eingesehen werden.
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