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G-U BKS|hotel Benutzerhandbuch

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TÜRTECHNIK
BKS | hotel
Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem
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Benutzerhandbuch

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Verwandte Anleitungen für G-U BKS|hotel

Inhaltszusammenfassung für G-U BKS|hotel

  • Seite 1 TÜRTECHNIK BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Benutzerhandbuch...
  • Seite 2 BKS | hotel Quick Reference Card Übersicht der Menüs im BKS | hotel mit Querverweisen zu der Kapitelnummer und [Seite]. HINWEIS ■ Drücken Sie auf den Link, um zur Erklärung der gewählten Funktion zu gelangen. 4.1.5 [58] 4.1.4 [58] 4.1.6 [59] 4.1.8 [60] 4.1.3 [57] 4.1.2 [56]...
  • Seite 3 4.1 [55] 4.2 [61] 4.2.1 [61] 4.2.2 [65] 4.2.3 [66] 4.2.4 [68] 4.3 [70] 4.4 [77] 4.4.1 [77] 4.4.2 [86] 4.4.3 [88] 4.4.4 [90] 4.5 [92] 4.5.1 [92] 4.5.2 [93] 4.5.3 [93] 4.5.4 [94] 4.6 [95] 4.6.1 [95] 4.6.2 [98] 4.6.3 [99] 4.7 [100] 4.7.1 [100]...

  • Seite 4: Inhaltsverzeichnis

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Informationen ............Seite Warnsymbole ........................Seite Systemanforderungen ......................Seite Empfehlungen zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ........Seite 2. Installation ..................Seite Installation der Einzelplatzversion mit LocalDB-Datenbank ........Seite Installation der Clientversion (ohne Datenbank) ............Seite 2.2.1...
  • Seite 5 Rezeption ..........................Seite 4.2.1 Check-in [Rezeption] ......................Seite 4.2.1.1 Gäste Check-in ........................Seite 4.2.1.2 Besucher Check-in ......................Seite 4.2.2 Check-out [Rezeption] .......................Seite 4.2.2.1 Check-out ohne einlesen des Transponders ..............Seite 4.2.2.2 Check-out ohne einlesen des Transponders ..............Seite 4.2.3 Zimmer [Rezeption] ......................Seite 4.2.3.1 Check-in des Zimmers von der Liste aus .................Seite 4.2.3.2 Zusätzliche Karte für ein Zimmer von der Liste aus anlegen ........Seite 4.2.3.3 Check-out des Zimmers von der Liste aus ..............Seite 4.2.3.4 Zustand des Zimmers ändern ...................Seite...
  • Seite 6 Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem System Setup ........................Seite 4.6.1 Allgemein [System Setup] ....................Seite 4.6.1.1 Logo [Allgemein] .........................Seite 4.6.1.2 Check-In [Allgemein] ......................Seite 4.6.1.3 PMS [Allgemein] ........................Seite 4.6.1.4 Systemnutzer [Allgemein] ....................Seite 4.6.2 Benutzerkonten [System Setup] ..................Seite 4.6.2.1 Anlegen eines neuen Benutzers ..................Seite...

  • Seite 7: Allgemeine Informationen

    Schließzylinder, Wandleser oder elektronische Beschläge des BKS | hotel Schließsystems über eine gemeinsame Oberfläche verwalten und programmieren. Die Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem beinhaltet die folgen- den Funktionen. „ Einfache Abläufe beim Check-in, Check-out und der Verwaltung durch vorkonfigurierte Türen, Zimmer und Bereiche, die den Gästen oder Besuchern * zugewiesen werden können (* nur Be-...

  • Seite 8: Systemanforderungen

    Verwendung durch den Zweck gerechtfertigt werden kann. Bei der Installation von BKS | hotel ist darauf zu achten, dass der Zugriff auf die Datenbank nur für den BKS | hotel Programmbenutzer erlaubt wird. Nach der Installation von BKS | hotel und dem ersten Programmstart werden Sie zu einer Änderung des Standard-Kennworts des „BKS“-Benutzers aufgefordert.

  • Seite 9: Installation

    Die Laufzeitumgebung (Microsoft.NET) muss vor der Einzelplatz- oder Server-Installation ein- HINWEIS gerichtet werden. Für die Client-Installation muss eine Datenbank im Netzwerk vorhanden sein. Für den Betrieb von BKS | hotel sind zwei Dienste erforderlich, welche automatisch bei der Installa- tion eingerichtet werden. „ BKS Hotel Agent „...
  • Seite 10 BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Sollte der Installationsassistent des BKS Hotel Managers nach dem Einlegen des Speichermediums sich nicht automatisch öffnen oder es wird ein anderes Installationsmedium verwendet, wie z. B. eine Download-Datei, ist die Installation manuell zu starten.

  • Seite 11: Installation Der Einzelplatzversion Mit Localdb-Datenbank

    Liste den Menüpunkt Als Administrator ausführen aus. „ Im Fenster Benutzersteuerung drücken Sie auf den Button und bestätigen die Abfrage. (1) Fenster Welcome to BKS | hotel x.x.x Setup | Start der Installation. „ Drücken Sie auf den Button Next >...
  • Seite 12 Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Der Gerätename wird Ihnen angezeigt, indem Sie das Startmenü (Windows-Logo-Taste) > Einstel- lungen > Info öffnen und im Fenster Info zur Zeile Gerätename scrollen. Alternativ bei HTTP | Server URL localhost und Port 5000.
  • Seite 13 (22) Fenster Installation Completed. „ Drücken Sie auf den Button Next >. (23) Fenster Completing RabbitMQ. „ Drücken Sie auf den Button Finish. (24) Fenster Completing BKS | hotel Setup | Die Installation vom BKS | hotel wird abgeschlossen. „ Drücken Sie auf den Button Finish.

  • Seite 14: Installation Der Clientversion (Ohne Datenbank)

    Liste den Menüpunkt Als Administrator ausführen aus. „ Im Fenster Benutzersteuerung drücken Sie auf den Button und bestätigen die Abfrage. (1) Fenster Welcome to BKS | hotel x.x.x Setup | Start der Installation. „ Drücken Sie auf den Button Next >...
  • Seite 15 HINWEIS! Ist in Fenster (4) die Checkbox BKS IIS Install aktiviert worden, folgen Sie der Be-  schreibung im Kapitel 2.2.1 [16]. (12) Fenster Completing BKS | hotel Setup | Die Installation vom BKS | hotel wird abgeschlossen. „ Drücken Sie auf den Button Finish. Bei Auswahl des Radiobutton ...

  • Seite 16: Installation Internet Information Server (Iss)

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem (8) Fenster Completing BKS | hotel Setup | Die Installation vom BKS | hotel wird abgeschlossen. „ Drücken Sie auf den Button Finish. Bei Auswahl des Radiobutton  MySql in Fenster (5) (7) Fenster MYSQL Configuration | Ausfüllen der Anmeldemaske „...
  • Seite 17 „ Drücken Sie auf den Button Zugriff zulassen für das Programm Emp. (K) Fenster Installation Completed. „ Drücken Sie auf den Button Next >. (L) Fenster Completing BKS | hotel Setup | Die Installation vom BKS | hotel wird abgeschlossen. „ Drücken Sie auf den Button Finish.

  • Seite 18: Softwareaktualisierung | Update

    „ Drücken Sie im Startmenü auf die Schaltfläche mit dem Symbol Einstellungen. „ Im Fenster Einstellungen drücken Sie auf die Schaltfläche Apps. „ Wählen Sie im Menüpunkt Apps und Features in der Liste das Programm BKS | hotel aus. „ Drücken Sie auf den Button Deinstallieren.

  • Seite 19: Konzeption | Bks Hotel

    „ Starten Sie BKS | hotel durch einen Doppelklick auf das Symbol im Desktop. Alternativ kann BKS | hotel auch durch die Eingabe der Adresszeile mit der bei der Installation no- tierten Adresse in Ihrem Internetbrowser gestartet werden. y Öffnen Sie Ihren bevorzugten Internetbrowser.

  • Seite 20: Programmiergerät Verbinden

    BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Nach der erfolgreichen ersten Anmeldung im BKS | hotel werden Sie im Fenster Passwort ändern aufgefordert, ein neues Passwort zu vergeben. Dieser Dialog öffnet sich auch wenn Sie einen neuen Benutzer angelegt haben und dient der Sicherheit.

  • Seite 21: Aktivierung Bks | Hotel

    So ist unter anderem ein Programmieren der Transponder nur mit Aktivierung möglich. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 22: Konfiguration Des Programmiergeräts

    Zum Abbrechen drücken Sie auf den Button Schließen. 3.1.4 Konfiguration des Programmiergeräts Bevor Sie mit der Einrichtung des BKS | hotel Schließsystems beginnen können, ist die Konfiguration der eingesetzten Programmiergeräte (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) erforderlich. Dabei werden die Anlagendaten Ihres Schließsystems im Programmiergerät hinterlegt und die Sys- temzeit synchronisiert.
  • Seite 23 Bezeichnung des Programmiergeräts, welches konfigu- riert werden soll. Die Übertragung der Daten zum Programmiergerät wird über das umkreiste BKS | hotel Piktogramm im Fenster Konfiguration schreiben angezeigt. „ Zur Bestätigung wird Ihnen nach Fertigstellung des Schreibvorgangs das Fenster mit der Mel- dung Erfolgreich angezeigt.

  • Seite 24: Startbildschirm | Dashboard

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 3.1.5 Startbildschirm | Dashboard Nach dem Starten von BKS | hotel und der Anmeldung wird Ihnen das Dashboard angezeigt. Die Benutzeroberfläche dient einerseits als Schaltzentrale, hilft Ihnen aber auch, die Übersicht über die wichtigsten Informationen auf einen Blick zu bekommen.

  • Seite 25: Einrichten Eines Elektromechanischen Bks | Hotel Schließsystem

    Schließsystem aus Türen, Zimmern und Bereichen aufgebaut. Die Türen sind die Zutrittspunkte zu den Räumen Ihres Hotel und können als kleinster Baustein durch räumliche Abgrenzung eine Struktur schaffen. Aus den Türen können Sie die Zimmer und Be- reiche zusammenstellen.
  • Seite 26 Zimmer A, Zimmer B und Suite ABC. Das Zimmer C ist weiterhin buchbar. Würde BKS | hotel die Zimmer und Suiten nicht blockieren, könnten die Räume, welche schon ge- bucht worden sind, noch von weiteren Gästen gebucht werden. 05.2023 | Designed in Germany...

  • Seite 27: Initialisierung Einer Neuen Tür

    3.2.1 Initialisierung einer neuen Tür Vor der Verwendung von neuen ixalo-Zutrittspunkten müssen diese für das BKS | hotel Schließ- system initialisiert werden. Die Türen sind ab Werk keiner Anlage zugeordnet. Vor dem Betrieb der neuen Zutrittspunkte in den Türen Ihres Schließsystems müssen die anlagenlosen Geräte Ihres Schließsystems einmalig durch die Initialisierung zugeordnet werden.

  • Seite 28: Türen Anlegen

    Dropdown-Menü Einstellungen in der linken Menü- spalte. Beim Anlegen einer Tür im BKS | hotel Schließsystem ist jede Tür über die Seriennummer unver- wechselbar und individuell nach Ihren Bedürfnissen einstellbar. Veränderbare Merkmale sind z. B. wie lange der Zutrittspunkt nach dem Öffnen mit dem Transponder geöffnet bleibt, bis er sich wieder verschließt.
  • Seite 29 Im nächsten Schritt werden Ihre Eingaben für die Tür zum späteren Programmieren übertragen. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display angezeigt.
  • Seite 30 Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Aktive Verbindung zu BKS | hotel 05.2023 | Designed in Germany...
  • Seite 31 Alternativ wird die Tür gespeichert, wenn kein Programmiergerät mit BKS | hotel verbunden ist und Sie können später über die Listenansicht die Programmierung starten. y Aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile vor der zu programmierenden Tür im Fenster Türen. y Drücken Sie auf den Button Tür programmieren...
  • Seite 32 Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Mit dem Programmiergerät können Sie jetzt den Zutrittspunkt programmieren. Falls dieser in der Tür eingebaut ist, programmieren Sie die Tür vor Ort. „ Zum Einschalten des Programmiergeräts drücken Sie mindestens 4 s auf die Taste OK , falls es nicht eingeschaltet sein sollte.
  • Seite 33 Dropdown-Menü Wartung in der linken Menü- spalte. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display angezeigt. „ Drücken Sie auf die Schaltfläche Quittierung in der Kopfzeile des Hauptfensters.

  • Seite 34: Zimmer Anlegen

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 3.2.3 Zimmer anlegen Die Zimmer sind im BKS | hotel Schließsystem eine „verkaufbare“ Kombination, die über den Check- in von Gästen gebucht werden kann. Hierbei können Sie beliebig viele Türen als eine Kombination, die regelmäßig im Verbund gebucht werden, zusammenstellen.

  • Seite 36: Zeitzone Erstellen

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 3.2.4 Zeitzone erstellen Die Zeitzone ist ein Zeitraum, der auch aus mehreren Intervallen bestehen kann. Innerhalb des Zeit- raums dient in der späteren Verwendung die Zeitzone als Öffnungszeit für den Bereich, für die diese Zeitzone ausgewählt wurde.

  • Seite 38: Bereiche Erstellen

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 3.2.5 Bereiche erstellen Im BKS | hotel Schließsystem können Sie zusätzlich zu den Zutrittsberechtigungen der Zimmer und Türen auf dem Weg dorthin auch den Zugang zu bestimmten Bereichen des Hotels verwalten. Durch die Aktivierung einer Zeitzone können Sie für die einzelnen Bereiche unterschiedliche Öff- nungszeiten festgelegt werde.
  • Seite 39 „ Drücken Sie auf das Eingabefeld Türen und wählen über die Dropdown-Liste eine oder mehrere Türen aus. Der Bereich erhält dadurch die Berechtigung zum Zutritt zu den gewählten Türen, ggf. mit zeitlicher Einschränkung. „ Drücken Sie auf das Eingabefeld Zimmer und wählen über die Dropdown-Liste eine oder mehrere Zimmer aus.

  • Seite 40: Transponder Für Mitarbeiter Erstellen

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Transponder für Mitarbeiter erstellen Mit BKS | hotel können Sie neben den Transpondern für Gäste und Besucher auch Ihren Mitarbeitern individuell je nach Aufgabenbereich oder Tätigkeit einen Zutritt zu den Räumlichkeiten des Hotels ermöglichen.
  • Seite 41 Definieren Sie im Abschnitt Ablauf die Gültigkeitsdauer des Transponders. Bestimmen Sie einen Zeitpunkt, nach dem die Berechtigung zum Zutritt an den oben gewählten Türen, Zimmern und Be- reichen abläuft und der Transponder ungültig wird. Aktivieren oder Deaktivieren Sie den folgenden Schaltstellungen entsprechend den Umschalter.
  • Seite 42 Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 43: Benutzer Anlegen

    Zur Bedienung der BKS | hotel Software sollte sich jeder Benutzer mit seinem eigenen Benutzerna- men und Passwort anmelden. Dabei werden grundsätzlich zwei Benutzerrollen unterschieden. Die Rolle admin berechtigt den Benutzer zu allen Funktionen von BKS | hotel und die Rolle frontdesk die Berechtigung zum Dashboard und dem Funktionsbereich Rezeption.

  • Seite 44: Gäste- Und Besucherverwaltung

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Gäste- und Besucherverwaltung Mit BKS | hotel können Sie an der Rezeption die Gäste und Besucher schnell und effizient verwalten und die zur jeweiligen Buchung gehörenden Zutrittsberechtigungen auf die Transponder für die Gäste und Besucher programmieren.
  • Seite 45 Aktive Verbindung zu BKS | hotel...
  • Seite 46 (D) Programmierung der Transponder „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 47: Besucher Einchecken

    Zimmer einblenden steht. Die Zimmer sind ausgeblendet. (C) Eingabebereich Zugangsbereiche Mit BKS | hotel können auch externe Gäste, die keine Zimmerreservierung haben, einen Besucher- ausweis erhalten und die Zutrittsberechtigung für ausgewählte und öffentliche Bereiche erlangen. Hierzu zählen z. B. Spa-Besucher, Gäste von Feierlichkeiten und Konferenzen oder Benutzer des Parkplatzes.
  • Seite 48 Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Aktive Verbindung zu BKS | hotel 05.2023 | Designed in Germany...
  • Seite 49 (E) Programmierung der Transponder „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 50: Gäste Mit Zimmer Auschecken

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 3.5.3 Gäste mit Zimmer auschecken Zum Ende des Aufenthalts und vor der Abreise ist für den Gast im BKS | hotel ein Check-out durchzu- führen. Nach Rückgabe der Transponder wird die Übergabe quittiert, das System aktualisiert und das gebuchte Zimmer für den Check-in freigegeben.

  • Seite 51: Übersicht Der Gästezimmer

    Zimmer im Dropdown-Menü Rezeption in der linken Menüspalte. Die im BKS | hotel vorhandenen Zimmer werden in der Liste angezeigt, über die eine Auswahl und Bearbeitung möglich ist. Mit dem Suchfeld Nummer oder Zimmerbeschreibung eingeben ... kann die Anzeige auf bestimmte Zimmer eingeschränkt oder mit einem Schlagwort nach einem bestimmten Zimmer gesucht werden.

  • Seite 52: Übersicht Der Gäste- Und Besuchertransponder

    Dropdown-Menü Rezeption in der linken Menüspalte. Die im BKS | hotel vorhandenen Transponder werden in der Liste angezeigt, über die eine Auswahl und Bearbeitung möglich ist. Mit dem Suchfeld Zimmernummer oder Sequenz eingeben ... kann die Anzeige auf bestimmte Zimmer eingeschränkt oder mit einem Schlagwort nach einem bestimmten Zimmer gesucht werden.
  • Seite 53 A3 B3 Aktive Verbindung zu BKS | hotel A7 B6 C5...
  • Seite 54 Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem (B) Zusätzliche Karte anlegen „ Aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile vor dem Transponder, für den ein weiteres Identmedium angelegt werden soll. „ Drücken Sie den Button Zusätzliche Karte anlegen, um für die gewählten Transponder eine oder...

  • Seite 55: Grundfunktionen

    Einstieg und reduziert die Zeit zum Anlernen von neuem Personal. Das Programm ist browserbasiert. Eine separate Software ist auf der Arbeitsstation nicht notwendig. Mit BKS | hotel können Sie alle elektronischen Schließzylindern inkl. der Wandleser und elektroni- schen Beschlägen über eine gemeinsame Oberfläche verwaltet und programmiert werden.

  • Seite 56: Benachrichtigungen [Dashboard]

    Damit Sie BKS | hotel ohne Einschränkung verwenden können, muss die Software über eine Lizenz aktiviert worden sein. Folgende Lizenzmodelle stehen Ihnen zur Verfügung. y BKS |  hotel Softwarelizenz Basis für ein Schließsystem bis 100 Türen und 100 Nutzer y BKS |  hotel Softwarelizenz Premium für ein Schließsystem über 100 Türen und 100 Nutzer Entspricht die Größe des Schließsystems nicht der Lizenz, können Sie die Lizenz erweitern.

  • Seite 57: Lese Karte [Dashboard]

    Gäste, Besucher und Mitarbeiter ausgelesen und angezeigt. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 58: Sprache Im Programm Wechseln [Dashboard]

    Zum erneuten Einlesen drücken Sie den Button Versuchen Sie es nochmal. 4.1.4 Sprache im Programm wechseln [Dashboard] Über die Schaltfläche mit dem Symbol Sprache können Sie während des Betriebs die im BKS | hotel verwendete Sprache wechseln. „ Drücken Sie auf die Schaltfläche in der oberen Menüleiste.

  • Seite 59: Passwort Ändern [Mein Konto]

    (Einstellungen) in der oberen Menüleiste. Das Dropdown-Menü Einstellungen wird geöffnet. „ Drücken Sie in der Dropdown-Liste auf die Schaltfläche Einstellungen. Alternativ können Sie die Funktion im Dashboard im umrandeten Bereich BKS hotel (Logo) öffnen. y Drücken Sie auf den Button Einstellungen. 4.1.6.1 Seiteneinstellungen Animation der Seite Beim Wechseln der Anzeige können die Seitenübergänge animiert werden.

  • Seite 60: Plug-In Einstellungen

    Plugin About: Bereich wird im Dashboard angezeigt. 4.1.7 Hilfe [Dashboard] Benötigen Sie Hilfe zu BKS | hotel? Im Hilfebereich auf dem Dashboard finden Sie hierzu weiter- führende Links zu Ihren Fragestellungen. Die verschiedenen Themen können über die folgenden vier Schaltflächen aufgerufen werden.

  • Seite 61: Rezeption

    Rezeption Der Menüpunkt Rezeption öffnet Ihnen die Dropdown-Liste der Menüpunkte zur Verwendung der Funktion zur Erfüllung von Aufgaben der Rezeption mit der BKS | hotel Software. „ Drücken Sie auf die Schaltfläche Rezeption in der linken Menüspalte oder auf das entsprechende Symbol der eingeklappten Menüspalte, um die Liste des Dropdown-Menüs zu öffnen.
  • Seite 62 (6) Programmierung der Transponder „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 63: Besucher Check-In

    4.2.1.2 Besucher Check-in (1) Eingabebereich Datum Beginnen Sie den Check-in des Besuchers, indem Sie den Buchungszeitraum in die Eingabefelder eintragen. „ Geben Sie den Beginn des Buchungszeitraums im Eingabefeld Check-in-Datum ein. „ Geben Sie das Ende des Buchungszeitraums im Eingabefeld Check-out-Datum ein. (2) Eingabebereich Zeiten (optional) Der Eingabebereich Zeiten wird angezeigt, wenn der Umschalter Check-in/Check-out-Zeiten an-...
  • Seite 64 (7) Programmierung der Transponder „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 65: Check-Out [Rezeption]

    4.2.2 Check-out [Rezeption] Der Menüpunkt Check-out bietet Ihnen die Funktion zum Ende des Aufenthalts und vor der Abreise den Gast im BKS | hotel auszuchecken. Nach Rückgabe der Transponder wird die Übergabe quittiert, das System aktualisiert und das gebuchte Zimmer für den Check-in freigegeben.

  • Seite 66: Zimmer [Rezeption]

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.2.3 Zimmer [Rezeption] Der Menüpunkt Zimmer bietet Ihnen eine Übersicht der im BKS | hotel vorhandenen Zimmer und die Möglichkeit zur Bearbeitung über die Funktionen Check-in und Check-out sowie für das Zimmer zusätzliche Transponder anlegen und Attribute vergeben.

  • Seite 67: Zustand Des Zimmers Ändern

    4.2.3.4 Zustand des Zimmers ändern „ Aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile vor dem Zimmer, welches bearbeitet werden soll. „ Drücken Sie den Button Zustand ändern, um für das gewählte Zimmer einen Status einzutragen. y Alternativ können Sie auf die Schaltfläche in der Zeile hinter dem Zimmer drücken, um den Zustand des Zimmers zu ändern.

  • Seite 68: Gästekarten [Rezeption]

    „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 69: Zusätzliche Gäste- Und Besuchertransponder Anlegen

    4.2.4.2 Zusätzliche Gäste- und Besuchertransponder anlegen „ Aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile vor dem Transponder, für den ein weiteres Identmedium angelegt werden soll. „ Drücken Sie den Button Zusätzliche Karte anlegen in der Funktionsleiste des Hauptfensters. „ Wählen Sie im Fenster Bitte wählen Sie ein Programmiergerät! die Zeile des gewünschten Pro- grammiergeräts aus und drücken auf die Bezeichnung des Programmiergeräts, mit welchem Sie den Transponder einlesen wollen.

  • Seite 70: Mitarbeiter

    Schlagwort nach einem bestimmten Mitarbeiter gesucht werden. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.
  • Seite 71 „ Drücken Sie auf den Button Programmieren. Alternativ können Sie zu einem späteren Zeitpunkt die Programmierung ausführen, wenn z. B. kein Programmiergerät mit BKS | hotel verbunden ist. Sichern Sie die Eingaben und starten Sie später über die Listenansicht die Programmierung. y Drücken Sie auf den Button Speichern.

  • Seite 72: Bearbeiten Eines Vorhandenen Mitarbeiters

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.3.2 Bearbeiten eines vorhandenen Mitarbeiters „ Drücken Sie auf die Schaltfläche in der Zeile des zu editierenden Mitarbeiters. Ändern Sie im Abschnitt Mitarbeiterkarte den Namen des Mitarbeiters. „ Bearbeiten Sie im Eingabefeld Vorname und im Eingabefeld Nachname den Namen des Mitarbeiters.

  • Seite 73: Mitarbeiterkarte Verloren

    y Geben Sie im Eingabefeld Ablaufdatum ein Datum an, zudem die Gültigkeit des Transponders endet. y Geben Sie im Eingabefeld Ablaufzeit einen Zeitpunkt an, zudem die Gültigkeit des Transponders endet. „ Drücken Sie auf den Button Programmieren in der Funktionsleiste des Hauptfensters. „...

  • Seite 74: Ersetzen Einer Mitarbeiterkarte

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.3.4 Ersetzen einer Mitarbeiterkarte Zur Auswahl des Transponders, der ersetzt werden soll, muss in der Liste die Stellung des Umschal- ters auf Deaktivierte Karten anzeigen stehen oder falls nicht dorthin bewegt werden.

  • Seite 75: Deaktivieren Und Aktivieren Eines Mitarbeitertransponders

    4.3.6 Deaktivieren und Aktivieren eines Mitarbeitertransponders Zum Deaktivieren eines Transponders muss die Stellung des Umschalters auf Deaktivierte Kar- ten anzeigen stehen oder falls nicht dorthin zu bewegen. „ Drücken Sie auf die Schaltfläche in der Zeile des zu deaktivierenden Mitarbeiters. „...

  • Seite 76: Anlegen Von Neuen Mitarbeitern Über Eine Csv-Datei

    Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.3.7 Anlegen von neuen Mitarbeitern über eine CSV-Datei Zur Steigerung der Effizienz beim Anlegen bietet Ihnen BKS | hotel die Möglichkeit, dass Sie vorher in einer Tabelle erfasste Mitarbeiter importieren können. Speichern Sie die erfassten Daten in einer CSV-Datei ab.

  • Seite 77: Einstellungen

     Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display angezeigt. 4.4.1.1 Initialisierung neuer Zutrittspunkte|Türen Die neuen ixalo-Zutrittspunkte die für Ihr BKS | hotel Schließsystem geliefert werden, sind ab Werk keinem Schließsystem zugeordnet. Vor dem Betrieb der neuen Zutrittspunkte in den Türen Ihres Schließsystems müssen die anlagenlosen Geräte Ihrer Schließsystem einmalig zugeordnet und ini-...

  • Seite 78: Anlegen Einer Neuen Tür

    Bezeichnung des Programmiergeräts, mit welchem Sie die Tür einlesen wollen. Die Bereitschaft zum Einlesen wird über das umkreiste BKS | hotel Piktogramm angezeigt. „ Legen Sie den zu programmierenden ixalo-Beschlag oder ixalo-Zylinder auf die mit dem Symbol gekennzeichnete Fläche des Programmiergeräts und warten, bis der Einlese-...
  • Seite 79 „ Drücken Sie auf den Button Speichern zur Übertragung zum Programmiergerät. Alternativ wird die Tür gespeichert, wenn kein Programmiergerät mit BKS | hotel verbunden ist und Sie können später über die Listenansicht die Programmierung starten. y Aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile vor der zu programmierenden Tür im Fenster Türen.
  • Seite 80 Dropdown-Menü Wartung in der linken Menü- spalte. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display angezeigt. „ Drücken Sie auf den Button Event Daten Upload vom Programmiergerät.

  • Seite 81: Bearbeiten Einer Vorhandenen Tür

    Bezeichnung des Programmiergeräts, mit welchem Sie die Tür einlesen wollen. Die Bereitschaft zum Einlesen wird über das umkreiste BKS | hotel Piktogramm angezeigt. „ Legen Sie den zu programmierenden ixalo-Beschlag oder ixalo-Zylinder auf die mit dem Symbol gekennzeichnete Fläche des Programmiergeräts und warten, bis der Einlese-...
  • Seite 82 „ Drücken Sie auf den Button Speichern zur Übertragung zum Programmiergerät. Alternativ wird die Tür gespeichert, wenn kein Programmiergerät mit BKS | hotel verbunden ist und Sie können später über die Listenansicht die Programmierung starten. y Aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile vor der zu programmierenden Tür im Fenster Türen.
  • Seite 83 Dropdown-Menü Wartung in der linken Menü- spalte. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display angezeigt. „ Drücken Sie auf den Button Event Daten Upload vom Programmiergerät.

  • Seite 84: Programmieren Der Tür

    Zur Programmierung der Tür folgen Sie den weiteren Schritten. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display angezeigt.

  • Seite 85: Anlegen Von Neuen Türen Über Eine Csv-Datei

    4.4.1.6 Anlegen von neuen Türen über eine CSV-Datei Zur Steigerung der Effizienz beim Anlegen bietet Ihnen BKS | hotel die Möglichkeit, dass Sie vorher in einer Tabelle erfasste Türen importieren können. Speichern Sie die erfassten Daten in einer CSV- Datei ab. Genauere Angaben zum Aufbau der CSV-Datei erhalten Sie von uns auf Anfrage.

  • Seite 86: Zimmer [Einstellungen]

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.4.2 Zimmer [Einstellungen] Der Menüpunkt Zimmer bietet Ihnen die Funktion zum Anlegen oder Verwalten der buchbaren Räumlichkeiten Ihres Hotels. „ Drücken Sie auf die Schaltfläche Zimmer im Dropdown-Menü Einstellungen in der linken Menü- spalte oder auf das entsprechende Symbol der eingeklappten Menüspalte.

  • Seite 87: Anlegen Von Neuen Zimmern Über Eine Csv-Datei

    4.4.2.4 Anlegen von neuen Zimmern über eine CSV-Datei Zur Steigerung der Effizienz beim Anlegen bietet Ihnen BKS | hotel die Möglichkeit, dass Sie vorher in einer Tabelle erfasste Zimmer importieren können. Speichern Sie die erfassten Daten in einer CSV- Datei ab. Genauere Angaben zum Aufbau der CSV-Datei erhalten Sie von uns auf Anfrage.

  • Seite 88: Zeitzone [Einstellungen]

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.4.3 Zeitzone [Einstellungen] Der Menüpunkt Zeitzone bietet Ihnen die Funktion zur Definition eines Zeitraums ggf. aus meh- reren Intervallen, mit dem der Zutritt zu einem Bereich während des Gültigkeitszeitraums zeitlich beschränkt werden kann.

  • Seite 89: Bearbeiten Einer Vorhandenen Zeitzone

    4.4.3.2 Bearbeiten einer vorhandenen Zeitzone „ Drücken Sie auf die Schaltfläche in der Zeile der zu editierenden Zeitzone. „ Bearbeiten Sie im Eingabefeld Name die Bezeichnung der Zeitzone. Mit diesem Namen wird die Zeitzone später in anderen Funktionen ausgewählt. „ Zum Bearbeiten eines vorhandenen Intervalls drücken Sie in der Matrix auf das für den Intervall stehende Feld, welches mit einer blauen Umrandung und hellblauen Hintergrund angezeigt wird.

  • Seite 90: Bereiche [Einstellungen]

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.4.4 Bereiche [Einstellungen] Der Menüpunkt Bereiche bietet Ihnen die Funktion zum Anlegen oder Verwalten der Bereiche. Die Zutrittsberechtigung zu den gewählten Türen und Zimmern kann während des Gültigkeitszeit- raums der Transponderkarte zusätzlich auf Öffnungszeiten für den Bereich eingeschränkt werden.

  • Seite 91: Bearbeiten Eines Vorhandenen Bereichs

    „ Drücken Sie auf das Eingabefeld Zimmer und wählen über die Dropdown-Liste eine oder mehrere Zimmer aus. Der Bereich erhält dadurch die Berechtigung zum Zutritt zu den gewählten Zim- mern, ggf. mit zeitlicher Einschränkung. „ Drücken Sie auf den Button Speichern und auf den Button Zurück, um zum Beenden des Dialogs.

  • Seite 92: Löschen Eines Bereichs

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem „ Drücken Sie auf den Button Speichern und auf den Button Zurück, um zum Beenden des Dialogs. „ Drücken Sie nur auf den Button Zurück, um den Dialog abzubrechen.

  • Seite 93: Identmedien [Protokolle]

    4.5.2 Identmedien [Protokolle] Der Menüpunkt Identmedien zeigt Ihnen das Protokoll der Ereignisse, welche durch den Zusam- menhang mit den Identmedien aufgezeichnet wurden, an. „ Drücken Sie auf die Schaltfläche Identmedien im Dropdown-Menü Protokolle in der linken Me- nüspalte oder auf das entsprechende Symbol der eingeklappten Menüspalte. Die vorhandenen die Identmedien betreffenden Ereignisse werden in der Liste angezeigt „...

  • Seite 94: Pms Aktionen [Protokolle]

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.5.4 PMS Aktionen [Protokolle] Der Menüpunkt PMS Aktionen zeigt Ihnen das Protokoll der Ereignisse, welche durch den Zusam- menhang mit dem Property Management System (PMS) aufgezeichnet wurden, an. „ Drücken Sie auf die Schaltfläche PMS Aktionen im Dropdown-Menü...

  • Seite 95: System Setup

    Wählen Sie in der Kopfzeile des Hauptfensters ein Register zum Ausführen der weiteren Einstellun- gen aus. 4.6.1.1 Logo [Allgemein] Das Register Logo ermöglicht es Ihnen, das Erscheinungsbild des Clients von BKS | hotel an das Corporate Design Ihres Hotels anzupassen. Dies ist durch den Austausch des Logos im Hauptfenster möglich.

  • Seite 96: Check-In [Allgemein]

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem 4.6.1.2 Check-In [Allgemein] Das Register Check-In ermöglicht es Ihnen, den Menüpunkt Check-In um Ansichten und Funktionen zu erweitern. Die Voreinstellungen betreffen den zeitlichen Rahmen, währenddessen die Gäste und Besucher eingecheckt und ausgecheckt werden können, die Mindestzeit für den zeitlichen Abstand zwischen Check-In und Check-Out und Optionen zur Einstellung der Anzeige.

  • Seite 97: Pms [Allgemein]

    Die vorhandenen Systembenutzer werden in der Liste angezeigt. Mit dem Suchfeld Benutzername oder Rolle eingeben ... kann die Anzeige auf Benutzer eingeschränkt oder mit einem Schlagwort nach einem bestimmten Benutzer gesucht werden. Der Systemnutzer „SIGNALR“ darf nicht gelöscht, weil dieser von BKS | hotel für die internen Pro- zesse benötigt wird!

  • Seite 98: Benutzerkonten [System Setup]

    Mit dem Suchfeld Benutzernamen oder Rolle eingeben ... kann die Anzeige auf Benut- zer eingeschränkt oder mit einem Schlagwort nach einem bestimmten Benutzer gesucht werden. Bei der Bedienung der BKS | hotel Software werden zwei Benutzerprofile unterschieden. HINWEIS  Admin mit dem Recht zur Nutzung von allen Funktionen des Programms.

  • Seite 99: Löschen Eines Benutzers

    Auftrag zum Beschreiben einer Transponderkarte am Programmiergerät direkt beim Einbuchen vom PMS-Arbeitsplatz aus gestartet werden. Beim Austausch eines Programmiergeräts wird das neue Gerät einfach der bestehenden PMS-ID nur im BKS | hotel zugeordnet und das PMS muss nicht umkonfiguriert werden.

  • Seite 100: Wartung

    BKS | hotel verbundenes Programmiergerät. „ Schließen Sie das Programmiergerät (ixalo-Programmiergerät oder ixalo-Tischleser) mit einem USB-Kabel an Ihren Computer an und warten, bis dieses mit BKS | hotel verbunden ist. Die Bereitschaft wird über eine entsprechende Abbildung im Display oder durch das Aufleuchten der grünen LED beim ixalo-Tischleser angezeigt.

  • Seite 101: Update Des Programmiergeräts

    Während der Übertragung des Updates darf die Verbindung zwischen Programmiergerät und HINWEIS BKS | hotel nicht getrennt werden. Warten Sie, bis das Update erfolgreich beendet wurde. „ Zur Bestätigung wird Ihnen nach Fertigstellung des Updates das Fenster mit der Meldung Erfolgreich angezeigt.

  • Seite 102: Sxpg Sync [Wartung]

    Übertragen und Speichern können Sie die Verbindung des Programmiergeräts zu BKS | hotel trennen. Das Programmiergerät ist autark verwendbar. Die im BKS | hotel vorhandenen Türen werden in der Liste angezeigt, welche über den Umschalter und den Ereignisfilter im Umfang eingeschränkt wird oder werden kann. Mit dem Suchfeld Türnamen oder Seriennummer eingeben ...

  • Seite 103: Auslesen Der Daten Nach Dem Programmieren Der Türen Vom Programmiergerät

    4.7.2.2 Auslesen der Daten nach dem programmieren der Türen vom Programmiergerät Durch die Quittierung werden die Daten im BKS | hotel mit den Daten in den Türen über das Programmiergerät synchronisiert. Dabei erhält BKS | hotel eine Rückmeldung über den Status der Programmierungen. Bei der Quittierung werden auch die ausgelesenen Ereignisse und Berichte der Türen eingelesen.

  • Seite 104: Türen (Zutrittspunkte)

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Türen (Zutrittspunkte) Folgende BKS Produkte werden zur Zeit in den Türen und Zutrittspunkten des Schließsystems von BKS | hotel unterstützt und verwaltet. Artikel-Nr. Beschreibung Anleitung „ 5915 ixalo-Doppelknaufzylinder | RFID C59501191...
  • Seite 105 Ereignis Zylinder Beschlag Wandleser Buchung am Zutrittspunkt mit Transponder Batteriewarnlevel 2 — • Transponder mit Zutrittsbe- rechtigung  Zutritt gesperrt. Der Zutrittspunkt kann einma-  20 s schnelles  20 s schnelles lig mit dem ixalo-Programmier- Beepen Beepen gerät freigeschaltet werden. Aktivierung des „Daueroffen Modus“.
  • Seite 106 Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem Ereignis Zylinder Beschlag Wandleser Aktivierung der — — „Bitte nicht stören“-Funktion. 1×  Schalter auf der Innenseite des Beschlags in die obere  1× gelbe LED Stellung schieben. Deaktivierung der —...

  • Seite 107: Transponder

    Transponder Der langlebige und robuste BKS | hotel Transponder wird durch seine Programmierung für die Gäste, Besucher und Mitarbeiter zum zentralen Zutrittsmedium im BKS | hotel Schließsystem. Die wichtigsten Merkmale sind der kontaktlose Datenaustausch, die eindeutige Identifikation und die individuell programmierbare Berechtigung zum Begehen der Zutrittspunkte oder Türen.

  • Seite 108: Programmiergeräte

    „ B5971 0001 ixalo-Programmiergerät C59501257 Im stationären Einsatz kann das Programmiergerät mit einer Verbindung zum BKS | hotel System über den Standard-USB-Anschluss zum Einlesen von Transpondern oder Türen verwendet werden. Die Programmierung der Transponder oder das Speichern der Programmierdaten für eine spätere mobile Übertragung sind weitere Anwendungsmöglichkeiten.

  • Seite 109: Einbindung In Ein Pms

    Einbindung in ein PMS Bevor Sie das BKS | hotel Schließsystem mit Ihrem Property Management System (PMS) zusammen betreiben können, muss die Schnittstelle zwischen den Programmen konfiguriert werden. Die zur Einbindung des BKS | hotel Schließsystem notwendigen Schritte werden in den Unterkapiteln beschrieben. Die Anleitung zur Konfiguration des PMS-Systems entnehmen Sie bitte der Bedie- nungsanleitung des PMS-Herstellers.

  • Seite 110: Pms-Id Zu Programmiergeräten Zuordnen

    Benutzerhandbuch BKS | hotel Verwaltungs- und Systemsoftware für das BKS | hotel Schließsystem PMS-ID zu Programmiergeräten zuordnen „ Drücken Sie auf die Schaltfläche System Setup in der linken Menüspalte oder auf das entsprechende Symbol der eingeklappten Menüspalte, um die Liste des Dropdown-Menüs zu öffnen.

  • Seite 111: Fehlersuche Und -Behebung

    System nicht erkannt. neu anschließen. Dienste stehen nicht zur y Über die Dienste-App den Dienst Verfügung. BKS Hotel Agent starten oder ggf. beide BKS-Dienste neu starten. Neue Tür|Zutrittspunkt Zutrittspunkt ist anlagenlos y Initialisierung mit Mastertrans- wird nicht erkannt.
  • Seite 112 Herausgeber: BKS GmbH Heidestr. 71 42549 Velbert Deutschland Tel. + 49 (0) 2051 201-0 Fax + 49 (0) 2051 201-97 33 www.g-u.com...

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