Willkommen Willkommen Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde, herzlichen Dank, dass Sie sich für unser Zeiterfassungssystem timeCard ® entschieden haben! Durch die zunehmende Flexibilisierung der Arbeitszeiten ist es immer wichtiger, Arbeitszeiten nicht nur zu erfassen, sondern gezielt verschiedene Arbeitszeitmodelle zur effizienten Steuerung der betrieblichen Abläufe einzusetzen.
Schnittstelle am PC eingesteckt. Nach Verbindung des Datenkabels wird das Gerät über das mitgelieferte Steckernetzteil an die Stromversorgung angeschlossen. Die für das Gerät notwendigen Treiber werden zusammen mit der timeCard ® -Software installiert. Unabhängig ob das Gerät später offline oder online betrieben wird, sollte es bei der Erstinstallation der Software auf alle Fälle mit dem...
Bedienungsanleitung bearbeitet werden. Terminalfunktion Die timeCard ® Zeiterfassungspakete sind mit einem hochwertigen Terminal ausgestattet. Das Gerät kann bis zu 10.000 Buchungen speichern, wobei die Daten in einem nichtflüchtigen Speicher abgelegt sind. So ist gewährleistet, dass die Daten auch im Gerät gehalten werden, wenn es nicht an der Stromversorgung angeschlossen ist, z.B.
Laufwerk Ihres Rechners ein. Falls das Installationsprogramm nicht automatisch startet, wählen Sie Start Ausführen in der Windows Taskleiste. Geben Sie im nun folgendem Dialog das Laufwerk an, in dem die timeCard ® Installations-CD liegt, gefolgt vom Befehl setup: Es öffnet sich folgendes Fenster.
Bedienungsanleitung 1. timeCard Einzelplatzinstallation: Diese Art der Installation wählen Sie, wenn Sie timeCard ® an einer einzigen Arbeitsstation betreiben möchten. Wenn Sie timeCard ® als Serverinstallation betreiben möchten, installieren Sie ebenfalls die Einzelplatzvariante. 2. timeCard Clientinstallation: Wenn Sie mehrere Rechner über einen timeCard ®...
Die Software Die Software Nach dem Starten des Programms, durch Doppelklicken auf den timecard Button auf dem Desktop, erhalten Sie folgendes Bild: Hier geben Sie Ihren Namen, die Firma (optional) ihre E-Mail und einen gültigen Lizenzcode ein. Wenn Sie Abbrechen drücken, können Sie die Software 30 Tage lang testen.
Bedienungsanleitung ein grünes j (anwesend) symbolisiert. Die Anzeige der An- oder Abwesenheit kann nur erfolgen, wenn das Terminal dauerhaft mit dem PC verbunden ist. Tagesbuchungen Hier werden die Buchungen des gewählten Tages und des gewählten Mitarbeiters angezeigt. Kalender Aktuellen Tag mit der linken Maustaste auswählen. Der Grund für eine Tagesabwesenheit kann mit der rechen Maustaste eingegeben werden.
Datenübertragung von und zum Zeiterfassungsterminal Hilfe Aufruf der Hilfe-Funktion 4.1.3 Passwortschutz Um den Zugriff unberechtigter Personen auf Ihre Mitarbeiterdaten zu verhindern, wurde timeCard ® mit einer Benutzerverwaltung ausgestattet. Im Menü Extras > Einstellungen können Sie beim Reiter timeCard zwischen Passwortschutz, Mandantenverwaltung und aus wählen.
Bedienungsanleitung Wenn Sie jedem Benutzer das gleiche Passwort vergeben möchten, stellen Sie dieses bei Voreingestelltes Passwort ein. Jeder neu angelegte Benutzer bekommt nun dasselbe Passwort zugewiesen. Hier können Sie die Benutzer anlegen, die zu der Software Zugang erhalten sollen.
Im Menü Extras -> Einstellungen können Sie alle Einstellungen am Programm timeCard ® vornehmen. Unter dem Reiter timeCard können Sie die Sprache auswählen und darüber entscheiden, in welchen Format (Dezimal oder HH:MM) die Zeitangabe in der Software dargestellt wird. Außerdem legen Sie hier fest, ob Sie das Programm mit einem Passwort schützen möchten.
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Bedienungsanleitung Die Unterscheidung Dezimal <> HH:MM bezieht sich dann aber nur auf die zu berechnenden Werte, alle anderen Werte (z.B. Buchungen) werden als HH:MM) dargestellt. Unter dem Reiter Datenbank können Sie Einstellungen zur Datenbank vornehmen. Datenbank-IP: IP Adresse des Rechners, auf dem sich die Datenbank befindet Über Verbindung Test können Sie schauen ob eine Verbindung zur angegebenen IP Adresse...
Um einen Einblick in die Arbeitsweise der Software zu bekommen, werden Sie jetzt durch ein paar Schritte geführt. Am Schluss werden Sie ein Blatt Papier ausdrucken, auf dem die Arbeitszeiten Ihres Mitarbeiters dargestellt sind. Starten Sie das Programm, indem Sie auf dem Desktop die Verknüpfung timecard anklicken. 4.4.1 Mitarbeiter anlegen Klicken Sie auf folgendes Symbol in der Symbolleiste Sie erhalten folgende Maske, in der Sie die Mitarbeiterdaten anlegen.
Bedienungsanleitung Die Daten werden jetzt an das Terminal übertragen. 4.4.3 Buchungen am Terminal Jetzt simulieren wir mit unserem Terminal einen Offline-Betrieb. Unser Mitarbeiter kommt und steckt die Chipkarte ins Terminal. Beim Paket Kontaktlos wird nur der Transponder an das Aufsatzmodul gehalten.
Die Software 4.4.5 Manuelle Buchung Manuelle Buchungen sind notwendig, wenn z.B. ein Mitarbeiter vergessen hat am Terminal zu buchen. Sie können diese Buchung am PC in die Software eingeben. Dazu klicken Sie auf folgenden Button. Im folgenden Fenster können Sie die zusätzlichen Buchungen vornehmen.
Bedienungsanleitung Sie legen einen Buchungssatz mit 16 Uhr GEHEN an und bestätigen mit [OK]. Für einen Mitarbeiter haben Sie zwei Buchungssätze vorliegen. Einen Kommen um 8 Uhr und einen manuell angelegten Datensatz Gehen um 16 Uhr. Jetzt wollen Sie die Daten auch ausdrucken.
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Datensatzes, inklusive der Projektbuchungen. Sollten Sie einen Mitarbeiter nicht mehr verwenden wollen, setzen Sie unter Sonstiges ein Austrittsdatum ein. Ausweisnummer Hier wird die auf der timeCard®-Mitarbeiterchipkarte aufgedruckte Kartennummer eingetragen. Terminaltext (Premium-Version) Der hier eingegebene Text wird dem Mitarbeiter bei allen Buchungsvorgängen am Terminal angezeigt.
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Bedienungsanleitung Folgende Daten können Sie beim Reiter Arbeitsdaten eingegeben: Arbeitszeitpofil Für den Mitarbeiter kann hier das passende Arbeitszeitprofil ausgewählt werden. Wenn die mitgelieferten Arbeitszeitprofile nicht reichen sollten, können diese jederzeit abgeändert bzw. Sie können neue Arbeitszeitprofile erstellen. Siehe dazu Arbeitszeitprofile anlegen.
Monatsbeginn (Premium Version) Hier können Sie einen anderen Monatsbeginn eingeben als den üblichen 1. eines Monats, wie z.B. den 5. timeCard führt dann alle Berechnungen vom 5. bis zum 4. des anderen Monats aus. Folgende Daten können Sie beim Reiter Sonstiges/Urlaub eingeben: Urlaubstage pro Jahr: Hier kann die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr eingegeben werden.
Bedienungsanleitung 4.5.3 Arbeitszeitprofile anlegen und ändern Wenn Sie folgenden Button in der Symbolleiste anklicken, kommen Sie zu dem Fenster Arbeitszeitprofile. In den Arbeitszeitprofilen werden die Einstellungen zur Arbeitszeit erfasst. Es sind zwei Arbeitszeitprofile vordefiniert. Um neue Profile zu erstellen, geben Sie unter Profilname einen neuen Namen an und drücken anschließend auf [Neues Profil].
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Die Software Sollzeit Tägliche Sollzeit an Werktagen. Diese Angabe ist ausreichend für die Erfassung/ Berechnung von Zeitsalden (Soll-/ Ist-Auswertung). Um Arbeitszeitprofile optimal an die betrieblichen Anforderungen anpassen zu können, gibt es noch folgende weiteren Einstellmöglichkeiten: Kernzeit (Premium-Version) In der Kernzeit besteht Anwesenheitspflicht. Wird in dieser Zeit nicht gearbeitet, kommt der Hinweis Kernzeitverletzung und der Kalendertag wird dunkelrot hinterlegt.
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Bedienungsanleitung Gebuchte Pause des Mitarbeiters Generierte Pause des Systems Sie sehen die Pause von 30 Minuten, die der Mitarbeiter gebucht hat und die Pausenauffüllung, die das System generiert hat, um die vorgegebene Pause von 45 Minuten zu erhalten. In diesen Fenstern können Sie die Pausenzeit auch manuell ändern.
Die Software 4.5.4 Abwesenheitskonten Die Abwesenheitskonten können Sie, wahlweise durch Rechtsklick auf den Kalender, sowie durch direktes Anklicken der jeweiligen Abwesenheitsgrund-Symbole in der Symbolleiste, erfassen. Urlaub Krank Schule Feiertag Die Feiertage werden als Arbeitszeit so gebucht, wie die Sollzeiten im Arbeitszeitprofil hinterlegt sind. Um die Abwesenheitskonten zu bearbeiten, gehen Sie in der Menüleiste auf Zeitpläne >...
Bedienungsanleitung Die Ersatzzeit hat nur für Konten eine Relevanz, die als Arbeitszeit gebucht werden. 4.5.5 Buchungen anlegen und ändern Vergessene Buchungen von Mitarbeitern können Sie ergänzen. Die Auswahl der entsprechenden Funktion erfolgt über den Button [Neue Buchung]. Zeit Hier wird die Uhrzeit der Buchung in der Form HH:MM eingegeben (z.B. 8 Uhr ist 08:00).
Die Software Dadurch wird wieder die Maske Buchung bearbeiten aktiviert, die bereits mit den Ist-Werten der zu korrigierenden Buchung vorbelegt ist. Hier können Sie jetzt die Buchung korrigieren. Wenn eine fehlerhafte Buchungsabfolge vorliegt, erscheint ein Hinweis auf inkonsistente Buchungsabfolge. Eine fehlerhafte Buchungsabfolge liegt vor, wenn z.B.
Bedienungsanleitung Der Import in Excel erfolgt folgendermaßen: Öffnen Sie Excel und öffnen über Datei -> Öffnen die erstellte TXT-Datei. Es öffnet sich ein Textkonvertierungs-Assistent. Folgen Sie diesem und stellen Sie als Trennzeichen Tabstopp und Semikolon ein. Klicken Sie danach auf Fertigstellen und die TXT-Datei wird in Excel erstellt und kann nun von Ihnen verwendet werden.
Die Software 4.5.8 Projektverwaltung Mit der Projektverwaltung (Premium-Version) erhalten Sie ein leistungsstarkes Auswertungstool, mit dem Sie Ihre Projekte verwalten und überwachen können. Sie legen Projekte an und können dann auf diese Projekte die Arbeitszeiten buchen. Nach Abschluss des Projektes oder zur Projektüberwachung können Sie sich anzeigen lassen, welcher Mitarbeiter wie lange an den einzelnen Projekten gearbeitet hat.
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Bedienungsanleitung Die Ordnungsnummer des Projektes wird vom System vergeben. Jede Ordnungsnummer kommt nur einmal vor. Wenn ein Projekt gelöscht wird, dann steht diese Ordnungsnummer nicht mehr zur Verfügung. Projektzeiten am Terminal buchen Projektzeiten können über die ∆-Taste am Terminal vorgenommen werden. Dazu drücken Sie die ∆-Taste solange bis ein P steht.
Die Software Projekte auswerten Um Projekte auszuwerten, drücken Sie folgenden Button in der Symbolleiste. In diesem Fenster können Sie Ihre Auswahlkriterien bestimmen. Unter Zeitraum bestimmen Sie den zu betrachteten Zeitraum Ihrer Auswertung. Sie können die Mitarbeiter mit STRG + Mitarbeiter einzeln selektieren. Dann wählen Sie noch ein Projekt aus und sagen [OK] und bekommen im nächsten Fenster ein Übersicht, wie viel die selektierten Mitarbeiter für dieses Projekt gearbeitet haben.
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Bedienungsanleitung Um mit der Mandantenverwaltung zu arbeiten, muss diese erst aktiviert werden. Über das Menü Extras > Einstellungen aktivieren Sie die Mandantenverwaltung. Benutzer erfassen Über das Menü Mandanten > Benutzerverwaltung werden die einzelnen Benutzer angelegt, die dann später Zugriff auf den einzelnen Abteilungen haben.
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Die Software Beachten Sie: Nur der Haupt-Administrator hat Vollzugriff auf die Software und kann neue Benutzer anlegen. Abteilungen anlegen Über das Menü Mandanten > Abteilungsverwaltung gelangt man zur Abteilungsverwaltung. Hier legen Sie die Abteilungen an und verwalten diese. Abteilungen zuordnen Über das Menü...
Import/ Export von Daten 4.6.1 Import Mit timeCard haben Sie die Möglichkeit verschiedene Daten zu importieren. Über das Menü Extras -> Import gelangen Sie zu der Funktion Import. Beim Import können Sie Buchungen, Mitarbeiterdaten und Terminaldaten aus selbstangelegten txt - Dateien importieren.
Die Software Damit die txt Dateien beim Import richtig gelesen werden können, müssen die Dateien bestimmte Anforderungen erfüllen. Diese Anforderungen werden im Punkt Anforderungen an Importdateien erklärt. 4.6.1.1 Anforderungen an Importdateien Das Format der Dateien muß UTF8 sein. Erstellen Sie eine Textdatei. Öffnen Sie diese mit dem Texteditor von Windows und speichern diese mit dem Befehl Datei ->...
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Bedienungsanleitung Die erste Zeile der Text Datei ist immer die Erkennungszeile, damit timeCard erkennen kann, ob Sie Buchungen (Booking), Mitarbeiterdaten (Employee) oder Terminaldaten (Terminal) importieren möchten. Die zweite Zeile ist die sogenannte Definitionszeile. In dieser Zeile stehen die Felddefinitionen der Datenbanktabelle.
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Die Software Die Erkennungszeile wird mit Booking gekennzeichnet. Felddefinition Feld Erklärung Employees number Mitarbeiternummer Pass card number Ausweisnummer Date Buchungsdatum TT.MM.YYYY Time Buchungszeit HH:MM Type of booking Buchungsart, Abkürzung in Deutsch KO - Kommen GE - Gehen PB - Projektbeginn PE - Projektende Account of absence Abwesenheitskonto, Abkürzung in...
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Bedienungsanleitung Mitarbeiter-Import-Datei Die Erkennungszeile wird mit Employee gekennzeichnet. Felddefinition Feld Erklärung First name Vorname Surname Nachname Employees number Mitarbeiternummer Pass card number Ausweisnummer Working hour profile Arbeitszeitprofil, z.B. AZ_Profil_40 Holidays Urlaub in Tage oder Stunden, z.B. 24 Date of birth Geburtsdatum TT.MM.YYYY...
Die Software Die Erkennungszeile wird mit Terminal gekennzeichnet. Felddefinition Feld Erklärung IP address IP-Adresse des Terminals Name Name des Terminals Activation Aktivierung des Terminals 1 bedeutet aktiviert 0 bedeutet nicht aktiviert 4.6.2 Export Über dem Menü Extras -> Export stehen Ihnen die Funktionen des Exportes zur Verfügung. Sie haben die Möglichkeit die Monatsdaten aller oder des selektierten Mitarbeiters zu exportieren.
Bedienungsanleitung Sie können auswählen, ob Sie alle Buchungen des Monats oder nur neue Buchungen, die seit dem letzten Export hinzugekommen sind, exportieren möchten, Setzen Sie dazu den entsprechenden Punkt in diesem Fenster. Dieser Export erfolgt in eine Datei, die auch wieder über die Import Funktion Buchung eingespielt werden kann.
Die Software 4.7.2 Sicherung wiederherstellen Über das Menü Extras -> Daten aus Sicherung wieder herstellen gelangen Sie zur folgenden Auswahl. Wählen Sie den Pfad aus, in der Ihre Sicherungsdatei liegt. Anschließend drücken Sie den Button Öffnen. Nun wird Ihr Backup wiederhergestellt. Das Programm wird geschlossen, da die Sicherung erst in die Datenbank konvertiert werden muss.
Bitte führen Sie zuerst ein Update bei Ihrer Serverinstallation aus. Dies ist erforderlich, da zuerst die Datenbank des Servers upgedatet werden muss. Danach führen Sie das Update auf jeden einzelnen Client aus. Bevor das Update durchgeführt wird, schlägt timeCard eine Sicherung vor. Diese sollten Sie unbedingt machen. Siehe hierzu: Sicherung erstellen...
Andere eventuell angegebene Optionen werden nicht berücksichtigt, da nach Durchführung die Anwendung neu gestartet wird. Lizenzaufruf Mit der Version 3.1.7 gibt es für reinen Kommandozeilenbetrieb von timeCard eine eigene Lizenzpflicht. Durch Aufruf von timeCard –licence wird timeCard mit dem Lizenzerfassungs-Dialog gestartet. Nun können Sie weitere Lizenzen hinzufügen.
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-export newbookings exportType file replace -terminal set time -terminal write employees -terminal read bookings timeCard kann immer nur mit einem dieser Befehle in einem Aufruf ausgeführt werden. Die Importfunktion setzt bestimmte Anforderungen an die zu importierenden Dateien. Siehe dazu hier Importieren von Mitarbeiterdaten Der Befehl importiert aus einer UTF-8-Datei Mitarbeiterdaten in die timeCard-Datenbank.
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Kommandozeilenfunktion -export allbookings {fromDate} {toDate} {exportType} {file} {replace} Parameter Erklärung {fromDate} Von-Datum (Format dd.MM.yyyy) {toDate} Bis-Datum (Format dd.MM.yyyy) {exportType} Zu exportierende Buchungstypen: 1 = Zeitbuchungen 2 = Projektbuchungen 3 = Zeit- und Projektbuchungen {file} Dateiname (bzw. Komplett- oder Relativpfad). Die angegebene Verzeichnisstruktur muss existieren.
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Bedienungsanleitung Lesen der Buchungsdaten Der Befehl liest die Buchungsdaten von den aktiven Terminals in die Datenbank. Aufruf: -terminal read bookings...
Produktzubehör Produktzubehör Transportkarte 6.1.1 Funktionsweise Mit der Transportkarte erfolgt der Datenaustausch zwischen PC und Zeiterfassungsterminal völlig kabelfrei. Mit der Transportkarte lassen sich Buchungen vom Terminal an die Software, mit Hilfe eines zusätzlichen USB Kartenlesegerätes übertragen. Es lassen sich aber auch Mitarbeiter, die Sie in der Software angelegt haben, bequem zum Terminal transferieren.
Sie einfache die nächste Karte in das Terminal. Die nächsten Daten können, wie unter Funktionsweise beschrieben, abgeholt werden. Netzwerkadapter 6.2.1 Funktion Mit dem Netzwerkadapter können Sie die Kommunikation der timeCard ® Software mit dem cyber Jack ® time bequem über ein Netzwerk vollziehen.
® time wurden vor Auslieferung von uns bereits im Werk durchgeführt. RFID Modul Das RFID Modul bietet die gleichen Bedingungen bei der Bedienung der timeCard ® Software, wie die Chipkartenvariante. Der Unterschied besteht darin, dass die Buchung der einzelnen Datensätze am Kartenlesegerät kontaktlos über Transponder geschieht.
Zuweisung einer IP Adresse Damit der Netzwerkadapter im Netzwerk funktioniert müssen Sie ihm eine IP zuweisen. Falls Sie mehrere Netzwerkadapter mit den zugehörigen cyberJack ® time an einer timeCard Installation betreiben wollen, so müssen ® nachfolgende Schritte für jeden Netzwerkadapter einzeln durchgeführt werden.
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Produktzubehör Im folgenden Fenster konfigurieren Sie die serielle Schnittstelle. Geben Sie hier bitte folgende Daten an. • Bits Pro Sekunde ( Baud rate ) = 9600 • Daten Bits ( Data bits ) = 8 • Parität ( Parity ) = keine (none) •...
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Bedienungsanleitung Schritt 7 Nun können Sie die IP Adresse vergeben. Dies geschieht durch den Befehl set ip static <IP Adresse> <Subnetzmaske> <Standardgateway>. Die ersten drei Stellen der IP Adresse müssen identisch mit Ihrem System sein, die vierte kann dann einem freien Platz zugeordnet werden.
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Produktzubehör Mit dem Befehl get serial können Sie die aktuell eingestellten Daten überprüfen. Schritt 8 Sind alle Einstellungen richtig, so müssen Sie diese mit dem Befehl save abspeichern.
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Bedienungsanleitung Schritt 9 Nun muss nur noch ein Reboot des Netzwerkadapters durchgeführt werden. Bitte geben Sie dafür den Befehl reboot ein. Bitte beachten Sie, dass Sie nach Betätigung der Return-Taste keine Bestätigung des Programms mehr erhalten. Dies ist normal.
Sie können die Übernahme der Buchung jederzeit beschleunigen, indem Sie die Taste [OK] drücken. Mit der Taste [CANCEL] können Sie den anstehenden Buchungsvorgang abbrechen. Sollte die ID des Transponder noch nicht innerhalb der timeCard ® Software angelegt sein, so erfolgt die Anzeige „Unbekannte ID"...
Damit werden Sie jederzeit bei Änderungen und Aktualisierung der Software informiert. Support Sollten Sie Fragen zur Installation, zur Bedienung oder zu den vielfältigen Erweiterungsmöglichkeiten von timeCard ® haben, stehen wir Ihnen mit unserem Herstellerservice gerne zur Verfügung.
Die Ausweisnummer, die auf den Chipkarten oder den Transpondern steht, wird eindeutig einem Mitarbeiter Ausweisnummer zugewiesen. Anhand dieser Ausweisnummer erfolgt die Berechnung der Arbeitszeiten in der timeCard Software Mit Buchung bewertet legen Sie die Arbeitszeit fest, die auch in die Auswertung der Software berücksichtigt Buchung bewertet wird.
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Bedienungsanleitung Mit dem Monatsübertrag werden Überstunden oder Monatsübertrag Resturlaub dem Mitarbeiter gutgeschrieben. In den Arbeitszeitprofilen definieren Sie eine tägliche Sollzeit Arbeitszeit, die der Mitarbeiter erbringen muß. Das Terminal erfasst und speichert alle Zeitbuchungen Terminal der Mitarbeiter. Mit dem Terminaltext können Sie dem Mitarbeiter kurze Nachrichten zukommen lassen.
Index Gerätemontage - H - - A - Hauptmaske Hilfe Abrechnung - I - Abwesenheit anlegen 13, 16, 20, 24 Import Anschluss 11, 46 Import Buchungsdaten Anschlussart Import Mitatbeiterdaten Anwesenheit Import Terminaldaten Arbeitsdaten Importdateien Arbeitszeit Informationen Arbeitszeitprofile Installation Ausdrucken IP Adresse Auslesen Transponder ID - J - Auswertung...
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Bedienungsanleitung - P - Paket Passwort 14, 15 Profile Projekt Projektverwaltung - R - Registrierung Restore RFID - S - Schnellstart Schule Schutz Seriennummer Sicherung herstellen Sicherung erstellen Softwareversionen Sprache Start Starter Set Support Symbol Symbole Symbolleiste 7, 8...