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Inhaltszusammenfassung für IDENTsmart ID500
- Seite 1 Bedienungsanleitung ID500 Zeiterfassung...
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Seite 2: Inhaltsverzeichnis
Zeiterfassung inklusive Auswertung im Terminal erfolgt. Es ist keine spezielle Software nötig, nur ein Standard-Tabellenkalkulationsprogramm. Sobald das ID500 eingerichtet ist und eine Mitarbeiterkarte vor das ID500 Terminal gehalten wird, generiert das Terminal eine Buchung (Kommen oder Gehen). Diese Buchung wird direkt im Terminal gespeichert. - Seite 3 ID500 Terminal Spezifikationen: Die ID500 Zeiterfassungslösung ist für den Betrieb mit einem Terminal ausgerichtet. Das ID500 Terminal verfügt für Notfälle über einen internen Akku. Die Akkulaufzeit ist abhängig von den Systemeinstellungen (Display Standby-Zeit, Helligkeit) und der Umgebungstemperatur. Beim Ausfall des Stromnetzes bleibt das ID500 Terminal trotzdem für mehrere Stunden einsatzbereit.
- Seite 4 ID500 Bedienelemente Terminal Vorderseite: Terminal Rückseite: Steckplatz für die Stromversorgung...
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Seite 5: Inbetriebnahme Des Terminals
5. Bei der Erstinstallation folgen Sie dem Einrichtungsassistenten [Bild B-1] und den Anweisungen auf dem Bildschirm. [Bild B-1] Um die ID500 Zeiterfassung verwenden zu können, müssen Sie unsere Lizenzvereinbarung und Datenschutzbestimmungen akzeptieren. [Bild B-2] Drücken Sie auf die Schaltfläche „SPRACHE ÄNDERN“, um die Anzeigesprache des Terminals... - Seite 6 [Bild B-3] Richten Sie über „EINSTELLUNGEN“ nun die WLAN-Verbindung ein. Sobald das WLAN verbunden ist, können Sie mit „WEITER“ zum nächsten Menüpunkt wechseln. [Bild B-4] Kontrollieren Sie die Uhrzeit und das Datum. Über „EINSTELLUNGEN“ erhalten Sie die Möglichkeit zur manuellen Änderung der Zeit, der Zeitzone sowie des Datums. [Bild B-5]...
- Seite 7 [Bild B-6] Richten Sie nun die Admin-PIN (4 bis 8-stellig) für den kontrollierten Zugriff auf das Systemmenü ein. Sobald die PIN ein zweites Mal korrekt eingegeben wurde, können Sie mit „WEITER“ den nächsten Schritt beginnen. [Bild B-7] [Bild B-8] Legen Sie nun den Admin-Token auf die Landezone, um den Komfortzugang zum Admin- Menü...
- Seite 8 E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten innerhalb von 5 Minuten eine E-Mail. ID500 Verifikations-Code von id500@identsmart.com an mich Der Verifikations-Code für Ihr ID500-Terminal lautet: 123456 Bitte geben Sie diesen Code jetzt in Ihr Terminal ein. [Beispieltext einer E-Mail zur Einrichtungsüberprüfung] [Bild B-10] Geben Sie nun den in der E-Mail genannten Verifikations-Code im Terminal ein, um die Einrichtung zu bestätigen.
- Seite 9 [Bild B-11] Drücken Sie auf “MITARBEITER ERSTELLEN” um Konten und Karten für Ihre Mitarbeiter einzurichten. [Bild B-12] Zum Hinzufügen eines Mitarbeiters drücken Sie das Plus-Zeichen [Bild B-13] Geben Sie nun die Mitarbeiterdaten ein und bestätigen Sie jeweils mit der Weiter-Taste Sie können zu jedem Mitarbeiter eine Mitarbeiternummer hinterlegen (optional).
- Seite 10 [Bild B-14] Folgen Sie der Anweisung und es erscheint die Kartenkennung. Bestätigen Sie mit „OK“. [Bild B-15] Wenn die Eingaben vollständig sind, betätigen sie die „MITARBEITER SPEICHERN“ Schaltfläche unten oder das Häkchen-Symbol oben rechts im Menü. [Bild B-16] Der Mitarbeiter erscheint in der Mitarbeiterliste. Verlassen können Sie das Menü...
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Seite 11: Weitere Optionen
Weitere Optionen Bearbeiten eines Mitarbeiters: - Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und drücken Sie das Bearbeiten-Symbol - Bearbeiten Sie den Mitarbeiter wie zuvor beschrieben. Löschen eines Mitarbeiters: - Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und drücken Sie das Löschen-Symbol - Alle zugehörigen Buchungen werden gelöscht. - Seite 12 [Bild B-17] Mit “WEITER” folgen Sie dem Einrichtungsassistenten. [Bild B-18] Profitieren Sie von unserem ID500-Newsletter und lassen Sie sich über kostenlose Terminal- Softwareupdates sowie neue Funktionen informieren (optional). [Bild B-19] Nachdem das Setup erfolgreich abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail an das zuvor...
- Seite 13 ID500 Setup Zusammenfassung von id500@identsmart.com an mich Wir freuen uns, dass Sie sich für ein Produkt der IDENTsmart GmbH entschieden haben. Ihr ID500-Terminal wurde vollständig konfiguriert. Bitte bewahren Sie die Zusammenfassung der Konfigurationsdaten auf. Für Rückfragen steht Ihnen unser Technischer Support unter support@identsmart.com gerne zur Verfügung.
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Seite 14: Buchen Am Terminal
Nach zirka 10 Sekunden erscheint ein Installations-Bildschirm. Zum Fortfahren drücken Sie auf „INSTALLIEREN“. [Bild B-22] Sobald der Installationsvorgang beendet ist, erscheint der „IDENTsmart Home“ Bildschirm. Drücken Sie auf „ÖFFNEN“, um das Zeiterfassungssystem zu starten. Der erste Startvorgang kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. - Seite 15 [Bild A-2] HINWEIS: Eine automatische Buchung kann jederzeit durch Drücken auf „ABBRECHEN“ storniert werden. Wenn keine weitere Aktion innerhalb von 10 Sekunden erfolgt, wird die Buchung verworfen und der Bildschirminhalt gelöscht. Falls versehentlich eine Buchung vergessen wird, wählen Sie bitte manuell den entsprechenden Buchungstyp („KOMMEN“ oder „GEHEN“) aus.
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Seite 16: Tagesbericht Und Fehlbuchungsmeldung
HINWEIS: Nach Erstinbetriebnahme bzw. zum Ersten des Monats wird die monatliche Korrekturvorlage automatisch verschickt. Die monatliche Korrekturvorlage muss auf Ihrem PC manuell geführt werden. Das heißt, Urlaub, Krankheit, Dienstgang und Fehlbuchungen werden dort im Verlauf des Monats registriert. Je nach benutztem Tabellenkalkulationsprogramm und Sicherheitseinstellungen muss die Bearbeitung der Datei freigegeben werden. - Seite 17 „hh:mm“ (z.B. 10 Stunden und 25 Minuten als 10:25). Sobald Sie den Monatsbericht per E-Mail erhalten haben, tragen Sie bitte aus der Kurzübersicht des Monatsberichts die Ergebnisse der Spalte D „∑ Monat“ in die Korrekturvorlage Spalte D „∑ ID500“ ein.
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Seite 18: Sonstige Einstellungen
Das Gesamtergebnis wird automatisch in der Spalte C „∑ Gesamt“ der Korrekturvorlage an- gezeigt. Beispiel einer ausgefüllten Korrekturvorlage: Nun können Sie die Korrekturvorlage ausdrucken oder weiterleiten und die Ergebnisse der ersten drei Spalten entsprechend zur weiteren Bearbeitung nutzen. Sonstige Einstellungen Zugang als Administrator Um Zugang zum Menü... - Seite 19 [Bild C-0] Sie befinden sich nun im Admin-Menü [Bild C-1]. [Bild C-1] Sie können das Menü durch Drücken des Pfeil-Symbols oben links im Bildschirm verlassen. Manuelle Ausgabe der Buchungsberichte - Drücken Sie im Menübildschirm [Bild C-1] die Taste „BERICHTE“.
- Seite 20 [Bild C-2] - Hier können Sie zwischen einem Excel Bericht, CHIPDRIVE Export und Personio Export auswählen. Für die Weiterverwendung des Personio Exports in der Personio Software beachten Sie bitte die Hinweise zum Import von Anwesenheitszeiten, welche Sie auf der Webseite des Anbieters finden. Für die Weiterverwendung des CHIPDRIVE Exports in der CHIPDRIVE Software beachten Sie bitte die Hinweise im Anhang (Seite 24 ff.).
- Seite 21 Löschen einer E-Mail-Adresse: - Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und drücken Sie das Löschen-Symbol Automatische Ausgabe der Buchungsberichte und Pausen-Einstellung - Drücken Sie im Menübildschirm [Bild C-1] die Schaltfläche „AUTO-BERICHTE“. - Bei „AUTO-BERICHTE“ können Sie auswählen, ob die Berichte automatisch an die hinterlegten E-Mail-Adressen versendet werden.
- Seite 22 Terminal-Einstellmöglichkeiten Drücken Sie für alle Terminal-Einstellungen im Menübildschirm [Bild C-1] den Knopf „TERMINAL“ Terminal personalisieren: Sie können über die Punkte „FIRMENNAME“ und „TERMINALNAME“ zusätzliche Angaben machen, die in den Berichten und im Ruhebildschirm angezeigt werden. Buchungseinstellungen Legen Sie hier die Zeit fest, nach der eine Buchung automatisch bestätigt wird. Akustisches Feedback Bei aktivierter Funktion erhalten Sie beim Buchen oder im Fehlerfall ein akustisches Feedback.
- Seite 23 Auslieferzustand zurücksetzen. ACHTUNG: Es gehen alle Daten verloren. Dieser Vorgang ist nicht mehr rückgängig zu machen! Version: Zeigt Ihnen die Versionsnummer der aktuell installierten ID500-Applikation an. Lizenzvereinbarung und Datenschutzerklärung: Hier erfahren Sie, wo Sie unsere Lizenzvereinbarung und unsere Datenschutzerklärung einsehen können.
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Seite 24: Einrichtung Des Id500-Terminals Zur Verwendung Mit Der Chipdrive Zeiterfassungssoftware
Einrichtung des ID500‐Terminals zur Verwendung mit der CHIPDRIVE Zeiterfassungssoftware Vorbemerkung: Alle Personen, die das ID500 Terminal zum Buchen der Anwesenheitszeiten verwenden sollen, müssen in der CHIPDRIVE Software V7.x angelegt sein und über eine zugewiesene CHIPDRIVE Usercard bzw. eine gültige CHIPDRIVE Userlizenz verfügen. Für Mitarbeiter ohne zugewiesene CHIPDRIVE Usercard bzw. - Seite 25 ▪ A (‚Name‘), ▪ B (‚Vorname‘) und ▪ N (‚TR‐Index‘) Legen sie nun die Mitarbeiter mit den Daten aus der exportierten Excel‐Datei im ID500 Terminal an. (Detaillierte Informationen zum Anlegen von Mitarbeitern im ID500 Terminal finden sie auf Seite 9 ff.).
- Seite 26 Verfügung: a) Automatischer Export (empfohlen): Im ID500 Terminal können sie im Admin‐Menü unter dem Menüpunkt „AUTO‐ BERICHTE“ auswählen, ob der Datenexport für die CHIPDRIVE Software automatisch an die im Terminal hinterlegte Report‐E‐Mail‐Adresse versendet werden soll. Zudem können sie festlegen ob der...
- Seite 27 Monat oder für einen beliebigen, frei wählbaren Zeitraum angefordert werden (siehe auch Seite 19 f.). 2. Import der Buchungsdaten in die CHIPDRIVE Software Die aus dem ID500 Terminal exportierten Buchungsdaten werden über den Menüpunkt „Datei“ > „Buchungsdaten von Datei einlesen“ in die CHIPDRIVE Software importiert um diese dort weiterzuverarbeiten:...
- Seite 28 © 2016-2019 IDENTsmart GmbH, alle Rechte vorbehalten. Bei allen im Dokument enthaltenen Informationen bleiben Änderungen vorbehalten. IDENTsmart übernimmt keinerlei Gewähr für Richtigkeit oder Vollständigkeit der enthaltenen Angaben. V2.1.4/Stand 04/2019...